5 Whiteboard Templates zum Brainstormen von Maßnahmen in Retrospektiven

Neben dem Spaß- und Teambuilding-Faktor in einer Retrospektive, geht es vor allem auch darum, sinnvolle Maßnahmen zu brainstormen und festzuhalten. Hierbei können Whiteboard Templates eine gute Hilfe sein. In diesem Artikel stellen wir euch 5 essentielle Whiteboard-Templates vor und erklären, wie du sie in verschiedenen Beispielen anwenden kannst.

Retro Whiteboard Template #1: Die “5x Warum” Methode

Wann du das “5x Warum” in einer Retrospektive einsetzen kannst

Bevor man in einer Retrospektive Maßnahmen brainstormt, sollte man sichergehen, dass das Problem ausreichend verstanden wurde. Häufig haben Teammitglieder unterschiedliche Perspektiven auf ein Problem. Diese Perspektiven zu teilen hilft dabei, ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln, was die Effektivität von Maßnahmen erhöht. Das “5x Warum” Whiteboard Template ermöglicht es, diesen Prozess zu strukturieren. Dabei kann es einfach zusammen mit Retrospektive Template verwendet werden und ergänzt es hevorragend.

So funktioniert die “5x Warum”-Methode

Man startet mit dem Problem was man im Rahmen der “Gather data”-Phase der Retrospektive festgestellt hat und stellt die Frage, warum das Problem existiert. Die Antwort auf dieses “Warum?” notiert man entsprechend im Template. Dann geht es eine Ebene Tiefer und man hinterfragt die Antwort auf das “Warum?” erneut. Durch diese Verkettung von “Warum”-Fragen kommt man der eigentliche Kernursache näher und kann auf dem Weg dahin verschiedene Lösungsalternativen entdecken.

Nachdem man das “Warum?” bis zu 5 mal wiederholt hat, kann man im Team entsprechend brainstormen, welches “Warum” einen guten Lösungsansatz bietet.

Praktisches Beispiel für das “5x Warum” in einer Retro

Ein sehr schönes Beispiel für die Entstehung neuer Perspektiven durch das “5x Warum” Modell sind die hohen Reinigungskosten des Washington Monuments:

Problem: Die Reiningungskosten des Washington Monuments steigen enorm.

Warum 1: Warum steigen die Reinigungskosten? → Weil es so viel Vogelkot gibt.

Warum 2: Warum gibt es so viel Vogelkot? → Weil das Monument so viele Vögel anzieht.

Warum 3: Warum zieht das Monument so viele Vögel an? → Weil es dort so viele Insekten gibt.

Warum 4: Warum gibt es so viele Insekten am Monument? → Weil es am Abend über viele Stunden angestrahlt wird.

Warum 5: Warum wird das Monument angestrahlt? → Weil es dann für Touristen attraktiver ist.

Mögliche Lösungsansätze nach dieser Kernursachenforschung:

• Weniger Beleuchtung für das Monument
• Verwenden einer Beleuchtung, die weniger Insekten anzieht

Retro Whiteboard Template #2: Das Fischgrätendiagramm (Ishikawa)

Wann du das Fischgrätendiagramm in einer Retrospektive einsetzen kannst

Ähnlich wie beim “5x Warum” geht es auch bei diesem Whiteboard Template darum, die Kernursachen zu erforschen. Anders als beim “5x Warum” geht es hier darum die Kernursachen in verschiedene Kategorien zu unterteilen, um eine möglichst breite Perspektive zu schaffen.

So funktioniert das Fischgrätendiagramm

Das zu behandelnde Problem ist der Kopf des Fisches. Im ersten Schritt legt man Kategorien fest, in denen man die Kernursachen vermutet. Hierbei kann man auf verschiedene Standards zurückgreifen, oder selber im Team Kategorien brainstormen.

Sobald die Kategorien festgelegt sind kann jedes Teammitglied Ursachen innerhalb dieser Kategorie brainstormen und in der Gruppe präsentieren. Auf Basis der entwickelten Kernursachen kann man dann als Team entscheiden, welche Ansatzpunkte man für Maßnahmen nutzen möchte.

Praktisches Beispiel für das Fischgrätendiagramm in einer Retro

Schauen wir uns das Fischgrätendiagramm mal am Beispiel für Zugverspätungen an:

Problem: 50% der Langstreckenzüge in Deutschland haben mehr als 60 Minuten Verspätung.

Brainstorming der Kategorien für Kernursachen:

• Routenplanung
• Schienennetz
• Wettereinflüsse
• Zug selber
• Bahnhof & Gleise
• Umstiege & Anschlusszüge

Basierend auf den Kategorien kann man nun brainstormen, welche konkreten Kernursachen sich hier jeweils verbergen. Beispielhaft könnten das sein:

• Routenplanung

  • Zu enge Taktung von Zügen auf einer Strecke
  • Zu wenig Möglichkeiten für Ausweichrouten
  • Zu lange Freigabeprozesse für die Genehmigung von Ausweichrouten
  • …

• Schienennetz

  • Rückstau bei Wartungsarbeiten
  • Ausfälle bei Stromversorgung einer bestimmten Baureihe
  • …

• …

Basierend auf den gesammelten Gründen kann man nun evaluieren, welche Maßnahmen man als Team sinnvollerweise angehen kann.

Retro Whiteboard Template #3: Die Aufwand-Wirkungs-Matrix

Wann du die Aufwand-Wirkungs-Matrix in einer Retrospektive einsetzen kannst

Häufig kommt es in Retrospektiven vor, dass direkt viele mögliche Maßnahmen im Raum stehen. Dann gilt es gut abzuwägen, welche Ideen für Maßnahmen die aussichtsreichsten sind. Genau für solche Situationen bietet sich die Aufwand-Wirkungs-Matrix an.

So funktioniert die Aufwand-Wirkungs-Matrix

Die Matrix beschreibt auf der waagerechten X-Achse den “Aufwand”. Umso weiter rechts man ein Thema platziert, desto höher entsprechend der vermutete Aufwand. Die vertikale Y-Achse wiederum beschreibt die vermutete Wirkung, den die Maßnahme hätte. Aus den entstehenden Quadranten entstehen folgende Kategorien für Maßnahmen:

• Fill-ins (unten links): Einfach umzusetzende Maßnahmen, die aber auch keine große Auswirkung haben
• Quick-Wins (oben links): Einfach umzusetzende Maßnahmen mit einer großen Auswirkung
• Major Projects (oben rechts): Aufwändige Maßnahmen mit einer großen Auswirkung
• Thankless Tasks (unten rechts): Aufwändige Maßnahmen mit einer geringen Auswirkung

Tendenziell gilt also: Umso weiter eine Maßnahme links oben steht, desto besser. Die genaue Platzierung der Maßnahmenvorschläge sollte gemeinsam im Team diskutiert werden.

Praktisches Beispiel für die Aufwand-Wirkungs-Matrix in einer Retro

Veranschaulicht an dem Beispiel “Zu langsame Rückmeldung bei Support-Tickets” könnten Maßnahmen aus den Quadranten in der Einfluss-Aufwand-Matrix jeweils so lauten:

Fill-ins (unten links):

• Support-Tickets mit einer automatischen Empfangsbestätigung beantworten (ist einfach, ist aber für den Kunden wahrscheinlich als alleinige Änderung nicht befriedigend)

Quick-Wins (oben links):

• Vergabe der Rolle eines “First responders”, um Verantwortungsdiffusion zu vermeiden (sofern Verantwortungsdiffusion eine Kernursache für die langen Antwortzeiten ist, kann diese Maßnahme sehr effektiv sein)

Major Projects (oben rechts):

• Aufsetzen einer künstlichen Intelligenz, die bis zu 80% der Support-Anfragen automatisch bearbeitet (ist wahrscheinlich ein großes Projekt, das aber bei Erfolg auch einen entsprechenden nachhaltigen Mehrwert bieten kann)

Thankless Tasks (unten rechts):

• Prozesslandkarte für Supportanfragen neu aufsetzen (angenommen die Prozesslandkarte ist zwar veraltet, aber ist ohnehin kaum im Einsatz und eine Aktualisierung hätte daher wahrscheinlich eher keinen großen Einfluss)

Retro Whiteboard Template #4: Einflusskreise “Circles of Influence”

Wann du die Einflusskreise in einer Retrospektive einsetzen kannst

Viele Probleme, die im Rahmen einer Retrospektive zur Sprache kommen, werden teamübergreifender Natur sein. Damit sind nicht alle Lösungswege im Einflussbereich des Teams. Das Modell der Einflusskreise bietet einen guten Ansatz, um zu verdeutlichen welche Initiativen man trotzdem schon auf individueller- oder Team-Ebene anstoßen kann.

So funktionieren die Einflusskreise

Nach Definition des Problems startet man mit der ersten Phase des Brainstormings. Hier geht es erstmal darum, was jedes Teammitglied individuell tun kann, um das Problem zu lösen, oder zumindest die negativen Auswirkungen zu abzumildern. Gleiches sammelt man für Team- und Organisationslevel.

Ziel ist es herauszufinden, was man als Team selber ändern kann, um sich an die organisationalen Rahmenbedingungen möglichst gut anzupassen. Für die Lösungsansätze außerhalb des Teams gilt es wiederum zu brainstormen, welche Veränderungen in der Organisation man anregen könnte. Auch das Ansprechen von Problemen an den organisationalen Rahmenbedingungen außerhalb des Teams kann eine wertvolle Maßnahme sein.

Praktisches Beispiel für Einflusskreise in einer Retro

Lasst uns das Scope-Modell am Beispiel des Problems “Produktmeilensteine werden nicht eingehalten” veranschaulichen:

Was kann jeder für sich tun?

• Aktiv hinterfragen, welche Vorbedingungen für den eigenen Beitrag vorhanden sein müssen (, um Verzögerungen aufgrund von externen Faktoren schon im Vorfeld zu erkennen).
• Aktiv im Team teilen, wie viel Unsicherheit bei der Umsetzung von Themen noch besteht (, um frühzeitig transparenz zu machen, dass Arbeitspakete noch nicht präzise geschätzt werden können).

Was können wir als Team tun?

• Aktiven Austausch mit anderen Produktteams suchen, um Schnittstellenprobleme früher zu erkennen

Welche Veränderungen in der Organisation können wir anregen?

• 1 wöchige “Cool-down” Phase zwischen Sprint vorschlagen
• Einführung einer besseren Dokumentationslogik für Anforderungen und Abhängigkeiten vorschlagen

Retro Whiteboard Template #5: Hypothese & Experiment

Wann du das Experiment-Template in einer Retrospektive einsetzen kannst

In Retrospektiven neigt man dazu Maßnahmen zu ambitioniert zu planen. Bei der Umsetzung dieser großen Maßnahmen kommt dann das Tagesgeschäft in die Quere und die Umsetzung der Maßnahme kommt ins Stocken, bis man sie unter den Tisch fallen lässt. Wenn dir das passiert, könnte das “Experiment”-Template dabei unterstützen Maßnahmen kleiner zu fassen und die Umsetzungsgeschwindigkeit und -wahrscheinlichkeit zu erhöhen.

So funktioniert das Experiment-Template

Nachdem man das Problem definiert hat, geht es darum einen Zielzustand zu beschreiben. Wichtig dabei ist es zu erfassen, was genau sich im Zielzustand ändert und warum das so wichtig ist. Im nächsten Schritt brainstormt man Hypothesen, warum dieser Zielzustand noch nicht eingetreten ist und welche Hürden man überwinden muss, um ihn zu erreichen.

Nun geht es darum diese Hypothesen durch möglichst kleine Experimente zu beweisen. Dabei muss noch nicht zwangsläufig der Zielzustand erreicht werden. Stattdessen ist der Fokus die Validierung der Hypothese. So hilft das Template dem Team in kleinen Schritten zu denken.

Praktisches Beispiel für das Experiment-Template in einer Retro

In der Praxis könnte das Beispiel für das Arbeiten mit Experimenten so aussehen:

Problem: Die Produktvision wirft für uns mehr Fragen auf, als sie beantwortet.

Ziel-Zustand: Die Produktvision gibt uns Orientierung und Sicherheit unsere täglichen Entscheidungen im Team eigenständig zu treffen und weniger Abstimmung mit dem Product Owner zu bedürfen.

Hypothese: Wir sprechen zu wenig über die konkrete Roadmap, wie wir die Produktvision erreichen wollen.

Mögliche Experimente:

• Neues Feld in Epics einfügen, in denen Product Owner die strategische Bedeutung und Perspektive kurz erläutert.
• Workshop zur Produktvision und -roadmap mit dem Product Owner durchführen

Wie angedeutet sollten die möglichen Experimente aus dem Brainstorming jeweils kleine, einfach umzusetzende Maßnahmen sein. Diese Experimente werden nicht zwangsläufig schon das Problem ganzheitlich lösen. Daher sollte man die Ergebnisse und Erfahrungen aus den Experimenten aktiv wieder in zukünftigen Retrospektiven aufgreifen, um durch die neuen Learnings (Hypothese bestätigt oder verworfen?) zu entscheiden, ob es Follow-up Maßnahmen braucht und falls ja, welche Maßnahmen vielversprechend wären.

Whiteboard Templates in Retrospektiven nutzen

Ein paar Templates für das Brainstorming Maßnahmen zu haben, reicht also alleine nicht aus. Man muss auch für jede Situation bewerten, welches Template mit welcher Methodik sich anbietet. Die Beispiele helfen hoffentlich dabei, das einfacher zu bewerten.

💡 Tipp für Echometer Nutzer

Ihr könnt während der Retro bei jedem Thema auf dem Retro-Canvas einfach aus den vorgeschlagenen Whiteboard-Templates auswählen, dabei spielt es keine Rolle welche Retrospektive Template ihr benutzt. Sofern ihr eigene Whiteboard-Templates erstellt habt, stehen auch diese hier zur Auswahl: