Wie kann man Direct Reports bzw. Mitarbeitende dazu, sich auf Eins-zu-Eins-Gespräche vorzubereiten?

Es sind verschiedene Maßnahmen und Ansätze möglich, wenn dein Direct Report bzw. Mitarbeiter nicht vorbereitet in das regelmäßige (meist zweiwöchentliche) Eins-zu-Eins Meeting mit dir als Führungskraft kommt.

Hier ist die Effektivität von Ansätzen bzw. Maßnahmen nach meiner persönlichen Erfahrung und Kenntnis als Führungskraft, Scrum Master und Psychologe in eine Reihenfolge gebracht - welche Maßnahmen funktionieren am besten?

Maßnahme	Bewertung	Kontext
Regelmäßige Erinnerungen schreiben	1: Geringe Wirksamkeit	Wenn Mitarbeitender wenig motiviert und ideenlos, haben Erinnerungen nur einen geringen Effekt
Zweck von 1-zu-1 klarstellen	2: Mittlere Wirksamkeit	Die gemeinsame Klarstellung des eigentlichen Ziels von Eins-zu-Eins Gesprächen kann hilfreich sein und den Druck oder Ängste der Mitarbeitenden senken.
Fokus auf das, was gut funktioniert	3: Hohe Wirksamkeit	Über das zu sprechen, wo einfach ein natürliches Gespräch entsteht, kann sehr gut dafür ein, die vertrauensvolle Beziehung auszubauen.
Als gutes Beispiel vorangehen	2: Mittlere Wirksamkeit	Sich ausreichend Zeit für eine gute Vorbereitung zu nehmen ist eine Voraussetzung dafür, dies auch von dem Mitarbeitenden erwarten zu können.
Über Nicht-Arbeitsthemen sprechen	3: Hohe Wirksamkeit	Nicht-Arbeitsthemen können super dafür sein, das gemeinsame Vertrauen auszubauen - und dies macht es leichter, sich zu öffnen.
Motivation klären	2: Mittlere Wirksamkeit	Direkte Konfrontation damit, dass Mitarbeitende wenig motiviert scheinen, Themen zu bringen? Suboptimal, lieber allgemein die Erwartungen an den Termin klären
Auf Learnings konzentrieren	2: Mittlere Wirksamkeit	Den Fokus darauf zu legen, zu reflektieren, was Mitarbeitende zuletzt gelernt sein, kann durchaus effektiv sein.
Den Rhythmus ändern	1: Geringe Wirksamkeit	Dies sollte eine der letzten Maßnahmen sein und nur dann geschehen, wenn beide Seiten kein Bedürfnis danach haben, die Zusammenarbeit optimal eingespielt ist und die Mitarbeiterentwicklung wenig im Fokus liegt.
1-zu-1 Tools nutzen	2: Mittlere Wirksamkeit	Die Nutzung von speziell entwickelter Eins-zu-Eins Meeting Software wie Echometer kann gut dabei helfen, sich schnell vorzubereiten, Meetings zu dokumentieren und gute Reflexionsfragen als Führungskraft zu stellen.

Der Kontext hilft dir hoffentlich, zu verstehen, woher ich meine Wirksamkeits-Einschätzung nehme.

Schritt für Schritt Anleitung: Bessere Vorbereitung von Direct Reports in 1-zu-1 Meetings

Du wünschst dir, dass deine Softwareentwickler sich besser auf Eins-zu-Eins Meetings mit dir als Führungskraft vorbereiten und häufiger Themen mitbringen? Auf Basis der Tabelle oben mit der geschätzten Wirksamkeit von Maßnahmen, würde ich folgende Schritt-für-Schritt Anleitung empfehlen:

1. Beziehungsaufbau: Wenn ihr euch noch nicht so gut kennt oder du keine gute Bindung zum Mitarbeitenden hast, sprecht über zwanglose Themen, um mehr Vertrauen aufzubauen. 

2. Erwartungen klären: Definiert gemeinsam, warum ihr die 1-zu-1 Meetings überhaupt durchführt (z.B. Weiterentwicklung des Mitarbeitenden, Blockaden lösen etc.). Manche Mitarbeitende fürchten möglicherweise, dass bestimmte Aussagen im 1-zu-1 Meetings im Rahmen des jährlichen Mitarbeitergesprächs gegen sie verwendet werden könnten.

3. Gute Fragen stellen: Du als Führungskraft solltest unabhängig vom Mitarbeitenden einen Plan haben, wie du deinen Mitarbeitenden coachen möchtest. Insofern solltest du regelmäßig unterschiedliche Themen abklopfen und gemeinsam mit dem Mitarbeitenden reflektieren, zum Beispiel:

   1. Mitarbeiterzufriedenheit mit Feedback
   2. Mitarbeiterzufriedenheit mit der Arbeit allgemein
   3. Mitarbeiterzufriedenheit mit Meetings

4. Tools ausprobieren: Ein Trick für mehr Partizipation der Mitarbeitenden kann auch die Nutzung dedizierter 1-zu-1 Meeting Software sein wie Echometer. Echometer hilft dabei, dass sich beide Seiten gut vorbereiten können mithilfe von Vorlagen, aber auch Erinnerungen und automatisierter Dokumentation.

Wenn du diese vier Schritte geschafft hast, dürfte die Wahrscheinlichkeit eines gut vorbereiteten Mitarbeiters im Eins-zu-Eins Meeting deutlich erhöht sein.

FAQs: Häufig gestellte Fragen

Hier sind einige häufig gestellte Fragen in diesem Kontext.

Wieso kommen Direct Reports nicht vorbereitet in 1-zu-1 Meetings?

Es kann sehr viele Gründe geben, warum deine Mitarbeitenden bzw. Direct Reports nicht so gut vorbereitet ins Mitarbeitergespräch oder regelmäßige Eins-zu-Eins Meeting kommen. Hier sind die wichtigsten drei Gründe, die du abklopfen solltest:

• Psychologische Sicherheit: Die Mitarbeiter trauen sich nicht bzw. fühlen sich nicht psychologisch sicher.
• Unkenntnis: Mitarbeitende wissen nicht, welche Themen sie mitbringen sollen oder kennen die Erwartungen ans 1-1 Meeting nicht.
• Motivation: Mitarbeitende interessieren sich nicht dafür, sich weiterzuentwickeln oder aktiv an Verbesserungen mitzuwirken.
• Tools: Auch schlechte 1-zu-1 Meeting Tools oder Video-Software kann die Motivation von Mitarbeitenden senken, während dedizierte 1-zu-1 Meeting Tools wie Echometer sie steigern können.

Wieso scheinen manche Direct Reports so unmotiviert zu sein und beteiligen sich wenig an Meetings?

Die Gründe, warum manche Mitarbeitende bzw. Direct Reports sich wenig an Meetings und 1-zu-1 Gesprächen mit der Führungskraft wenig beteiligen, können sehr vielfältig sein. Hier sind fundamentale Gründe, die du abklopfen solltest.

• Psychologische Sicherheit: Die Mitarbeiter trauen sich nicht bzw. fühlen sich nicht psychologisch sicher.
• Erwartungen: Mitarbeitende wissen nicht, dass von ihnen eine hohe Meeting Partizipation erwartet wird.
• Inkompetenz: Mitarbeitende können möglicherweise bei manchen Themen schlicht inhaltlich wenig beisteuern.
• Unklare, unattraktive Ziele: Ein einfacher Grund für geringe Motivation kann sein, dass das aktuelle Teamziel unklar ist oder nicht attraktiv für den Mitarbeitenden erscheint.

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Was kann ich als Software Engineering Manager tun, damit Softwareentwickler und ingenieure sich besser auf 1-zu-1 Meetings mit mir als Führungskraft vorbereiten?

Auf Basis der Tabelle und des Schritt für Schritt Prozesses oben ergeben sich vier simple Schritte:

1. Baue eine gute Beziehung auf zu den Mitarbeitenden, damit sie sich wirklich öffnen.
2. Stelle klar, was du von Mitarbeitenden in 1-zu-1 Meetings erwartest. Möglicherweise setzt ein Entwicklungsziel für den Mitarbeitenden
3. Bereite dich mit guten Fragen auf das 1-zu-1 Meeting vor
4. Probiere dedizierte 1-zu-1 Meeting Software wie Echometer aus, die dir mit diversen Features hilft, das Engagement deines Mitarbeitenden in Eins-zu-Eins Meetings zu steigern.