3 Tipps + Vorlagen für eine agile Prozess-Dokumentation
Jede Retrospektive muss in irgend einer Form dokumentiert werden. Deshalb stelle ich Ihnen die Vorlage zur Verfügung, die ich für die Dokumentation der Retrospektiven mit meinem Team verwende. Dabei wird aufgezeigt, wie ich Dinge während der Retro dokumentiere und im Anschluss, wie ich am Ende die Ergebnisse meiner Retro festhalte, sodass man diese auch in Zukunft noch für sich nutzen kann.
Vorlagen für eine agile Prozess-Dokumentation
Ein kurzer Überblick über eine Retrospektive:
Bevor wir besprechen, wie ich meine Retrospektiven dokumentiere, möchte ich Ihnen einen kurzen Überblick darüber geben, wie eine typische Retro-Agenda aussieht. Danach können wir tiefer in die einzelnen Punkte der Agenda eintauchen und uns ansehen, wie man sie richtig dokumentiert. Wenn Sie mehr über meine ideale Vorlage für eine Retro-Agenda erfahren möchten, lesen Sie diesen Artikel: “ Einfach Verwendbares Sprint Retrospektive Agenda Template ”
Die Agenda der Retro:
1. Retro Checkin: Hier werden alle Teammitglieder einmal aufgerüttelt und jeder wird einmal in den Retro-Check einbezogen.
2. Action Item Review: Im zweiten Schritt werden alle Action-Items aus dem vorangegangenen Sprint einer kurzen Überprüfung unterzogen: Erledigt-Weiterführen-Verwerfen.
3. Sammeln von Daten: Wenn Sie es noch nicht getan haben, können jetzt alle Teammitglieder die retrospektiven Fragen beantworten, um später darüber zu sprechen. (Wenn Sie einen Blick auf mehr als 50+ Retrospektivvorlagen werfen möchten, klicken Sie auf diesen Link)
4. Analysieren + Action Items erstellen: Nun sehen Sie sich die Antworten auf die Fragen genauer an und setzen Prioritäten. Für die wichtigsten Fragen entwickeln Sie normalerweise Aktionspunkte, an denen Sie arbeiten können.
Vorlagen für eine agile Prozess-Dokumentation
Was ist in einer agilen Retrospektive zu dokumentieren?
Nachdem wir gesehen haben, was die wichtigsten Bausteine der Retrospektive sind, können wir uns nun ansehen, was dokumentiert werden muss und wie.
1. Retro Check-in: Der Check-in dient dazu, die Retrospektive in Gang zu bringen. Für den Rest der Retrospektive ist er jedoch nicht wichtig. Hier ist es normalerweise in Ordnung, nur ein einfaches Whiteboard, Post-its oder gar keine Dokumentation zu verwenden. Check-in oder Eisbrecher Ideen finden Sie in diesem Artikel: “ 21 Kreative Check-ins für die Retrospektive, die jedes Eis brechen werden ”.
So könnte ein Check-in aussehen:
2. Überprüfung der Action-Items: In diesem Schritt haben Sie normalerweise die relevanten Aktionspunkte bereits in der letzten Retrospektive dokumentiert, so dass Sie sie jetzt überprüfen können. Ich persönlich verwende dafür unsere Software Echometer. Wenn Sie dies jedoch selbst tun möchten, schlage ich vor, dies auf einer Canban-Lane zu tun, damit Sie den Stand der Maßnahme leicht erkennen können.
In der Regel ist es gut, über diese Punkte zu sprechen und zu klären, ob es irgendwelche Hindernisse gibt, ob der Aktionspunkt in kurzer Zeit erledigt werden kann. Teilweise ist es auch ratsam, den Aktionspunkt zu verwerfen. Halten Sie nicht zu sehr an den Aktionspunkten fest, wenn neue Informationen zeigen, dass es sich nicht lohnt, hier weitere Zeit zu investieren. Seien Sie außerdem vorsichtig mit einem großen Product-Backlog. Obwohl dies ein beliebter Mechanismus ist, um Punkte in die Zukunft zu verschieben, nimmt der Produkt-Backlog die Effektivität aus dem agilen Arbeiten.
3. Daten sammeln: Normalerweise ordnet man die verschiedenen Retrospektiv-Fragen in Spalten an, denen die Teammitglieder ihre Antworten anhängen können. Dies geschieht in der Regel in Form von Post-its o.Ä.
Hier haben Sie einen guten Überblick über alle zu besprechenden Punkte.
Experten-Tipp: Lassen Sie alle Teilnehmer ihre Antworten auf die Retro-Fragen ein paar Stunden vor Beginn der Retrospektive abgeben. Auf diese Weise sind die Teilnehmer nachdenklicher und offener, was ihre Standpunkte angeht.
Mit Echometer können Sie vor Beginn einer Retrospektive per Mausklick eine einfache Umfrage an alle Teilnehmer versenden.
4. Auswerten + Action-Items erstellen: Im letzten Schritt sollten Sie nur die Post-its auf dem Whiteboard belassen, über die Sie wirklich ausführlicher sprechen wollen. Sie können herausfinden, um welche Post-its es sich handelt, indem Sie allen Teilnehmern ein paar Wahl-Stimmen geben, die sie den Post-its zuordnen.
Wenn Sie die einzelnen Punkte ausführlicher besprechen, können Sie sogar ein neues Whiteboard öffnen, um sich Notizen zu machen oder eine bessere Struktur der Dinge zu erhalten, die Sie besprechen. Wenn Sie eine gemeinsame Basis gefunden haben und aus Ihren wichtigsten Retro-Punkten Action-Items erstellen, ist es wichtig, dass Sie diese für später aufbewahren, damit Sie sie wie in “Schritt 2 - Überprüfung der Action-Items” in der kommenden Retro überprüfen können.
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Retrospektive Ergebnisse Dokumentieren:
Die Dokumentation der retro Ergebnisse ist ein wichtiger Bestandteil des agilen Prozesses. Sie hilft den Teams, ihre Fortschritte zu verfolgen, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und sicherzustellen, dass die Maßnahmen weiterverfolgt werden. Ein Tool, das dabei helfen kann, ist Echometer.
Echometer bietet mehrere Funktionen, die Teams bei der Dokumentation ihrer retro Ergebnisse helfen können. Eine davon ist das Retro-Archiv, mit dem Teams vergangene Retrospektiven speichern und abrufen können. Dies kann nützlich sein, um Fortschritte im Laufe der Zeit zu verfolgen und Muster oder wiederkehrende Probleme zu erkennen.
Eine weitere nützliche Funktion sind die Health-Check-Dashboards. Diese Dashboards geben den Teams einen Überblick über ihre Leistung und können helfen, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Teams können diese Dashboards nutzen, um ihre Fortschritte zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie ihre Ziele erreichen.
Schließlich bietet Echometer auch eine Action-Item-Verfolgung, mit der die Teams die aus den Retrospektiven resultierenden Maßnahmen verfolgen können. So kann sichergestellt werden, dass diese Punkte weiterverfolgt werden und Fortschritte erzielt werden.
Insgesamt stellt Echometer den Teams eine Reihe von Tools zur Verfügung, mit denen sie die Ergebnisse ihrer Retrospektiven dokumentieren und ihre Fortschritte verfolgen können.
Wenn Sie daran interessiert sind, Ihre Dokumentation zu verbessern, sollten Sie es auf jeden Fall ausprobieren! 😊
