5 Phasen einer Retrospektive alleine reichen nicht: Das Double Diamond-Modell

Viele Teams ändern das Format und die Gestaltung der Phasen ihrer Retrospektive häufig, um Abwechslung sicherzustellen und die Kreativität der Teammitglieder anzuregen. Aber was ist am Ende der entscheidende Faktor für eine erfolgreiche Retrospektive? Eine gewinnbringende Perspektive auf die Phasen einer Retrospektive bietet das “Double Diamond” Modell.

Gerade, wenn dein Team unzufrieden ist mit den Retrospektiven, könnte das Modell ein spannender Ansatz sein, um die Struktur, die Zeiteffizienz und vor allem die Ergebnisse deiner Retro zu verbessern.

Es gibt tausende kreative Ideen , mit welchen Metaphern man Retrospektiven durchführen kann: Von der Starfish- bis zur Sailboat-Methode. Während diese “Themes” eine tolle Anregung sein können, um Abwechslung in die Retrospektive zu bringen und Teammitgliedern dabei helfen kann, auf neue Gedanken zu kommen und die Perspektive zu wechseln, reicht das alleine noch nicht aus.

Ihre Effektivität ist in hohem Maße von einem Aspekt abhängig, den alle erfolgreichen Retrospektiven gemeinsam haben. Damit sind wir wieder beim “Double Diamond”.

Das Modell hat seinen Ursprung im bereits 1996 veröffentlichten Divergence-Convergence Modell, welches Béla H. Bánáthy, ein Professor der UC Berkeley und San Jose State University, entwickelte. Das Modell unterscheidet im Wesentlichen zwischen “auseinandergehendem Denken” und “zusammenführendem Denken” und hat sich vor allem in der Design Thinking-Community als nutzerorientierter Design Prozess etabliert.

Im Schaubild sieht das Divergence-Convergence Modell wie zwei Diamanten (deswegen der Name “Double Diamond”) aus:

Genau diese Perspektive des “Divergieren” und “Konvergieren” lässt sich wunderbar auf Retrospektiven übertragen. Denn auch hier geht es darum, in der “Gathering data”-Phase durch auseinandergehendes Denken (Divergieren) möglichst viele Perspektiven zu sammeln, die man dann wieder im Rahmen der “Generate insights”-Phase wieder zusammenführt (Konvergieren). Die Trennung dieser beiden Schritte ist dabei besonders wichtig: 

• Stellt man nicht sicher, dass dem auseinandergehenden Denken genug Raum gegeben wird, gehen möglicherweise wichtige Perspektiven verloren. Oder Probleme, die nicht direkt zu Anfang genannt werden, bleiben unberücksichtigt.
• Vernachlässigt man das Zusammenführen und Priorisieren, bleiben tendenziell zu viele einzelne Probleme stehen. Dann tendiert man dazu, für alles Maßnahmen abzuleiten, was dazu führt, dass das Zeitmanagement in der Retro nicht eingehalten werden kann.

Während die erste Hälfte des 4-phasigen Double Diamond Modells damit in den klassischen 5 Phasen einer Retro berücksichtigt ist, wird der zweite Diamant (also die zweite Hälfte) sowohl im Phasen-Modell als auch in der Praxis häufig vernachlässigt.

Die 4. Phase der Retrospektive heißt nämlich “Decide what to do” und nicht “Discover what could be done” (was aus Sicht des Double Diamond Modells besser wäre). Das Problem mit “Decide what to do” ist, dass der “Solution Space” nicht ausreichend erkundet wird und man sich gerade durch den zusätzlichen Druck der Timebox dazu verleiten lässt, die erstbeste Lösung festzuhalten. Wenn es die Zeit erlaubt, sollte man daher bewusst unterscheiden zwischen “Discover what could be done” (Divergieren) und dem “Decide what to do” (Konvergieren).

Soweit die Theorie. Was kannst du hieraus für die Praxis mitnehmen? Hier meine Tipps zur Anwendung des “Double Diamond” Modells in den jeweiligen Phasen deiner nächsten Retrospektive:

1. Keine Maßnahmen in der ersten Hälfte

Für manche Teams ist es eine unschöne Gewohnheit geworden, direkt in der “Gathering data” Phase irgendwelche Maßnahmen festhalten zu wollen, die in den Raum geworfen werden.

Die Folge: Die für das auseinandergehende Denken notwendige Dynamik ist gestört und es fällt schwieriger, neue Perspektiven einzuholen. Versucht stattdessen, Ideen für Maßnahmen bewusst als Idee zu notieren - nicht als finale Maßnahme der Retro.

2. Tiefer in Probleme bohren (Öffnen des ersten Diamanten)

Feedbacks auf Post-Its sind häufig kurz und damit interpretationsbedürftig. Wenn Feedbacks nicht ganz klar sind, oder ungewöhnlich erscheinen, stelle aktiv Verständnisfragen - lieber eine Rückfrage zu viel, als eine zu wenig. Ab und zu wirst du so merken, dass dein initiales Verständnis eines Feedbacks sich verändert.

Weiterer Vorteil: Wahrscheinlich helfen deine Rückfragen auch anderen Teammitgliedern, ihr Verständnis zu schärfen.

3. Entscheide, was wirklich wichtig ist (Schließen des ersten Diamanten)

Je nach Teamgröße kann die Anzahl von Feedbacks erdrückend sein. Bevor es daher in die Ableitung von Maßnahmen geht, muss hier eine Entscheidung getroffen werden, welche Themen überhaupt eine eigene Timebox zur Ableitung von Maßnahmen wert sind.

Erst wenn klar ist, welche Themen sinnvollerweise mit dem gesamten Team besprochen werden, sollte dann der zweite Diamant geöffnet werden.

4. Den Lösungsraum erkunden (Öffnen des zweiten Diamanten)

Lasst euch nicht davon verführen, einfach die erstbeste Lösung zu forcieren. Dazu eine Faustregel: Nehmt euch für jedes Fokusthema mindestens die Zeit, um 1 bis 2 alternative Lösungswege zumindest angedacht zu haben. Dabei wird es nicht selten vorkommen, dass am Ende doch eine der alternativen Lösungswege präferiert wird - dann dürft ihr gerne an Echometer denken :-)

5. Nur Maßnahmen mit großer Bedeutung

Es ist nicht schwer, einfach 10 Maßnahmen aus einer Retrospektive festzuhalten. Schwer ist es, die 1 bis 3 richtigen Maßnahmen festzuhalten. Niemand kann 10 Maßnahmen in Erinnerung behalten und niemand hat die Motivation, so viele Maßnahmen nachzuhalten. Wenn ihr 10 Maßnahmen ableitet, werden 5 davon vsl. komplett unter den Tisch fallen, 3 werden keinen oder kaum Einfluss haben und lediglich 2 bleiben in Erinnerung und bringen das Team weiter.

Die Kunst liegt also darin, sich auf die Dinge zu fokussieren, die wirklich einen spürbaren Einfluss für möglichst alle Teammitglieder haben.

Eine Hilfe dabei kann übrigens vielleicht auch das Tool von Echometer haben, das speziell dafür entwickelt wird, wirklich wertschöpfende Retrospektiven durchzuführen. Mehr Infos dazu findet ihr in der Box hier drunter.

Für mich war das Modell eine große Hilfe, um zu verstehen, was eine erfolgreiche Retro ausmacht. Daher hoffe ich, dass der “Double Diamant” auch euch bei aller Abwechslung in euren Retrospektiven einen roten Faden bietet, mit dem ihr jede Retro zum Erfolg bringen werdet.