VUCA-Arbeitswelt - Was bedeutet das?

VUCA-Welt hier und VUCA-Welt da. Der Ausdruck ist aktuell in aller Munde und revolutioniert mehr oder weniger die Arbeitswelt. Doch was ist VUCA und wo kommt der Begriff überhaupt her?

VUCA ist ein Akronym, welches für Volatility, Uncertainty, Complexity und Ambiguity steht. Ursprünglich stammt es aus den Zeiten des Kalten Krieges und wurde erstmalig vom US Army War College für den Zusammenbruch der UdSSR Anfang der 1990er-Jahre verwendet. Nach dem Zusammenbruch des sozialistischen Systems gab es nämlich plötzlich nicht mehr nur den einen Feind, sondern viele verschiedene und unvorhersehbare Feindmächte. Im Argot des amerikanischen Militärs beschreibt der Begriff die Umstände des neuartigen Kriegs. Mit einem Mal waren neue Sichtweisen und Strategien nötig, um sich behaupten zu können.

Doch bevor du jetzt denkst, dass wir Geschichtsunterricht betreiben, wollen wir den Bogen zurück zur Arbeitswelt spannen: Was haben Kriegsschauplätze mit unserer heutigen VUCA-Arbeitswelt zu tun?

VUCA Arbeitswelt

VUCA ist ein aktueller und moderner Begriff. Dennoch ist es nicht immer ganz durchsichtig, welche Konsequenzen nun für unser Arbeitsleben damit einhergehen. 

Die Definition und Beispiele im Arbeitskontext sehen so aus:

• Volatility (Volatilität): Die Welt, in welcher wir uns befinden, wird zunehmend instabiler und Veränderungen unvorhersehbarer. Beispiel: Extreme werden häufiger - die Finanzkrise 2008 war vorher so ja auch noch nicht da.  
• Uncertainty (Unsicherheit): Planung ist immer weniger möglich, da Prognosen durch die ständigen Veränderungen immer weniger valide sind. Die Stützung auf Erfahrungen fällt daher zunehmend schwerer. Beispiel: Künstliche Intelligenz, Blockchain - Welche neuen Technologien werden entwickelt, die klassische Märkte ersetzen können? 
• Complexity (Komplexität): Unsere Welt wird zunehmend komplexer und Ursache-Wirkungs-Ketten sind immer undurchsichtiger. Beispiel: Die Ersetzung des Telefonmarkts durch Whatsapp ist sowohl unvorhersehbar, als auch komplex.
• Ambiguity (Mehrdeutigkeit): “One Size fits all”-Ansätze sind immer weniger anwendbar, da es kein klares Richtig oder Falsch mehr gibt. Stattdessen müssen Sachverhalte als Kontinuum betrachtet werden. Beispiel: Schafft künstliche Intelligenz Arbeitsplätze oder ersetzt sie welche? 

Glücklicherweise müssen wir nicht unsere Überlebenschancen im Krieg sichern. Dafür müssen Methoden gefunden und angewandt werden, mit denen Unternehmen sich sicher in der komplexen VUCA Arbeitswelt bewegen und sich so behaupten können. 

Welche Umgangs- und Arbeitsformen angebracht sind, ist nicht immer ganz eindeutig. Eines ist aber sicher: Die Komplexität und Widersprüchlichkeit der VUCA-Welt fordert von uns Flexibilität, iterative Methoden und Frameworks, wie man sie zum Beispiel aus der Agilität kennt als agile Methoden.

Wann wir das Wissen über VUCA benötigen

Um zu begreifen, in welchen Situationen Antwortstrategien im Sinne der VUCA-Welt nötig sind, ist es hilfreich, sich das Cynefin Framework von David J. Snowden (Snowden, Boone, 2007) anzusehen.
Das Cynefin Framework dient dazu, eine Typologie von Kontexten aufzustellen. Das hilft dabei, die Vielfalt der Situationen, in denen Entscheidungen notwendig sind, zu typisieren. 

Laut des Cynefin Frameworks gibt es fünf Domänen, nach denen entscheidungs-fordernde Situationen gegliedert werden können:

Komplexität	Umwelt	Eigenschaften
0	Simple / Obvious	Beziehung zwischen Ursache und Wirkung ist für alle ersichtlich Sense - Categorise - Respond Bewährte Praktiken
1	Complicated	Beziehung zwischen Ursache und Wirkung mittels Analyse / Anwendung von Fachwissen Sense - Analyse - Respond Gute Praktiken
2	Complex	Beziehung zwischen Ursache und Wirkung kann nur im Nachhinein wahrgenommen werden Probe - Sense - Respond Emergente Praktiken
3	Chaotic	Keine Beziehung zwischen Ursache und Wirkung auf Systemebene Act - Sense - Respond Innovative Praktiken
4	Disorder	Nicht-Wissen, welche Kausalität besteht Rückzug in die eigene Komfortzone beim Fällen von Entscheidungen

Selbstverständlich gibt es auch in der VUCA-Arbeitswelt simple Situationen, auf die wir wie gewohnt mit unseren bewährten Praktiken reagieren können. Zusätzlich gibt es aber auch immer mehr komplexe bis chaotische Situationen, über die wir nicht genügend Erfahrung und Wissen verfügen. Somit haben wir keine bewährten Praktiken vorliegen, weshalb Agilität wichtig ist. Teilweise ist es gar nicht möglich die Hintergründe zu erschließen, da die Situationen so komplex sind, dass kein einheitliches Wissen darüber besteht.

Das Cynefin Framework spielerisch verstehen

Um das Cynefin Framework und die dahinter liegende Bedeutung etwas greifbarer zu machen, schauen wir uns die vier Dimensionen Simple, Complicated, Complex und Chaotic anhand eines Lego-Spiels an. 

Zunächst wird erstmal ein Schaubild aufgezeichnet, welches zum Ende des Spiels ungefähr so aussehen sollte:

Am Anfang zeichnet ihr lediglich das Diagramm auf und es wird dann im Laufe des Spiels befüllt. 

Zum Spielen benötigt man Tische für Gruppen mit jeweils 3-4 Personen, ca. 200 Lego-Steine in 6-10 verschiedenen Farben und Größen und davon ca. 10% Spezialsteine wie Blumen, Räder oder Ähnliches. 

Und so geht’s: Für jede Domäne des Cynefin Frameworks gibt es ein Spiel, welches ihr jeweils vorab so lange erklärt, bis es keine Fragen mehr gibt. Die Zeit wird gestoppt, aber es wird kein Zeitrahmen vorgegeben. Insgesamt sollte das Spiel aber nicht länger als 60 Minuten dauern. Nach der jeweiligen Aufgabe sollten die Spieler 2 Minuten Zeit bekommen, um ihre Verhaltensweisen zu reflektieren.

Die Spielregeln (für eine VUCA Arbeitswelt)

• Simple: Sortiert die Spielsteine nach Farben und macht einen Haufen für “besondere” Steine. Entscheidet eigenständig im Team, welche Steine als “besonders” gelten.
  → Für gewöhnlich entstehen in dieser Aufgabe gemeinsame “best practices” in den jeweiligen Gruppen.

• Complicated: Baut so schnell wie möglich eine Struktur nach den Folgenden Regeln:
  - Mindestens 20 Spielsteine hoch
  - regelmäßiges Farbmuster
  - Jeder neue Block, der hinzugefügt wird, muss kleiner sein als der vorherige
  → Meist entstehen in dieser Aufgabe jeweils unterschiedliche Vorgehensweisen pro Gruppe: Es gibt keine “Best Practice”, aber viele “Good Practices”

• Complex: Entscheide in 30 Sekunden entweder ein Tier oder ein Fahrzeug zu bauen. Wie auch in der zweiten Übung muss ein regelmäßiges Farbmuster erstellt werden. Jede Farbe der Steine darf nur von einer Person des Teams berührt werden. Es darf nicht gesprochen werden. Die Tische müssen minütlich gewechselt werden, wobei die unvollendete Arbeit mitgenommen werden muss. Das Material darf man aber nicht mitnehmen.
  → Hier sollte man ein auffälliges Verhalten feststellen: Obwohl es nur ein Spiel ist, lassen sich viele Personen aufgrund des Kommunikationsverbots nicht auf Diskussionen ein. Stattdessen werden Praktiken ausprobiert und neue Ideen entstehen im Laufe der Zeit. 

• Chaotic: Die Aufgabe ist ähnlich zur vorherigen, aber jetzt muss eine Anlage oder ein Gebäude gebaut werden. Zu zufälligen Zeiten berührt der Spielführer die Schulter eines Teammitglieds und zeigt einen anderen Tisch an. Die Person schließt sich dann umgehend einem anderen Team an.
  → Hier wird die Kommunikation nach einer gewissen Zeit meist vollständig aufgegeben. Sie probieren lieber einfach aus und werden ggf. von anderen gestoppt. Bei dieser Übung kommt es häufig zu Demotivation und Frustration.

Ein VUCA-Beispiel: AI & ChatGPT 🤖

Menschliche Tätigkeiten die Fingerspitzengefühl brauchen können von AI nicht ersetzt werden, richtig? Naja, ersetzt vielleicht (erstmal) nicht. Aber AI kann durchaus eine Unterstützung bei diesen Tätigkeiten sein. 

Wir haben Open AI’s ChatPGT über Agile Coaching ausgefragt und die Antworten sind… nicht schlecht. Selbst ein menschlicher Agile Coach hätte einige der Fragen wahrscheinlich nicht besser beantworten können. 🦾

So wird AI in vielen Bereichen (autonomes Fahren, Entwicklung von Medikamenten etc.) in den nächsten Jahren viele Industrien verändern - ohne, dass diese Entwicklung vorhersehbar wäre. #VUCA

Die Cynefin Dimensionen im Verhalten erkennen

Die simple Übung erhält in der Regel eine schnelle und einfache Lösung. Ein Spieler schlägt etwas vor und die anderen folgen.

Die komplizierte Übung erfordert ein wenig Planung, in der Regel schlägt jeder etwas vor, es wird eine schnelle Entscheidung getroffen und der Prozess wird bei Bedarf während des Aufbaus angepasst.

Die komplexe Übung wird mit zunehmender Planung nicht besser. Der richtige Prozess entsteht und wird fortlaufend angepasst. Je früher die Teams mit dem Bau beginnen, desto eher fühlen sie sich wohl. Es hilft, wenn alle Teammitglieder wissen, wie das Tier/Fahrzeug, welches sie bauen wollen, tatsächlich aussieht.

Die chaotische Übung führt zu recht überraschenden und nicht immer guten Lösungen. Die Spieler fühlen sich häufig unwohl und die Lösung dauert länger als zuvor.

Ihr nennt es VUCA Arbeitswelt? Wir sagen: VUCA! 

In der Praxis befasst man sich zwar nicht tagtäglich mit Lego-Spielen, aber die verschiedenen Anforderungen der Spiel-Level tragen zum Verständnis bei. Außerdem sind sie übertragbar auf realistische Situationen.
So unbefriedigend das auch scheinen mag, gibt es kein Geheimrezept dafür, wie man mit den verschiedenen Anforderungen verfahren sollte. In den meisten Fällen gibt es weder eine “Best Practice” noch einen Königsweg. 

Klingt erstmal recht enttäuschend, oder?

Damit ihr dennoch nicht auf den Holzweg geratet, verraten wir euch natürlich trotzdem eine Lösung. Man kann nämlich trotz allem erfolgreich und sicher in der VUCA-Welt agieren. Nämlich mit VUCA!

Die Antwort auf VUCA ist VUCA. Die Überlebensstrategie in der VUCA-Arbeitswelt leitet sich ebenfalls vom Akronym ab:

• Vision → Es muss eine gelebte, übergeordnete Vision für alle Beteiligten geben.
• Understanding → Jede/r Mitarbeitende muss die Vision und seinen/ ihren persönlichen Auftrag verstehen.
• Clarity → Verständliche und eindeutige Kommunikation ist sehr wichtig. Damit so alle Gesprächspartner erfolgreich involviert werden (können).
• Agility → Die Methoden müssen flexibel und agil sein und dürfen nicht einschränkend wirken.

Die Berücksichtigung all dieser Aspekte hilft euch dabei euch sicher und kompetent im Kriegsfeld, welches sich VUCA-Welt nennt, zu bewegen. Was Agilität genau ist und wie man sie etablieren kann, könnt ihr in unserem Artikel zu Agilen vs. Wasserfall Methode nachlesen: Agilen vs. Wasserfall

Echometer in der VUCA Arbeitswelt

Um in so einer Welt erfolgreich sein zu können, sind regelmäßige Team-Retrospektiven ein wichtiges Werkzeug. Diese sind ein Teil der Agilität und dienen dazu die Arbeitsprozesse zu reflektieren und optimieren. Mit unserem Tool für agiles Arbeiten können wir euch dabei behilflich sein, ein agiles Mindset zu entwickeln. Außerdem könnt ihr Agilität in Form der agilen Werte in der Praxis zu verankern, sodass ihr euch in der VUCA-Welt problemlos zurechtfindet. Wenn ihr also euch also kostengünstig gegen die VUCA Welt bewaffnen wollt - schaut euch mal unser Tool an.

Quellen

Snowden, D. J., & Boone, M. E. (2007). A leader’s framework for decision making. Harvard business review, 85(11), 68.

https://www.agile42.com/en/training/cynefin-lego-game/

https://www.smaec.ch/2018/10/05/die-antwort-auf-vuca-ist-vuca/