5 Plantillas de Pizarra para Lluvia de Ideas de Acciones en Retrospectivas

Además del factor de diversión y de creación de equipo de una retrospectiva, también es importante hacer una lluvia de ideas y registrar medidas significativas. Las plantillas de pizarra pueden ser una buena ayuda en este caso. En este artículo, te presentamos 5 plantillas de pizarra esenciales y te explicamos cómo puedes utilizarlas en diferentes ejemplos.

Plantilla de pizarra retro #1: El método “5x por qué

Cuándo puedes utilizar el “5x Por qué” en una retrospectiva

Antes de hacer una lluvia de ideas sobre las medidas en una retrospectiva, hay que asegurarse de que el problema se ha entendido suficientemente. A menudo, los miembros del equipo tienen diferentes perspectivas sobre un problema. Compartir estas perspectivas ayuda a desarrollar una comprensión común, lo que aumenta la eficacia de las medidas. La plantilla de pizarra blanca “5x Por qué” permite estructurar este proceso. Puede utilizarse fácilmente junto con la plantilla de retrospectiva y la complementa a la perfección.

Así funciona el método “5x Por qué

Empiezas con el problema que has identificado en la fase de “Recopilación de datos” de la retrospectiva y te preguntas por qué existe el problema. La respuesta a este “¿por qué?” se anota en la plantilla. Luego profundizamos un poco más y volvemos a cuestionarnos la respuesta al “¿por qué? A través de esta cadena de preguntas “por qué”, uno se acerca a la causa central real y puede descubrir varias soluciones alternativas por el camino.

Después de repetir el “¿Por qué?” hasta 5 veces, el equipo puede hacer una lluvia de ideas sobre qué “Por qué” ofrece un buen enfoque de solución.

Ejemplo práctico del “5x Por qué” en un retro

Un buen ejemplo de cómo el modelo “5x Por qué” genera nuevas perspectivas son los elevados costes de limpieza del Monumento a Washington:

ProblemaLos gastos de limpieza del Monumento a Washington están aumentando enormemente.

Por qué 1: ¿Por qué aumentan los costes de limpieza? → Porque hay muchos excrementos de pájaros.

Por qué 2¿Por qué hay tantos excrementos de pájaros? → Porque el monumento atrae a muchos pájaros.

Por qué 3¿Por qué atrae el monumento a tantos pájaros? → Porque allí hay muchos insectos.

Por qué 4¿Por qué hay tantos insectos en el monumento? → Porque se ilumina durante muchas horas por la noche.

Por qué 5¿Por qué está iluminado el monumento? → Porque es más atractivo para los turistas.

Posibles soluciones según esta investigación de la causa principal:

• Menos iluminación para el monumento
• Utiliza una iluminación que atraiga menos insectos

Plantilla retro para pizarra #2: El diagrama de espina de pescado (Ishikawa)

Cuándo utilizar el diagrama de espina de pescado en una retrospectiva

Al igual que con el “5x Por qué”, esta plantilla de pizarra blanca trata de explorar las causas fundamentales. A diferencia del “5x Por qué”, aquí se trata de dividir las causas fundamentales en diferentes categorías para crear la perspectiva más amplia posible.

Cómo funciona el diagrama de espina de pescado

El problema a tratar es la cabeza del pez. En el primer paso, se determinan las categorías en las que se sospecha que están las causas principales. Aquí puedes consultar normas diferentes o piensa tú mismo en categorías en equipo.

Una vez definidas las categorías, cada miembro del equipo puede hacer una lluvia de ideas sobre las causas dentro de esa categoría y presentarlas al grupo. A partir de las causas fundamentales desarrolladas, podréis decidir en equipo qué puntos de partida queréis utilizar para la acción.

Ejemplo práctico del diagrama de espina de pescado en un retro

Veamos el diagrama de espina de pescado con el ejemplo de los retrasos de los trenes:

Problema: 50% de los trenes de larga distancia en Alemania llevan más de 60 minutos de retraso.

Lluvia de ideas sobre las categorías de las causas principales:

• Planificación de rutas
• Red ferroviaria
• Influencias meteorológicas
• El propio tren
• Estación y vías
• Cambios y trenes de conexión

A partir de las categorías, ahora se puede hacer una lluvia de ideas sobre qué Causas profundas específicas se ocultan aquí en cada caso. Algunos ejemplos podrían ser:

• Planificación de rutas

  • Frecuencia demasiado estrecha de trenes en una línea
  • Demasiadas pocas posibilidades de rutas alternativas
  • Procesos de aprobación excesivamente largos para la aprobación de rutas alternativas
  • …

• Red ferroviaria

  • Atrasos durante los trabajos de mantenimiento
  • Fallos con la fuente de alimentación de una serie determinada
  • …

• …

Basándote en las razones recogidas, ahora puedes evaluar qué medidas puedes abordar útilmente como equipo.

Plantilla retro para pizarra #3: La matriz esfuerzo-efecto

Cuándo puedes utilizar la matriz esfuerzo-efecto en una retrospectiva

A menudo ocurre en las retrospectivas que hay muchas medidas posibles en la sala. Luego es importante sopesar qué ideas de medidas son las más prometedoras. Éste es exactamente el tipo de situación para la que resulta útil la matriz esfuerzo-efecto.

Así funciona la matriz esfuerzo-efecto

La matriz describe el “esfuerzo” en el eje horizontal X. Cuanto más a la derecha se sitúe un tema, mayor será el esfuerzo presumible. A su vez, el eje vertical Y describe el presunto efecto que tendría la medida. De los cuadrantes resultantes surgen las siguientes categorías de medidas:

• Medidas de relleno (abajo a la izquierda): Medidas fáciles de aplicar pero que tampoco tienen un gran impacto.
• Ganancias rápidas (arriba a la izquierda): medidas fáciles de aplicar con un gran impacto
• Proyectos principales (arriba a la derecha): Elaborar medidas de gran impacto
• Tareas Ingratas (abajo a la derecha): Medidas elaboradas de bajo impacto

Por tanto, la tendencia es: cuanto más a la izquierda se sitúe una medida, mejor. La ubicación exacta de las medidas propuestas debe discutirse conjuntamente en el equipo.

Ejemplo práctico de la matriz esfuerzo-efecto en un retro

Ilustrado con el ejemplo “Respuesta demasiado lenta a las solicitudes de asistencia”, las medidas de los cuadrantes de la matriz impacto-esfuerzo podrían ser, cada una de ellas, las siguientes:

Rellenos (abajo a la izquierda):

• Responder a los tickets de soporte con un acuse de recibo automático (es sencillo, pero probablemente no sea satisfactorio para el cliente como cambio independiente).

Ganancias rápidas (arriba a la izquierda):

• Asignar el papel de “primer interviniente” para evitar la difusión de responsabilidades (si la difusión de responsabilidades es una causa central de los largos tiempos de respuesta, esta medida puede ser muy eficaz).

Proyectos principales (arriba a la derecha):

• Crear una inteligencia artificial que procese automáticamente hasta 80% de solicitudes de asistencia (probablemente sea un gran proyecto, pero si tiene éxito también puede proporcionar el correspondiente valor añadido sostenible).

Tareas Ingratas (abajo a la derecha):

• Reconstruir el mapa de procesos para las solicitudes de asistencia (suponiendo que el mapa de procesos esté obsoleto, pero apenas se utiliza de todos modos y, por tanto, una actualización probablemente no tendría mucho impacto).

Plantilla retro para pizarra #4: Círculos de influencia

Cuándo puedes utilizar los círculos de influencia en una retrospectiva

Muchos de los problemas que surjan durante una retrospectiva serán de naturaleza inter-equipos. Esto significa que no todas las soluciones están dentro de la esfera de influencia del equipo. El modelo de los círculos de influencia ofrece un buen enfoque para aclarar qué iniciativas pueden, no obstante, iniciarse a nivel individual o de equipo.

Cómo funcionan los círculos de influencia

Tras definir el problema, comienza la primera fase de la tormenta de ideas. Aquí, lo primero es lo que cada miembro del equipo puede hacer individualmente para resolver el problema, o al menos para mitigar los efectos negativos. Lo mismo se hace para los niveles de equipo y organización.

El objetivo es averiguar qué puede cambiar el propio equipo para adaptarse lo mejor posible a las condiciones del marco organizativo. Para las soluciones fuera del equipo, es importante hacer una lluvia de ideas sobre qué cambios en la organización se podrían sugerir. Abordar los problemas del marco organizativo fuera del equipo también puede ser una medida valiosa.

Ejemplo práctico de círculos de influencia en un retro

Ilustremos el modelo de alcance con el ejemplo del problema “no se cumplen los hitos del producto”:

¿Qué puede hacer cada uno por sí mismo?

• Cuestionarse activamente qué condiciones previas deben darse para la propia contribución (para identificar de antemano los retrasos debidos a factores externos).
• Comparte activamente en el equipo cuánta incertidumbre existe aún en la aplicación de los temas (para hacer transparente en una fase temprana que los paquetes de trabajo aún no pueden estimarse con precisión).

¿Qué podemos hacer como equipo?

• Busca el intercambio activo con otros equipos de producto para identificar los problemas de interfaz en una fase más temprana

¿Qué cambios podemos estimular en la organización?

• Proponer 1 semana de fase de “enfriamiento” entre sprints
• Proponer la introducción de una mejor lógica de documentación para los requisitos y las dependencias

Plantilla retro para pizarra #5: Hipótesis y experimento

Cuándo utilizar la plantilla de experimentos en una retrospectiva

En las retrospectivas, se tiende a planificar las medidas de forma demasiado ambiciosa. Al aplicar estas grandes medidas, el día a día se interpone en el camino y la aplicación de la medida se estanca hasta que se deja caer debajo de la mesa. Si te ocurre esto, la plantilla “experimento” podría ayudarte a reducir las medidas y aumentar la velocidad y la probabilidad de aplicación.

Así funciona la plantilla del experimento

Tras definir el problema, el siguiente paso es describir un estado objetivo. Es importante comprender qué cambiará exactamente en el estado objetivo y por qué es tan importante. El siguiente paso es hacer una lluvia de ideas sobre las hipótesis de por qué aún no se ha alcanzado ese estado objetivo y qué obstáculos hay que superar para alcanzarlo.

Ahora se trata de demostrar estas hipótesis mediante experimentos lo más reducidos posible. El estado objetivo no tiene por qué haberse alcanzado todavía. En lugar de ello, la atención se centra en validar la hipótesis. De este modo, la plantilla ayuda al equipo a pensar en pequeños pasos.

Ejemplo práctico de la plantilla de experimentos en una retro

En la práctica, el ejemplo de trabajar con experimentos podría ser así:

ProblemaLa visión del producto nos plantea más preguntas que respuestas.

Estado objetivoLa visión del producto nos da orientación y seguridad para tomar nuestras decisiones diarias en el equipo de forma independiente y necesitar menos coordinación con el propietario del producto.

HipótesisHablamos demasiado poco de la hoja de ruta concreta de cómo queremos alcanzar la visión del producto.

Posibles experimentos:

• Inserta un nuevo campo en las epopeyas donde el propietario del producto explique brevemente la importancia estratégica y la perspectiva.
• Dirige un taller sobre la visión del producto y la hoja de ruta con el propietario del producto.

Como se ha indicado, los posibles experimentos de la tormenta de ideas deben ser cada uno de ellos medidas pequeñas y fáciles de aplicar. Estos experimentos no resolverán necesariamente el problema de forma global. Por tanto, los resultados y experiencias de los experimentos deben retomarse activamente en futuras retrospectivas para decidir, a través de los nuevos aprendizajes (¿hipótesis confirmada o rechazada?), si se necesitan medidas de seguimiento y, en caso afirmativo, qué medidas serían prometedoras.

Utilizar plantillas de pizarra en las retrospectivas

No basta con tener unas cuantas plantillas para las medidas de lluvia de ideas. También tienes que evaluar para cada situación qué plantilla con qué metodología es la adecuada. Esperemos que los ejemplos ayuden a evaluarlo más fácilmente.

Consejo para usuarios de Echometer

Durante la retro, sólo tienes que elegir entre las plantillas de pizarra sugeridas para cada tema del lienzo retro, independientemente de la plantilla de retrospectiva que utilices. Si has creado tus propias plantillas de pizarra, también puedes seleccionarlas aquí: