La mejor plantilla para reuniones individuales (Word y Doc)

En el mundo laboral actual, la comunicación eficaz entre los directivos y sus subordinados directos es crucial. Las reuniones individuales se han convertido en una herramienta indispensable para fomentar esta comunicación y aumentar el compromiso de los empleados. En este artículo, te ofrecemos una guía completa para que conozcas los aspectos básicos de la realización de reuniones uno a uno con éxito. Lo tendrás todo, desde la comprensión del tema hasta la aplicación de estrategias eficaces utilizando plantillas de reuniones personalizadas en Word y Doc.

Antes de examinar las plantillas específicas para las reuniones individuales con los subordinados directos, es importante comprender cuál es la finalidad de las reuniones individuales.
Porque sólo con la intención adecuada pueden estas conversaciones desplegar todo su efecto.

¿Qué es un cara a cara?

Una reunión individual suele ser una conversación habitual entre un directivo o jefe de equipo y su empleado.

En la reunión debe haber tiempo para hablar de los retos, los objetivos y el desarrollo profesional del empleado. Muchas empresas utilizan una plantilla estandarizada de reunión individual (disponible en formato Word y Doc) para garantizar la coherencia y eficacia de estas reuniones.

Significado y finalidad de las sesiones individuales

Las reuniones individuales tienen varias finalidades. Éstos son:

• Crear confianza y fomentar las relaciones entre directivos y empleados
• Información periódica
• Expresar inquietudes y preocupaciones
• Alinear los objetivos individuales con los objetivos de la empresa
• Promoción del crecimiento y desarrollo de los empleados
• Retención eficaz de los empleados

Una plantilla de evaluación de empleados realmente bien estructurada incluye todos estos puntos en una sola plantilla.

Relación jefe-empleado

Como se menciona en el primer punto, las reuniones individuales desempeñan un papel crucial en el fortalecimiento de la relación entre directivos y empleados. Crean un espacio seguro para el diálogo abierto y ayudan a derribar las barreras jerárquicas y a promover una cultura de transparencia.

Me gustaría insistir de nuevo en este punto, porque la relación jefe-empleado constituye la base del éxito de las reuniones individuales. Si la relación entre el empleado y su jefe es inestable, las reuniones individuales pueden perder su impacto.

Precisamente por eso, en Echometer hemos hablado con muchos directivos y jefes de equipo y nos hemos dado cuenta de que hay problemas recurrentes cuando se trata de las relaciones con los empleados.

Uno de estos problemas es que los empleados no se abren a sus superiores en las reuniones individuales. Hemos cristalizado un total de 6 de estos problemas. Los abordaremos más adelante en este artículo para que las reuniones individuales puedan desplegar realmente todo su efecto.

En este vídeo, te presentamos una plantilla sencilla y eficaz para un cuestionario para una entrevista con un empleado:

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Una reunión individual eficaz suele seguir esta estructura. Cualquier plantilla de preguntas puede integrarse fácilmente en esta estructura:

1. Check-in (rompehielos) para establecer un flujo de conversación (5 minutos)
2. Temas de debate que aporta el trabajador (10-20 minutos)
3. Comentarios y temas de debate del supervisor (10-15 minutos)
4. Definir objetivos y derivar acciones concretas (5-10 minutos)
5. Resumen de la reunión (5 minutos)

A muchos líderes les resulta útil utilizar una plantilla gratuita de reunión individual en formato Word o Doc para asegurarse de que cubren todos los puntos necesarios para una reunión individual eficaz.

Antes de llegar a eso, me gustaría llamar tu atención sobre nuestras plantillas gratuitas de entrevistas de evaluación en la herramienta Echometer. Se centran en las condiciones psicológicas previas para el éxito del trabajo en equipo, ayudan a lograr una mayor mensurabilidad en el proceso de desarrollo y pueden completarse de forma interactiva. No dudes en echarles un vistazo:

La primera reunión individual con un empleado

Siempre hay una primera vez, y lo mismo ocurre con las reuniones individuales. Es importante tener en cuenta que la primera reunión individual está estructurada de forma ligeramente diferente a las reuniones regulares posteriores.

Establecer las expectativas adecuadas

Aprovecha la primera reunión individual con tu empleado:

• Aclarar funciones y responsabilidades
• Discutir las preferencias de comunicación
• Establecer el tono de las futuras reuniones individuales
• Establecer objetivos e indicadores clave de rendimiento

Las mejores preguntas para una primera reunión individual

• ¿Cuáles son tus objetivos profesionales a corto y largo plazo?
• ¿Cómo prefieres recibir las opiniones? (Un test de personalidad puede ayudar aquí: ¿Es el empleado abstracto frente a concreto / estratégico frente a táctico?)
• ¿Qué te motiva en el trabajo?
• ¿A qué retos te enfrentas actualmente?
• ¿Cómo puedo apoyarte mejor en tu función?

Incluye estas preguntas en tu plantilla de entrevista de evaluación de Word / Doc para facilitar su consulta. También puedes descargarte gratis nuestra plantilla más adelante en este artículo.

Después de haber mantenido una reunión individual inicial con un empleado directo y de haber establecido un marco, ha llegado el momento de planificar reuniones individuales periódicas. 

¿Con qué frecuencia deben celebrarse las reuniones individuales?

La frecuencia de las sesiones individuales puede variar. Lo importante es que se celebren con regularidad. Las encuestas realizadas a directivos han demostrado que 94% de todos los directivos mantienen reuniones individuales, de las cuales unas 49% lo hacen semanalmente. Las entrevistas personales quincenales también son un ritmo clásico. Para saber si las entrevistas personales semanales o quincenales son ideales en tu caso, puedes hacerte las siguientes preguntas:

• ¿Qué tamaño tiene tu equipo?
• ¿Cuál es la complejidad del proyecto actual?
• ¿Qué se adapta a las necesidades personales de tus empleados?

En principio, se aplica lo siguiente: 

Individuales semanales: Ideal para entornos de ritmo rápido o cuando se trabaja en proyectos centralizados.

Individuales quincenales: Adecuado para equipos más consolidados o cuando se requieren debates más profundos.

¿Qué temas deben tratarse en un cara a cara (ejemplos)?

Avances en los objetivos y proyectos

• “¿Cómo va el proyecto del cliente XY? ¿En qué punto te encuentras actualmente en comparación con el cronograma?”
• “¿Qué hitos has logrado desde nuestra última conversación?”

Retos y obstáculos

• “¿Hay problemas técnicos que te estén impidiendo actualmente la implementación del nuevo software?”
• “¿Qué recursos o apoyo necesitas para preparar de forma óptima la próxima presentación?”

Retroalimentación (en ambas direcciones)

• “¿Cómo te pareció la retroalimentación sobre tu último informe de proyecto? ¿Fue útil y constructiva?”
• “¿Hay algo en mi estilo de liderazgo que pueda mejorar para apoyarte mejor?”

Desarrollo profesional

• “¿Qué habilidades te gustaría desarrollar en los próximos seis meses para alcanzar tus objetivos profesionales?”
• “¿Te interesa el próximo programa de formación continua? ¿Cómo podría promover tu desarrollo profesional?”

Equilibrio vida-trabajo

• “¿Qué tan satisfecho estás con tu equilibrio actual entre vida laboral y personal? ¿Hay áreas que podrían mejorarse?”
• “¿Te sientes apoyado por los horarios de trabajo flexibles? ¿Cómo afecta esto a tu vida privada?”

Dinámica de equipo

• “¿Cómo experimentas la colaboración en el equipo desde la reestructuración? ¿Hay cambios positivos o negativos?”
• “¿Qué ideas tienes para mejorar la comunicación entre los departamentos?”

Plantilla individual gratuita para Word y Docs

Para ayudarte, hemos creado una plantilla gratuita de reunión individual compatible con Word y Docs. 

Nota: La plantilla para Docs y Word está en inglés y puede que necesites traducirla para tu propósito. Puedes, por ejemplo, utilizar Utiliza DeepL.

Debajo de la plantilla encontrarás el enlace para descargarla en varios formatos, como Word, Google Sheets, PDF y Excel. Puedes utilizar la plantilla de Word y Doc como se indica a continuación:

1. Abre el documento en Google Docs yendo a la pestaña correspondiente y haciendo clic en la imagen (mira este símbolo: ⏩).
2. Según el formato, haz clic en la parte superior izquierda en “Datei” -> “Herunterladen” -> “Microsoft Word (.docx)”
3. Ahora puedes importar el documento descargado a Word y editarlo como desees.

Alternativamente, como puedes ver aquí, también puedes abrir el formato directamente en nuestra herramienta de reuniones 1-a-1 Echometer para una interactividad aún mayor:

Para que te hagas una idea de qué otras plantillas para reuniones individuales puede ofrecerte nuestra herramienta, te recomiendo que eches un vistazo a la siguiente encuesta Health Check.

Formatos creativos para reuniones 1 a 1: Una plantilla Health Check

La idea básica es utilizar encuestas (responde de 1 a 7 en nuestra herramienta) para reflexionar sobre el trabajo actual y el crecimiento. Por supuesto, luego repites esto 1 a 1 regularmente con nuestro software para visualizar la evolución. Echa un vistazo a nuestra herramienta, o bien descárgatela en Word, ver más abajo:

Como ya se ha mencionado, hay seis problemas comunes en la gestión de personas que pueden observarse especialmente en las reuniones individuales. Suelen ser necesarias unas cuantas reuniones para determinar qué empleado se enfrenta a qué problemas.

Estos seis problemas incluyen:

1. Empatía con el cliente: “Mis empleados tienen dificultades para comprender la perspectiva del cliente y de la empresa”.
2. Establecimiento de relaciones: “Mis empleados no se abren a mí en las reuniones 1:1”.
3. Desarrollo personal: “Mis empleados no tienen objetivos de desarrollo intrínsecos”.
4. Rendimiento individual: “Mis empleados no optimizan sus circuitos de información y sus procesos de trabajo”.
5. Habilidades blandas: “Mis empleados tienen dificultades para expresar sus dudas de forma respetuosa y productiva” o “Se sienten fácilmente atacados cuando se les critica”.
6. Responsabilidad y participación en el equipo: “Mis empleados no asumen la responsabilidad de nuestro objetivo de equipo”.

Estrategias para superar los retos

Enfrentarse a estos problemas puede ser un reto para los jefes de equipo. Las causas pueden ser complejas, por ejemplo, si un empleado ha tenido experiencias negativas con la apertura en el pasado (quizá incluso en su vida privada o en su infancia).

Para abordar estas cuestiones de forma eficaz, puede que tengas que cambiar tu enfoque sobre la forma de llevar a cabo las reuniones individuales con el empleado en cuestión. Como se trata de un reto importante y las plantillas normales para estas reuniones individuales pueden no ser suficientes, en Echometer hemos desarrollado plantillas especiales junto con psicólogos y expertos en reuniones ágiles.

Plantillas Echometer y otros recursos

Como ya hemos creado más de 25 plantillas que abordan los problemas mencionados, me gustaría presentar aquí dos ejemplos:

Ejemplo de problema #1: Falta de objetivos de desarrollo

Mis empleados no tienen objetivos de desarrollo intrínsecos.

Aunque las personas no tengan objetivos de desarrollo específicos, seguro que hay aspectos de su trabajo que les interesan más que otros. Si planteas el problema de este modo, puedes derivar objetivos de desarrollo a partir de los intereses que también motivan al empleado. Esto también se conoce como “elaboración del trabajo”.

Plantilla de reunión individual: Elaboración del trabajo

Todos tenemos ciertos aspectos de nuestro trabajo que nos gustan más que otros. Suele haber cierto margen para moldear nuestras funciones según nuestras preferencias. Es bueno ser consciente de esas preferencias y comunicarlas para estar preparado cuando surjan oportunidades de “job crafting”. Preguntas para una plantilla 1:1 de “job crafting”:

Ejemplo de problema #2: Los empleados son personas que dicen que sí a todo

Mis empleados tienen dificultades para expresar sus dudas.

o

Mis empleados se sienten fácilmente atacados cuando se les critica.

De este problema fundamental suelen derivarse muchos otros. Un ejemplo de ello es que a estas personas les suele resultar más difícil establecer límites claros, lo que a su vez repercute negativamente en estos empleados.

Para este ejemplo concreto, hemos creado una plantilla llamada “Decir “no"" que puedes utilizar en una conversación individual con tu empleado:

Plantilla de reunión individual: Decir “no

Si alguien tiene dificultades para decir “no”, es posible que se le asignen cada vez más tareas hasta que corra el riesgo de agotarse. Este formato ayuda a las personas a pensar en cómo establecer expectativas adecuadas y decir “no” cuando lo necesiten.

Las reuniones individuales son una herramienta poderosa para mejorar la comunicación, aumentar el compromiso de los empleados e impulsar el rendimiento. Poniendo en práctica las estrategias descritas en esta guía y utilizando plantillas de reuniones individuales bien diseñadas, puedes convertir estas conversaciones en reuniones dinámicas y productivas que beneficien tanto a tu empleado como a la organización.

Recuerda, la clave del éxito es la constancia, la preparación y un compromiso genuino con el desarrollo de los empleados. Empieza a aplicar estas prácticas hoy mismo utilizando nuestra plantilla gratuita de reuniones individuales con empleados y observa cómo se disparan la productividad y la satisfacción de tu equipo.

Aquí también puedes probar nuestra herramienta para reuniones 1 a 1 de forma gratuita y sin necesidad de iniciar sesión:

En este vídeo, te presentamos probablemente la plantilla más sencilla y eficaz para una típica entrevista quincenal con un empleado:

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