Reunión 1:1: un sencillo modelo de orden del día (ejemplo incl. PDF)

Nadie va al gimnasio y entrena al azar aquí y allá – al menos no si quiere ver progresos. ¿Por qué iba a ser diferente con las reuniones individuales?

Una agenda modelo garantiza que se entrenen todas las áreas importantes, de modo que haya espacio tanto para asuntos profesionales como personales. De este modo, sus reuniones individuales se convierten con el tiempo en un plan estructurado de entrenamiento físico.

Ya sea en una reunión cara a cara, digital o virtual, las reuniones 1 a 1 ofrecen un espacio para el feedback y, por tanto, para el desarrollo personal, algo esencial en el mundo laboral actual. Y en este artículo, te daré un ejemplo concreto de agenda con preguntas útiles que puedes utilizar en tus reuniones individuales semanales, quincenales o mensuales para mantener buenas conversaciones con tus subordinados directos.

En primer lugar: si aún no está seguro de cómo deben ser unas buenas reuniones cara a cara con los empleados, eche un vistazo a nuestra guía: La guía con 6 consejos para tener éxito en las conversaciones cara a cara.

Por cierto, ahora también he hecho un vídeo en YouTube en el que presento los resultados de mi pequeña investigación: He preguntado a 100 directivos en entrevistas cualitativas por qué celebran realmente reuniones individuales. Si te interesan los objetivos de las reuniones individuales, échales un vistazo:

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Antes de pasar directamente al modelo de orden del día, me gustaría responder a la pregunta de cómo dirigir una reunión individual como jefe o supervisor. 

Algunos aspectos son relativamente obvios, así que me centraré en siete consejos que pueden resultar menos intuitivos, pero que son tanto más eficaces.

Consejo 1: Pregunte lo contrario de lo que quiere saber

💡 ¿Por qué? Si preguntas: “¿Qué podemos mejorar?”, obtendrás respuestas estándar. Pero si preguntas lo contrario, se activan nuevos patrones de pensamiento.

🛠 ¿Cómo ponerlo en práctica?

• En lugar de “¿Cómo te va con el proyecto?”. → “Si de repente desapareciera, ¿qué echarías de menos?”.
• En lugar de “¿Qué puedo hacer mejor como gestor?”. → “¿Qué debo conservar definitivamente porque funciona bien?”.
• En lugar de “¿Cuál es tu mayor bloqueo?”. → “¿Qué es lo que más te facilita las cosas ahora mismo?”.

Esta inversión suele aportar respuestas más profundas y reflexivas.

Consejo 2: Espere con las preguntas importantes – Deje que el silencio trabaje primero

💡 ¿Por qué? Muchos empiezan el 1:1 con los grandes temas. Pero si entras directamente con “¿Cómo te va?” o “¿Tienes algún reto?”, las respuestas suelen ser genéricas (“Todo encaja”). En su lugar: empiece relajado, espere y permita el silencio. Los puntos realmente relevantes suelen surgir de forma natural.

🛠 ¿Cómo ponerlo en práctica?

• No hagas grandes preguntas al principio. Empieza de forma informal (“¿Qué tal la mañana?”) y dales espacio.
• Soportar conscientemente el silencio. La gente tiende a llenar los huecos – menudo con lo que realmente les molesta.

Consejo 3: Cambia el entorno – la habitación influye en la conversación

💡 ¿Por qué? El ambiente influye en qué y cómo habla la gente. Una conversación en la oficina no es lo mismo que un paseo o una reunión en un café.

🛠 ¿Cómo ponerlo en práctica?

• Pruebe otros lugares: salir a pasear le ayuda a hablar más informalmente. Una cafetería puede parecer más informal.
• ¿Reuniones virtuales? Prueba diferentes configuraciones, por ejemplo, a veces sólo audio, a veces vídeo – en función del tema y de la persona.

Consejo 4: Evita las preguntas del tipo “¿Por qué? – utiliza en su lugar “¿Cómo?” o “¿Qué?

“¿Por qué?” puede sonar a la defensiva (“¿Por qué lo has hecho así?” → se siente como una crítica). “¿Cómo?” o “¿Qué?” permiten una mayor reflexión.

🛠 ¿Cómo ponerlo en práctica?

• En lugar de “¿Por qué no alcanzaste el objetivo?”. → “¿Qué te lo impidió?”.
• En lugar de “¿Por qué haces esto?”. → “¿Cómo has llegado a esta decisión?”.

El sonido marca la diferencia.

Consejo 5: No lo conviertas en una encuesta – sino revela algo tú mismo

¿Por qué? Muchas 1:1 parecen entrevistas: “¿Cómo te va? Qué es lo que necesitas? Cuáles son tus retos?”. Pero es más probable que la gente se abra cuando se da cuenta de que es un intercambio.

🛠 ¿Cómo ponerlo en práctica?

• Comparte un pequeño reto o realización propia antes de preguntar: “¿Tú también lo sabes?”.
• Ejemplo: “Últimamente me he dado cuenta de que me pierdo demasiado en los detalles. ¿A ti también te pasa a veces?”.
• Esto genera confianza y abre la puerta a un diálogo sincero.

Consejo 6: No mire sólo al pasado, sino también a los “problemas futuros”

¿Por qué? Las conversaciones 1:1 suelen girar en torno a problemas pasados (“¿Qué salió bien? ¿Qué fue difícil?”). Pero aún más valiosas son las conversaciones sobre futuros obstáculos antes de que surjan.

🛠 ¿Cómo ponerlo en práctica?

• Pregunta: “Suponiendo que el próximo trimestre vaya perfectamente –, ¿cuál ha sido la clave?”
• O: “¿Qué podría impedirte ser productivo en las próximas semanas?”.

Así se consiguen soluciones proactivas en lugar de limitarse a reaccionar ante problemas pasados.

Consejo 7: Deje de ofrecer soluciones directamente – En su lugar, pregunte: “¿Qué ha probado ya?”.

💡 ¿Por qué? Es tentador dar consejos directamente. Sin embargo, a menudo los empleados ya tienen ideas – solo necesitan reflexión.

🛠 ¿Cómo ponerlo en práctica?

• En lugar de “¡Podrías probar X!”. → “¿Qué has probado ya para resolver el problema?”.

Como resultado, los empleados sienten que se les toma en serio y desarrollan sus propias soluciones.

Si quieres 5 consejos más y la agenda perfecta, descárgatela: Mi último vídeo de YouTube trata de todo esto, e incluye 7 preguntas creativas para reuniones 1:1. No dudes en echarle un vistazo.

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Si tienes en cuenta estos consejos anteriores, es muy probable que la realización de tu conversación individual sea mucho más fácil y productiva. Porque si tu único objetivo con el modelo de agenda de la reunión individual es que tu empleado no renuncie, entonces tienes la actitud equivocada y tu reunión está condenada al fracaso, mira el cómic.

El hecho de que hayas hecho clic en este artículo me indica que estás buscando un modelo sencillo de orden del día para las reuniones individuales con tus empleados.

Por eso, aquí encontrará en primer lugar una plantilla de documento sencilla y de eficacia probada, que debería ser un buen acompañamiento para una entrevista de evaluación quincenal clásica, por ejemplo.

Importante: Esta es una agenda estándar sencilla, pero la “mejor” agenda para reuniones individuales es siempre la agenda que tú, como supervisor, has adaptado individualmente a tu empleado. Mis 7 consejos anteriores deberían ayudarte con eso. 

Por cierto, puedes guardar la plantilla como un documento debajo de la plantilla real, pero también como PDF, Excel, Google Sheet o documento de Word. Simplemente haz clic en el botón “Más”.

Como puede ver, el objetivo principal de este ejemplo de agenda individual es alejarse. Esto suele ser muy difícil en la vida cotidiana, por eso es necesario dedicarle un bloque de tiempo.

Por cierto, no se deje engañar por el orden del día: Básicamente, tu objetivo debe ser que tu empleado, intrínsecamente motivado, ponga sobre la mesa el mayor número posible de temas.

Además de esta agenda, hay por supuesto otros aspectos sobre los que puede reflexionar en su entrevista de evaluación.

Por eso, las preguntas individuales que estimulan nuevas perspectivas son muy útiles en las reuniones individuales. Me gustaría darle algunos ejemplos de este tipo de preguntas.

Uno de los objetivos más importantes de las reuniones individuales es, como ya se ha dicho, ampliar la perspectiva con regularidad. Por eso son útiles las preguntas que sitúan el trabajo diario en un contexto más amplio.

También he incluido 17 preguntas para usted como directivo que deberían enriquecer su diálogo individual.

Tras hablar con unos 100 directivos en los últimos meses, he observado un patrón.

Muchos supervisores incorporan ocasionalmente pequeñas encuestas en sus reuniones individuales. Esto significa que simplemente repasan algunas preguntas de forma relajada y preguntan al empleado a) si está de acuerdo con una afirmación (por ejemplo, del 1 al 7) y luego b) por qué ha respondido así.

De estas microencuestas 1:1 esperan lo siguiente

• Más variedad y compromiso en el diálogo 1 a 1
• Adoptar nuevas perspectivas
• Mensurabilidad de KPI (blandos) como la satisfacción a lo largo del tiempo.

Y, por supuesto, esta idea también puede formar parte de la agenda de su modelo individual. He reunido aquí para usted cinco afirmaciones que se centran en reflejar condiciones previas importantes para todo empleado de éxito.

También puedes descargar esta agenda como documento, pero lo que es mucho mejor es lo siguiente: en nuestro software para reuniones individuales, tenemos una herramienta integrada que hace que los resultados sean visibles como métricas a lo largo del tiempo y te da consejos con un asistente de IA; échale un vistazo sin iniciar sesión a través del botón de abajo.

Como puede ver, las afirmaciones abordan aspectos clave de un empleado satisfecho. 

Otro requisito para tener empleados sanos y productivos es, por supuesto, un buen jefe. Sí, me refiero a usted. 

Y, por supuesto, también existen afirmaciones al respecto que puede incluir en su agenda de conversaciones individuales. En concreto, aquí tienes 4 anclas de comportamiento sobre las que reflexionar, que también puedes responder de forma interactiva y gratuita en el software one-to-one Echometer y hacerlas medibles.

Y, ¿está impaciente por plantear estas preguntas en su reunión individual? Muy bien, me alegro. 

Si desea más información creativa, le recomiendo nuestro artículo correspondiente: 129 Preguntas ingeniosas para reuniones individuales (de un psicólogo) .

Seguro que ya casi lo ha adivinado. Por supuesto, hay muchos más modelos de órdenes del día para reuniones individuales que puedes utilizar tarde o temprano. 

Por ejemplo, hablo de agendas para su reunión individual sobre el salario, su conversación con un empleado difícil o con un empleado completamente nuevo.

Disponemos de plantillas adicionales para todos estos casos de uso, que puede encontrar en este artículo: Reuniones 1:1: 15 plantillas probadas para editar (gratis)

Como ya se ha indicado anteriormente, la “mejor” agenda de reuniones individuales siempre se adapta individualmente a tu empleado.

Sin embargo, los conocimientos de este artículo deberían ayudarle a conseguirlo.

Nuestro asistente para reuniones individuales también puede ayudarle. Si quieres más información, visita nuestro sitio web: El mejor software para reuniones 1 a 1 .