Taller de Lecciones Aprendidas en 5 pasos

Como equipo u organización, todos aspiramos a estar en lo más alto como líderes en calidad o innovación. Quizá incluso queramos convertirnos en el “ organización de aprendizaje %E2%80%9D. Para poder estar a la altura de esta exigencia, hay que aplicar sistemáticamente un proceso de mejora continua. En este artículo presentamos todo sobre el tema del “Taller de lecciones aprendidas” y mostramos cómo puedes utilizar este formato para seguir desarrollándote continuamente. Nuestra lista de control de lecciones aprendidas sin duda te ayudará con esto.

¿Qué es un Taller de Lecciones Aprendidas?

Como ya indica el término inglés Lessons Learned (en español, “Lecciones aprendidas”), un taller de Lessons Learned tiene como objetivo impulsar el aprendizaje a partir de las experiencias. 

En un taller de lecciones aprendidas, se mira retrospectivamente la colaboración pasada en el equipo. Por eso el formato de taller también se utiliza en los equipos ágiles y en Scrum. Retrospectiva llamada. Reuniones informativas de equipo” también es un sinónimo habitual en distintos contextos.

El objetivo de los Talleres de Lecciones Aprendidas o simplemente Retrospectivas (Retros para abreviar) sigue siendo el mismo: Derivar un proceso de aprendizaje continuo de la experiencia práctica para seguir desarrollándose constantemente.

Introducir talleres de lecciones aprendidas para mi equipo o proyecto

Si tu objetivo es un proceso de mejora continua en proyectos o equipos, los talleres de lecciones aprendidas son una buena opción para ti. 

Una ocasión frecuente para la introducción es la consecución de hitos o la finalización de proyectos. En esos momentos, el equipo se toma al menos entre 60 y 180 minutos, dependiendo del tamaño del equipo, para reflexionar sobre el “cómo” y obtener ideas y posiblemente también medidas para el futuro.

En los equipos ágiles que trabajan juntos a largo plazo, este formato está incluso firmemente integrado en la rutina diaria de trabajo y tiene lugar con una frecuencia semanal o mensual, dependiendo del ritmo del sprint.

Cada vez vemos más equipos que adaptan estos formatos continuos con gran éxito.

¿Para qué sirven los Talleres de Lecciones Aprendidas?

Probablemente muchos directivos reaccionarían ahora así: “¿Invertir de 60 a 90 minutos de reflexión cada 2 semanas? ¿Qué sentido tiene eso?”

Afortunadamente, los estudios tienen una buena respuesta para esto. Tannenbaum y Cerasoli (2013) han podido demostrar en un metaestudio que la eficacia de los equipos a través de esta autorreflexión ( si se aplica correctamente ) aumentó de media entre un 20% y un 25% se incrementó.

Ejemplos prácticos

¿Cómo se producen estos aumentos de productividad? He aquí algunos ejemplos de preguntas que, combinadas con las medidas correctas, pueden crear esos aumentos de productividad:

• Métodos de trabajo: Hasta ahora, registrábamos cada progreso en un Excel, lo que siempre causaba mucho trabajo y confusión cuando se actualizaba con versiones diferentes. Posible acción: Prueba herramientas online como Trello o Notion para organizar los proyectos de modo que ya no haya que fusionar las versiones manualmente.
• Procesos de autoorganización y toma de decisiones: Apenas sabemos entre nosotros en qué punto se encuentra alguien con su subproyecto en este momento. ¿Deberíamos quizás probar un formato de “reunión diaria” para mejorar la coordinación dentro del equipo?
• Comunicación dentro del equipo y con las partes interesadas: Los diseños de nuevos productos se comparten con las partes interesadas relativamente tarde, cuando ya se ha invertido mucho esfuerzo en el desarrollo. ¿Cómo podemos obtener la opinión de nuestras partes interesadas antes y con mayor regularidad?
• Priorización: Aunque hemos obtenido nuevos conocimientos en el transcurso del proyecto, nos hemos atenido a nuestra priorización original. ¿Cómo podemos asegurarnos en el futuro de que abordamos mejor las oportunidades de estos nuevos conocimientos en nuestra planificación?

Por supuesto, estos temas también podrían reconocerse y mejorarse sin un taller de Lessons Learned. Pero un proceso de retroalimentación estructurado -sin el estrés de la vida cotidiana- a menudo hace que estos temas se vuelvan conscientes en primer lugar.

Un taller de lecciones aprendidas es, por tanto, un formato muy eficaz a la hora de identificar e implantar potenciales de mejora o bloqueadores. Otro aspecto positivo es que este proceso se autoorganiza dentro de los equipos, lo que aumenta aún más el compromiso y la satisfacción del equipo.

¿Cómo puedo preparar y llevar a cabo un taller de Lessons Learned? - una plantilla

La realización de estos talleres, una vez interiorizados por el equipo, no es tan difícil. El procedimiento combina las mejores prácticas de Moderación de talleres que a muchos les sonará familiar. Por supuesto, existen innumerables métodos para facilitar estos talleres; los 5 pasos de la Lista de comprobación de las lecciones aprendidas ofrecen un ejemplo sencillo de un taller con éxito:

Paso 1: Regístrate con una pregunta abierta

El taller debe ser lo más interactivo posible, por lo que la mejor práctica consiste en empezar con una pregunta abierta que cada miembro del equipo, por turnos, responda brevemente. De este modo, todos participan en la conversación. Por ejemplo, son posibles las siguientes:

• En una escala del 0 al 10, ¿cuán seguro estás de que alcanzaremos nuestro objetivo de proyecto/equipo y por qué?
• ¿Cuál fue para ti el mayor revés o el mayor éxito de la última semana (o mes…)?

Paso 2: Recopilar temas

Aunque el primer paso sigue siendo asegurarse de que todo el mundo llega en modo “lecciones aprendidas”, el siguiente es recoger las reacciones de forma estructurada. A Pensamiento de grupo Para evitarlo, este paso debe hacerse primero en el trabajo individual antes de compartir los temas en el grupo.

De nuevo, puedes utilizar distintos formatos de pregunta para estimular la conversación. Vemos los siguientes ejemplos con especial frecuencia:

• Bueno-Malo (variante sencilla para principiantes): ¿Qué ha ido bien? ¿Qué fue mal?
• Keep-Stop-Start (popular, conduce mejor del status quo a las medidas que “Start-Stop-Continue”): ¿Qué debemos seguir haciendo en el equipo como hasta ahora? ¿Qué debemos dejar de hacer en el equipo? ¿Qué debemos empezar a hacer en el equipo, o al menos intentarlo?
• Esperado-Inesperado (bueno para variar): ¿Qué ha ocurrido que esperabas de antemano? ¿Qué ocurrió positivamente que no esperabas de antemano? ¿Qué fue peor de lo que esperabas?

El objetivo de nuestra Herramientas Echometer por cierto, consiste en ayudar a llevar a cabo este tipo de talleres de Lessons Learned. Ayuda a mantener el taller en la estructura correcta, incluye un temporizador y hace que el taller sea mucho más interactivo, en caso de que se celebre online.

 

Puedes hacer una Lección Aprendida con nuestra herramienta sin que tú o tu equipo tengáis que iniciar sesión.

 

A través de este botón puedes abrir directamente la herramienta, elegir tu método de Lessons Learned e invitar a un equipo a través de un enlace - recomiendo el método “Keep-Stop-Start”:

Hay con interés  más de 30 lecciones aprendidas  métodos posibles - a veces se vuelve muy creativo y lúdico.

Si aún no estás seguro, puedes descargarte el  Experiencias del Agile Coach Holger con nuestra herramienta  lee todo. 

Y, por cierto, nuestra herramienta también ayuda a la hora de priorizar, pero ya estaríamos en el siguiente paso.

Paso 3: Priorizar los temas

Una vez recopilados los temas y agrupados temáticamente, puedes pasar a la priorización. El objetivo es identificar los temas y conclusiones más importantes sobre los que el equipo desea actuar.

Lo ideal es que cada miembro del equipo tenga tres puntos adhesivos o similares para priorizar, que luego se pegan a los comentarios abiertos (que, por ejemplo, están en el rotafolio) en función de sus preferencias personales. Alternativamente, por supuesto, todo el mundo puede simplemente hacer 3 trazos con un rotulador. Los comentarios abiertos que tienen las marcas más frecuentes parecen ser los más urgentes -aquí es donde se derivan las medidas.

Paso 4: Derivar medidas

Aquí el equipo decide cómo quiere poner en práctica los conocimientos adquiridos. Las medidas deben cumplir ciertas normas, como por ejemplo la Fórmula SMART corresponden.

Importante: Recuerda no adoptar demasiadas medidas. Concéntrate en un máximo de 3 temas más importantes. De lo contrario, será difícil abordar realmente todas las acciones, lo que hará que el equipo dude del formato de las Lecciones aprendidas en su conjunto.

Es mejor hacer una breve lección aprendida con tres medidas cada 2 ó 4 semanas que una “grande” cada 6 meses, pero siendo realistas sólo se aplican 4 de las 10 medidas.

Paso 5: Conclusión

Al final, debe hacerse un resumen de lo que se ha aprendido y de las medidas que se han registrado. Este paso también puede hacerse interactivo planteando a todos los participantes una pregunta abierta:

• ¿Cuál ha sido para ti la idea más importante del taller de lecciones aprendidas de hoy?
• ¿Qué planes tienes para la próxima vez?

Taller de Lessons Learned - Conclusión

Por supuesto, este formato requiere tiempo. Por eso es importante que hagamos hincapié aquí en que hay que dedicar tiempo suficiente a los talleres sobre las lecciones aprendidas desde el principio. Especialmente al final de la fase de un proyecto, puede ser estresante. Esto no debe tentarnos a saltarnos este importante formato. 

Al fin y al cabo, es la única forma de asegurarte de que no vuelves a caer en las mismas trampas la próxima vez y, por tanto, sigues atrapado en la rueda del hámster. En caso de emergencia, es mejor tener un breve taller de lecciones aprendidas que no tener ninguno.

En siguiente entrada tenemos directamente también algunos Consejos y otras buenas prácticas ¡para tus Talleres de Lecciones Aprendidas!