5 plantillas y una guía: Informe semanal del empleado

No tuve que estudiar psicología para saberlo: El éxito del liderazgo de un equipo sólo es posible mediante una comunicación sana y regular. 

Y una herramienta habitual que los directivos utilizan para ello son los informes semanales sobre el estado de los empleados. Éstos proporcionan una visión general del estado del empleado, su rendimiento, ciertos KPI y métricas u, opcionalmente, su estado de ánimo.

En este artículo, daré una visión general de los informes semanales de los empleados, proporcionaré algunas plantillas y archivos en diferentes formatos (PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT) y te guiaré como jefe en el uso de esta herramienta de comunicación. 

Lo primero es lo primero: como directivo, ¿te sientes inseguro sobre cómo es una gestión de personal sistemática y con éxito? Entonces tengo algo para ti: Nuestro curso online gratuito de formación en gestión de personal.

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¿Siguen encajando los informes de los empleados en una cultura de gestión moderna? Buena pregunta. Los informes de trabajo habituales, digitales o virtuales, también pueden y deben considerarse de forma crítica. Yo también adoptaré esta perspectiva. Pero empecemos por la cuestión de qué es realmente un informe semanal del empleado.

Resumiendo: La idea básica de un informe semanal sobre el estado de los empleados es proporcionar a los jefes una visión general, que ahorre tiempo, del estado actual de todas las tareas y actividades del equipo. 

Entonces, ¿por qué es relevante el informe semanal de situación de los Direct Reports? Tu objetivo como directivo es lograr el objetivo del equipo y mantener alta la motivación de los empleados. Una de tus tareas como directivo es alinear al equipo hacia un objetivo, es decir, orquestar las distintas actividades individuales para lograr, en última instancia, una fricción constructiva y armonía al mismo tiempo. Aquí es exactamente donde puede ayudar el informe del empleado. Dependiendo del sector, ya sea en TI o en ventas, aquí son importantes, por supuesto, distintos puntos focales, por lo que deberías utilizar distintas plantillas y formatos si es posible.

El informe semanal de situación del empleado suele ser un documento de una página que se envía al jefe del empleado por correo electrónico. Este documento de una página suele ser una plantilla normalizada que el empleado rellena en unos minutos cada semana. 

Como ya se ha mencionado, la atención se centra principalmente en las actividades del subordinado directo, en sus objetivos y, posiblemente, en las métricas que se han alcanzado o no.

También pueden ser una forma de evitar las reuniones periódicas y sincrónicas con los empleados, que también tienen sus problemas, como se ve en la imagen de abajo 😄 Pero ya llegaremos a eso, primero profundicemos un poco.

Entonces, como jefe, ¿qué debes incluir en un informe semanal sobre la situación de un empleado? A vista de pájaro, se trata de tres cosas:

El pasado: 

• ¿En qué has estado trabajando en los últimos días? ¿Dónde has invertido principalmente tu tiempo?

Status Quo: 

• Tareas: ¿Qué tareas planificadas se han completado hasta la fecha? ¿Cuáles no se han completado según lo previsto? 
• Posiblemente me des métricas o KPI actuales de tus actividades (por ejemplo, reuniones de ventas celebradas, número de tickets cerrados, etc.)
• Bloqueadores: ¿Qué bloqueadores tienes en este momento?
• Estado de ánimo: ¿Cómo de satisfecho estás con tu última semana?
• Si tú, como empleado, miras a vista de pájaro, por ejemplo el objetivo trimestral o anual, ¿cuál es la situación general a este respecto?

El futuro: 

• ¿Qué tareas se avecinan? ¿Hay reuniones o conferencias que te alejarán de tu trabajo?
• Si tú, como empleado, consideras a vista de pájaro, por ejemplo, el objetivo trimestral o anual, ¿hasta qué punto eres optimista respecto a la consecución de ese objetivo y por qué?

Eso debería darte una buena idea inicial de todo lo que puede incluir un informe semanal del estado de los empleados. Además, debería quedar más claro hasta qué punto un informe de este tipo -ya sea sincrónico en una reunión, asíncrono como una simple actualización por correo electrónico o a través de un software de actualización individual como Echometer- es importante para la gestión del equipo.

Por cierto, Elon Musk también ha pedido a sus empleados de X que le envíen un informe cada semana. La idea fue muy discutida. Puedes encontrar más información en este sitio web aquí. No quiero ocultarte cómo es la plantilla del informe de situación de Elon Musk. He aquí la parte crucial del correo electrónico que anuncia la iniciativa (traducción libre en todos los idiomas que no sean el inglés):

Correo electrónico de Elon Musk (Twitter) sobre los informes semanales

Antes de pasar directamente a las plantillas y formatos, me gustaría adoptar una metaperspectiva: ¿Son útiles los informes semanales sobre la situación de los empleados? Para ser sincero: a menudo no.

Los informes digitales semanales tienen sin duda su razón de ser en muchas organizaciones, pero especialmente en los equipos que realizan trabajo del conocimiento y operan en entornos complejos según el marco Cynefin, existen algunas debilidades fundamentales que deberían cuestionarse.

1. el contacto personal es esencial

En entornos de trabajo complejos y dinámicos, el diálogo directo entre los miembros del equipo y los superiores es crucial. Las reuniones personales uno a uno o las reuniones de equipo productivas en las que se trabajan conjuntamente las soluciones no sólo son más eficaces, sino también más efectivas:

• Más respetuoso con los empleados: El diálogo crea un espacio para las preocupaciones individuales y permite abordar directamente los problemas o las ideas.
• Establecimiento de relaciones: La interacción personal regular refuerza la confianza y la lealtad dentro del equipo y entre empleados y directivos. Una buena relación suele ser crucial para el éxito en situaciones complejas.

Los informes digitales semanales, por otra parte, no sustituyen a este contacto directo y a menudo tienen un efecto mecánico o unilateral.

2. centralización de la información

La mayor crítica a los informes semanales es el tratamiento centralizado de la información:

• Normalmente, toda la información acaba en manos de una sola persona, normalmente el superior jerárquico.
• Sin embargo, esta persona no suele ser capaz de resolver todos los problemas ni de procesar toda la información relevante.
• No está claro si los empleados reciben realmente el apoyo que necesitan, ya que no se habla de ello.

Un informe por sí solo no puede sustituir a la inteligencia colectiva y la creatividad de un equipo, tan importantes para superar retos complejos.

Por cierto, si te estás impacientando y quieres una plantilla, también puedes ver nuestro vídeo en este punto: Aquí presento una plantilla sencilla e imprimible basada en Excel.

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3. alternativa: reuniones presenciales y debates en equipo

Un enfoque mejor es celebrar reuniones personales periódicas con los subordinados directos (virtualmente o a distancia si es necesario) y también establecer reuniones de equipo productivas, como las retrospectivas ágiles.

• Los retos o preocupaciones individuales pueden abordarse directamente en reuniones individuales y las soluciones pueden desarrollarse conjuntamente.
• Las reuniones de equipo promueven el intercambio y el aprendizaje mutuo, lo que aprovecha la experiencia de todo el equipo.
• Especialmente en entornos complejos, estas reuniones ayudan a reforzar la resolución conjunta de problemas y a distribuir la responsabilidad en lugar de centrarla en una sola persona.

Por tanto, los informes semanales pueden ser útiles en algunos casos, pero no pueden sustituir el contacto personal y la colaboración interactiva de las reuniones cara a cara contigo como jefe.

Si te interesa una introducción general a las reuniones individuales periódicas, echa un vistazo a nuestro post sobre el tema: Una guía: 6 consejos para tener éxito en las conversaciones 1 a 1.

¿No tienes tiempo para reuniones individuales? 

¿Crees que no tienes tiempo para reuniones individuales periódicas o no te imaginas moderarlas con éxito y de forma productiva con regularidad? Sí, es relativamente fácil: con nuestro software de reuniones Echometer 1-to-1. 

En nuestro software, tu empleado puede grabar notas para vuestra reunión conjunta a distancia y de forma asíncrona, sin ti. En la reunión conjunta, podréis hablar de forma productiva sobre los puntos y os acompañarán plantillas de preguntas. También se puede medir el estado de ánimo y el desarrollo del empleado a lo largo del tiempo. Echa un vistazo probando la siguiente plantilla o formato:

Si quieres hacerte una idea de qué otras plantillas están disponibles en nuestro software, este artículo del blog puede ayudarte: 5 plantillas para el control periódico de los empleados.

Así que, basta de críticas. Te interesaban las plantillas… Para que te hagas una idea aún mejor del tema de las reuniones individuales y las actualizaciones de estado semanales con tus empleados, a continuación te daré algunas plantillas y formatos para distintos escenarios.

No te preocupes, los preparo en los formatos más habituales para que puedas editarlos, imprimirlos y descargarlos: PDF, Excel / XLSX, Word, Google Sheets, PPT.

A continuación encontrarás plantillas, muestras y ejemplos de informes semanales sobre la situación de los empleados. Tienen distintos enfoques y, por tanto, deberían ser adecuados para distintos casos de uso.

El siguiente formulario es adecuado como plantilla gratuita para el control semanal del estado de tus empleados.

Por si no lo has visto También puedes abrir, editar, descargar e imprimir esta plantilla de informe en otros formatos (como PDF o Word) en los botones de arriba. Por cierto, las plantillas descargables están en inglés, como ya habrás visto. Puedes copiar el texto de arriba o utilizar la herramienta Deepl como traductor si quieres la plantilla de informe de empleado en otro idioma (por ejemplo, español, holandés, portugués, francés, finlandés, italiano o sueco).

El siguiente formulario es adecuado como plantilla gratuita para tu comprobación semanal del estado de los empleados, en la que consultas cada día individualmente, tanto como documento Word como Excel.

🚸 Atención: Debes iniciar sesión en Google para poder copiar la plantilla en el menú superior izquierdo (y así poder editarla).

Por cierto, éste soy yo en el vídeo de YouTube que aparece a continuación. Si quieres un poco más de contexto en torno a la plantilla para las reuniones individuales mensuales, echa un vistazo al vídeo.

Si quieres enfocar tu conversación cara a cara de la forma más inteligente posible, en el vídeo experimentarás unos cuantos momentos “ajá”:

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El siguiente formulario es una plantilla gratuita para el control semanal del estado de tus empleados, que no debe ser demasiado aburrido.

Por si no lo has visto También puedes abrir, editar, descargar e imprimir esta plantilla de informe en otros formatos (como PDF o Word) en los botones de arriba. Por cierto, las plantillas descargables están en inglés, como ya habrás visto. Puedes copiar el texto de arriba o utilizar la herramienta Deepl como traductor si quieres la plantilla de informe de empleado en otro idioma (por ejemplo, español, holandés, portugués, francés, finlandés, italiano o sueco).

Como plantilla gratuita para la comprobación semanal del estado de tus empleados, en la que te gustaría recibir información sobre determinadas métricas y KPI, el siguiente formulario es adecuado tanto como documento de Word como de Excel.

Por si no lo has visto También puedes abrir, editar, descargar e imprimir esta plantilla de informe en otros formatos (como PDF o Word) en los botones de arriba. Por cierto, las plantillas descargables están en inglés, como ya habrás visto. Puedes copiar el texto de arriba o utilizar la herramienta Deepl como traductor si quieres la plantilla de informe de empleado en otro idioma (por ejemplo, español, holandés, portugués, francés, finlandés, italiano o sueco).

El siguiente formulario es adecuado como plantilla gratuita para el control semanal del estado de tus empleados, en el que te gustaría que se reflejaran.

Por si no lo has visto También puedes abrir, editar, descargar e imprimir esta plantilla de informe en otros formatos (como PDF o Word) en los botones de arriba. Por cierto, las plantillas descargables están en inglés, como ya habrás visto. Puedes copiar el texto de arriba o utilizar la herramienta Deepl como traductor si quieres la plantilla de informe de empleado en otro idioma (por ejemplo, español, holandés, portugués, francés, finlandés, italiano o sueco).

Ahora que has visto algunos ejemplos de informes semanales, quizá te preguntes cómo rellenarlos de forma óptima. Por ello, me gustaría darte una muestra de cómo es un ejemplo de informe semanal completado para un desarrollador de software. Como ya he dicho, pasaré a la cuestión de si los informes semanales son una herramienta adecuada para los equipos de software y en general.

Ejemplo completado: Informe semanal de situación

Si quieres instrucciones más específicas sobre cómo preparar y completar un informe semanal, los siguientes consejos pueden ser de tu interés. Se trata más o menos de un tutorial sobre cómo deberían ser idealmente los informes semanales.

Si sigues las instrucciones, no cometerás los típicos errores que suelen aparecer en los informes semanales.

• Revisa los registros diarios: Revisa tus notas diarias o herramientas como Jira, Trello, Asana o GitHub para capturar todos los acontecimientos y progresos importantes de la semana.
• Coordinación con el equipo: Si tu informe se refiere a un proyecto de equipo, obtén información actualizada de tus compañeros de equipo.
• Comprueba los objetivos del proyecto o del sprint: Compara tus progresos con los objetivos previstos para la semana.

1.2 Priorizar

• Determina la relevancia: Céntrate en los resultados y temas que sean importantes para tu equipo o las partes interesadas.
• Identifica lo más destacado: Selecciona los logros, retos y planes más importantes. No es necesario mencionar todas las cosas.

1.3 Considerar el grupo destinatario

• Piensa en quién leerá el informe. Los detalles técnicos son relevantes para tu equipo de desarrollo, por ejemplo, pero no tanto para la dirección, que está más interesada en los resultados y los KPI.

2. definir la estructura

Utiliza una estructura clara para presentar la información con claridad. El siguiente es un formato de eficacia probada (puedes encontrar más plantillas más arriba):

1. Resumen: Lo más destacado de la semana en pocas palabras.
2. Logros: ¿Qué se ha conseguido?
3. Desafíos: ¿Cuáles eran los problemas?
4. Planes para la próxima semana: pasos concretos para garantizar el progreso.
5. Otros (opcional): Preguntas abiertas, sugerencias, comentarios.

Por cierto: si eres gestor de desarrolladores de software, el siguiente artículo podría interesarte: 6 Ejemplos de feedback para desarrolladores de software .

• Frases cortas: Mantén la información compacta.
• Utiliza viñetas: Hacen que el informe sea más claro.
• Utiliza los términos técnicos con moderación: Sólo si el grupo destinatario está familiarizado con ellos.

3.2 Hacer hincapié en los resultados en lugar de en los procesos

• No escribas simplemente “Trabajé en XYZ”, sino, por ejemplo, “Se implementó y probó XYZ, que mejoró la seguridad en torno a X%”.
• La atención debe centrarse en los resultados.

3.3 Equilibrar lo positivo y lo negativo

• Destaca tus logros, pero no ocultes los retos.
• Si es posible, menciona soluciones o enfoques a los problemas.

4. Revisa

• Ortografía y gramática: revisa todo cuidadosamente para que el informe tenga un aspecto profesional.
• Claridad: Lee el informe en voz alta o pídele a un compañero que lo revise.
• Integridad: Asegúrate de que no falta nada importante.

5. ejemplo de procedimiento paso a paso

1. De lunes a viernes: Anota diariamente tus progresos y retos.
2. Jueves/Viernes: Recoge todas las notas y filtra los puntos más importantes.
3. Viernes a mediodía: Redacta el informe basándote en los apartados anteriores.
4. Viernes por la tarde: Comparte el informe con tu equipo o las partes interesadas.

Muy bien, ya lo has conseguido. Ahora ya conoces el estado de los empleados y los informes semanales 🙂 .

Si quiere desarrollar a sus empleados de forma integral, le recomiendo que pruebe el software de coaching para empleados. Este vídeo ofrece una breve descripción del software de coaching para empleados Echometer:

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El artículo debería haber explicado bien qué son los informes semanales sobre la situación de los empleados, cuál es su objetivo y finalidad y qué suelen incluir. También te he dado algunas plantillas y muestras que deberían ayudarte con los informes semanales.

Al mismo tiempo, hay que señalar que estos informes tienen sus limitaciones en entornos de trabajo complejos y dinámicos como los descritos por el marco Cynefin. 

Las reuniones personales uno a uno y las reuniones de equipo productivas, como las retrospectivas ágiles, no sólo son más eficaces, sino que también valoran más a los empleados. Fomentan el diálogo, fortalecen las relaciones interpersonales y aprovechan el conocimiento colectivo del equipo. 

La verdadera fuerza de un equipo reside en el debate conjunto y la colaboración activa, que se refuerza considerablemente con el contacto personal y las reuniones periódicas. Por eso, las empresas en entornos complejos deben centrarse más en la comunicación directa y utilizar los informes semanales como herramienta complementaria y no como medio principal de comunicación.

Si quieres ayuda para introducir reuniones individuales y retrospectivas ágiles eficaces, nuestra herramienta Echometer te ayudará. Échale un vistazo haciendo clic en la plantilla de abajo: