Reuniones 1:1: 15 plantillas probadas para editar (gratis)

Si Sherlock Holmes fuera el jefe de un equipo, ¿qué haría? Sí, es cierto. Haría el ridículo llevando su gorra Deerstalker en la oficina y en las llamadas online. Pero no me refiero a eso.

Sherlock Holmes es muy inteligente, por lo que llegaría rápidamente a una conclusión obvia: La relación y la comunicación con los miembros de su equipo es una de sus palancas clave para el éxito del equipo. Y hay una reunión en particular que está diseñada precisamente para eso: la reunión individual con sus colegas (para la que existen algunas plantillas profesionales individuales, pero hablaremos de ello más adelante).

Entonces, Sherlock, ¿atribuyes ya un valor adecuado a las conversaciones 1 a 1? ¿O tus conversaciones cara a cara pertenecen al 52% mencionado en la cita siguiente? En cualquier caso, este texto te ayudará a llevar tus conversaciones cara a cara al siguiente nivel. En particular, te ayudarán nuestras plantillas y agendas de muestra gratuitas para las conversaciones cara a cara.

52% de los empleados pierden la atención en las reuniones en los primeros 30 minutos.

Estadísticas de reuniones de Notta.AI (ver Tweet)

Como ya se ha indicado, las reuniones 1 a 1 tienen objetivos diferentes. A vista de pájaro, se trata simplemente de conducir a los empleados en un diálogo personal (con o sin una plantilla de reunión profesional 1 a 1).

Si dirijo mal, en el peor de los casos mis mejores empleados renuncian sin que yo esté preparado para ello. Otra consecuencia sería que los objetivos del equipo se incumplan estrepitosamente porque las actividades de los miembros del equipo no están coordinadas. Ambas cosas proyectarían una imagen muy mala de mis competencias como directivo o jefe. Así pues, aquí llegamos al primer objetivo de las buenas reuniones individuales (las malas reuniones individuales tienden a provocar la reacción que se ve en la siguiente imagen…).

Basándome en esto, el primer objetivo de las reuniones individuales es construir una buena relación de confianza y respeto con los miembros de mi equipo. Sólo entonces me comunicarán abiertamente los conflictos y las tensiones. También es la única forma de que pueda cumplir mi papel de líder servidor o entrenador y ayudar a los empleados a seguir desarrollándose. Por supuesto, unas buenas plantillas individuales, impresas o digitales, pueden ayudar en este sentido.

No en todas las reuniones individuales, pero sí en muchas, el segundo objetivo clave de las reuniones individuales periódicas es asegurarme de que las actividades o tareas de los miembros de mi equipo se realizan correctamente. El grado en que debo intervenir aquí depende en gran medida del nivel de madurez de mi subordinado directo. En principio, sin embargo, la reunión individual (ya sea virtual o en la oficina) puede ser una buena oportunidad para resolver bloqueos en las tareas en curso, plantear retos y remitir a los compañeros de equipo a los lugares adecuados para reforzar la comunicación dentro del equipo.

Por cierto, ahora también he hecho un vídeo en YouTube en el que presento los resultados de mi pequeña investigación: He preguntado a 100 directivos en entrevistas cualitativas por qué celebran realmente reuniones 1:1, así que el propósito de las reuniones 1:1 es bueno:

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Llegados a este punto, me gustaría darte un consejo concreto para ayudarte a conseguir el objetivo de unas buenas conversaciones individuales: adáptalas a tu subordinado directo. Algunas personas quieren más feedback, por ejemplo, mientras que otras quieren más orientación en relación con sus actividades actuales. Esto también puede verse en estas estadísticas sobre la Generación Z, por ejemplo.

76% de los empleados de la Generación Z quieren más oportunidades para aprender y aplicar nuevas habilidades.

Índice de Confianza de la Fuerza Laboral, 2022 (ver Tweet)

Por cierto: si eres gestor de desarrolladores de software, el siguiente artículo podría interesarte: 6 Ejemplos de feedback para desarrolladores de software .

Antes de pasar a nuestras plantillas imprimibles gratuitas, modelos de órdenes del día, muestras y preguntas para conversaciones individuales, me gustaría darte algunos elementos de reflexión críticos.

Cuando los directivos me piden una plantilla o un modelo de orden del día para las reuniones individuales, me vuelvo cauteloso. ¿Qué pretenden conseguir exactamente? Por eso me gustaría hacer una breve lista de comprobación de lo que caracteriza a las buenas y a las malas reuniones individuales:

Mi pregunta es: ¿Crees que mejoras tus reuniones 1 a 1 utilizando la misma plantilla o agenda para cada reunión y para cada miembro del equipo? Espero que no. 

Es mejor que adaptes ambos en cada caso. Por tanto, te recomiendo que utilices varias plantillas o formularios para tu situación particular, con el fin de alcanzar los objetivos mencionados: conversaciones 1:1 enérgicas y productivas. Las plantillas imprimibles que figuran a continuación pueden ayudarte a conseguirlo. 

Por cierto, el contenido de las plantillas procede del software Echometer para llamadas 1 a 1. Así que si quieres ponértelo especialmente fácil, prueba gratis nuestra herramienta.

Otro pequeño consejo: si te interesa una introducción general a las reuniones individuales, echa un vistazo a nuestro post sobre el tema: Una guía: 6 consejos para tener éxito en las conversaciones 1 a 1.

En cuanto a la pregunta “¿Cómo iniciar una reunión individual con los empleados? Para escuchar honestamente la opinión de tus empleados, necesitas una buena relación con ellos. Una buena relación ayuda a crear las condiciones para unas buenas conversaciones uno a uno: Un ambiente de conversación relajado.

Ya sean junior o senior, los subordinados directos suelen ponerse nerviosos cuando hablan con su propio jefe en persona. Tienen la actitud: “No digas algo equivocado”. Esta actitud es, por supuesto, veneno para una buena conversación y un ambiente relajado. Es una mala base para cualquier buen orden del día de una reunión individual.

Aquí es donde entra en juego un pequeño truco o consejo para las buenas reuniones uno a uno: los rompehielos de las reuniones, es decir, las preguntas de comprobación que rompen el hielo de la conversación y reducen el nerviosismo de tu subordinado directo. Aquí tienes algunas sugerencias de buenos y divertidos rompehielos para reuniones individuales:

Lleguemos por fin al centro de este artículo: las plantillas imprimibles para reuniones individuales para conversaciones personales.

En primer lugar: Por supuesto, también puedes personalizar las plantillas y formularios gratuitos a tu idioma en alemán, español, neerlandés, francés o portugués, finés y sueco. Para ello, sólo tienes que cambiar el idioma en la esquina superior derecha de nuestro sitio web y la plantilla aparecerá en tu idioma.

Así pues, empecemos con una plantilla estándar para reuniones individuales semanales o mensuales.

La siguiente plantilla es adecuada como plantilla gratuita para tu reunión o conversación semanal individual con tus empleados. Como ya he dicho, básicamente también se puede imprimir. Cabe decir que, por supuesto, puedes y debes enriquecer la plantilla con tus propias ideas, actividades y formatos, dependiendo de si realizas la reunión a distancia o virtualmente o in situ. ¡Espero que los ejemplos individuales o la agenda gratuita sirvan como un buen modelo para ti como líder para la conversación con tus empleados:

Por si no lo has visto También puedes abrir, editar, descargar e imprimir esta plantilla individual en otros formatos (como PDF o Microsoft Word), como se menciona más arriba en los enlaces. Las plantillas descargables están en inglés, como ya habrás visto. Puedes copiar el texto de arriba o utilizar la herramienta Deepl como traductor si quieres la plantilla de reunión individual de empleados en otro idioma (por ejemplo, español, holandés, portugués, francés, finlandés, italiano o sueco).

Ahora llegamos a una plantilla para reuniones quincenales individuales. En este vídeo, te daré una visión general de la plantilla y también interesantes consejos adicionales que no encontrarás en este texto:

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La siguiente plantilla es adecuada como plantilla gratuita para tu reunión o conversación quincenal individual con tus empleados. Como ya he dicho, básicamente también se puede imprimir. Cabe decir que, por supuesto, puedes y debes enriquecer la plantilla con tus propias ideas, actividades y formatos, dependiendo de si realizas la reunión a distancia o virtualmente o in situ. ¡Espero que los ejemplos individuales o la agenda gratuita sirvan como un buen modelo para ti como líder para la conversación con tus empleados:

Por cierto, éste soy yo en el vídeo de YouTube que aparece a continuación. Si quieres un poco más de contexto en torno a la plantilla para las reuniones individuales mensuales, echa un vistazo al vídeo.

Si quieres enfocar tu conversación cara a cara de la forma más inteligente posible, en el vídeo experimentarás unos cuantos momentos “ajá”:

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La siguiente plantilla es adecuada como plantilla gratuita para tu reunión o conversación mensual individual con tus empleados. Como ya he dicho, básicamente también se puede imprimir. Cabe decir que, por supuesto, puedes y debes enriquecer la plantilla con tus propias ideas, actividades y formatos, dependiendo de si realizas la reunión a distancia o virtualmente o in situ. ¡Espero que los ejemplos individuales o la agenda gratuita sirvan como un buen modelo para ti como líder para la conversación con tus empleados:

La siguiente plantilla es adecuada como plantilla gratuita para tu reunión o conversación trimestral individual con tus empleados. Como ya he dicho, básicamente también se puede imprimir. Cabe decir que, por supuesto, puedes y debes enriquecer la plantilla con tus propias ideas, actividades y formatos, dependiendo de si realizas la reunión a distancia o virtualmente o in situ. ¡Espero que los ejemplos individuales o la agenda gratuita sirvan como un buen modelo para ti como líder para la conversación con tus empleados:

Por si no lo has visto También puedes abrir, editar, descargar e imprimir esta plantilla individual en otros formatos (como PDF o Microsoft Word), como se menciona más arriba en los enlaces. Las plantillas descargables están en inglés, como ya habrás visto. Puedes copiar el texto de arriba o utilizar la herramienta Deepl como traductor si quieres la plantilla de reunión individual de empleados en otro idioma (por ejemplo, español, holandés, portugués, francés, finlandés, italiano o sueco).

Mientras tanto, también he grabado un vídeo sobre este tema: Incluye 7 consejos para una reunión trimestral individual productiva. No dudes en echar un vistazo:

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Como plantilla gratuita para tu reunión individual o conversación con empleados difíciles, es adecuado el siguiente formulario. Como he dicho, básicamente también se puede imprimir. Cabe decir que, por supuesto, puedes y debes enriquecer la plantilla con tus propias ideas, actividades y formatos, dependiendo de si la reunión la llevas a cabo de forma remota o virtual, o presencial. Los ejemplos individuales o la agenda gratuita espero que te sirvan como un buen modelo para la conversación con tus empleados, como líder:

Como plantilla gratuita para tu reunión individual o conversación con nuevos empleados, es adecuado el siguiente formulario. Como he dicho, básicamente también se puede imprimir. Cabe decir que, por supuesto, puedes y debes enriquecer la plantilla con tus propias ideas, actividades y formatos, dependiendo de si la reunión la llevas a cabo de forma remota o virtual, o presencial. Los ejemplos individuales o la agenda gratuita espero que te sirvan como un buen modelo para la conversación con tus empleados, como líder:

Por si no lo has visto También puedes abrir, editar, descargar e imprimir esta plantilla individual en otros formatos (como PDF o Microsoft Word), como se menciona más arriba en los enlaces. Las plantillas descargables están en inglés, como ya habrás visto. Puedes copiar el texto de arriba o utilizar la herramienta Deepl como traductor si quieres la plantilla de reunión individual de empleados en otro idioma (por ejemplo, español, holandés, portugués, francés, finlandés, italiano o sueco).

Como plantilla gratuita para tu reunión individual o conversación con empleados después de 90 días en el trabajo, es adecuado el siguiente formulario. Como he dicho, básicamente también se puede imprimir. Cabe decir que, por supuesto, puedes y debes enriquecer la plantilla con tus propias ideas, actividades y formatos, dependiendo de si la reunión la llevas a cabo de forma remota o virtual, o presencial. Los ejemplos individuales o la agenda gratuita espero que te sirvan como un buen modelo para la conversación con tus empleados, como líder:

Como plantilla gratuita para tu reunión individual o conversación con empleados en el nuevo año, es adecuado el siguiente formulario. Como he dicho, básicamente también se puede imprimir. Cabe decir que, por supuesto, puedes y debes enriquecer la plantilla con tus propias ideas, actividades y formatos, dependiendo de si la reunión la llevas a cabo de forma remota o virtual, o presencial. Los ejemplos individuales o la agenda gratuita espero que te sirvan como un buen modelo para la conversación con tus empleados, como líder:

Por cierto, si prefieres realizar tus reuniones individuales con una plantilla de Excel imprimible, echa un vistazo a este video (en inglés); incluso tengo un consejo adicional para ti allí:

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El siguiente formulario es adecuado como plantilla gratuita para tu reunión o conversación individual de incorporación. Como he dicho, también se puede imprimir. Dicho esto, por supuesto, puedes y debes enriquecer la plantilla con tus propias ideas, actividades y formatos, dependiendo de si la reunión se lleva a cabo de forma remota o virtual o en persona. Los ejemplos individuales o la agenda gratuita son, con suerte, un buen modelo para la conversación con tus empleados:

El siguiente formulario es adecuado como plantilla gratuita para tu reunión o conversación individual sobre el tema del salario. Como he dicho, también se puede imprimir. Dicho esto, por supuesto, puedes y debes enriquecer la plantilla con tus propias ideas, actividades y formatos, dependiendo de si la reunión se lleva a cabo de forma remota o virtual o en persona. Los ejemplos individuales o la agenda gratuita son, con suerte, un buen modelo para la conversación con tus empleados:

El siguiente formulario es adecuado como plantilla gratuita para tu reunión o conversación individual para el establecimiento de objetivos OKR. Como he dicho, también se puede imprimir. Dicho esto, por supuesto, puedes y debes enriquecer la plantilla con tus propias ideas, actividades y formatos, dependiendo de si la reunión se lleva a cabo de forma remota o virtual o en persona. Los ejemplos individuales o la agenda gratuita son, con suerte, un buen modelo para la conversación con tus empleados:

El siguiente formulario es adecuado como plantilla gratuita para tu reunión o conversación individual con desarrolladores de software. Como he dicho, también se puede imprimir. Dicho esto, por supuesto, puedes y debes enriquecer la plantilla con tus propias ideas, actividades y formatos, dependiendo de si la reunión se lleva a cabo de forma remota o virtual o en persona. Los ejemplos individuales o la agenda gratuita son, con suerte, un buen modelo para la conversación con tus empleados:

El siguiente formulario es adecuado como plantilla gratuita para tu reunión o conversación individual con un formulario de encuesta sobre el tema de la satisfacción. Como he dicho, también se puede imprimir. Dicho esto, por supuesto, puedes y debes enriquecer la plantilla con tus propias ideas, actividades y formatos, dependiendo de si la reunión se lleva a cabo de forma remota o virtual o en persona. Los ejemplos individuales o la agenda gratuita son, con suerte, un buen modelo para la conversación con tus empleados:

La siguiente plantilla es adecuada como plantilla gratuita para tu reunión individual o conversación con un formulario de encuesta sobre tu calidad de liderazgo. Como he dicho, básicamente también se puede imprimir. Hay que decir que, por supuesto, puedes y debes enriquecer la plantilla con tus propias ideas, actividades y formatos, dependiendo de si la reunión se realiza de forma remota o virtual o in situ. Los ejemplos individuales o el orden del día gratuito son, con suerte, un buen modelo para ti como líder para la conversación con tus empleados:

La siguiente plantilla es adecuada como plantilla gratuita para tu reunión individual o conversación con un formulario de encuesta sobre el tema del “Desarrollo personal”. Como he dicho, básicamente también se puede imprimir. Hay que decir que, por supuesto, puedes y debes enriquecer la plantilla con tus propias ideas, actividades y formatos, dependiendo de si la reunión se realiza de forma remota o virtual o in situ. Los ejemplos individuales o el orden del día gratuito son, con suerte, un buen modelo para ti como líder para la conversación con tus empleados:

Entonces, ¿has encontrado una plantilla adecuada? Entonces pasemos a hablar de buenas preguntas individuales para las reuniones 1 a 1 y de temas típicos que puedes preparar internamente.

Por cierto, en el siguiente vídeo he intentado explicar en pocas palabras mis cuatro funciones favoritas de Echometer. También puedes escuchar el testimonio de un cliente de Echometer que está muy satisfecho con Echometer. Échale un vistazo:

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Si te interesan más preguntas sobre las reuniones 1 a 1 (ya sea para reuniones 1 a 1 a distancia o virtuales o en la oficina), te recomiendo la siguiente entrada del blog: 129 Preguntas inteligentes para reuniones individuales (para directivos) . A veces, un catálogo de preguntas puede ayudarte a crear tus propias plantillas adaptadas lo más individualmente posible al empleado.

Para que te hagas una idea de las apasionantes preguntas gratuitas de nuestro artículo, aquí tienes 10 preguntas que podrían inspirarte ahora mismo:

Basándote en las plantillas y formularios profesionales gratuitos anteriores, por supuesto también puedes predecir cuáles son los temas típicos de las evaluaciones individuales de los empleados. Puedes utilizar esto para prepararte mentalmente para cualquier pregunta difícil. 

Así que he recogido aquí algunos ejemplos de temas y preguntas típicas de reuniones individuales que podrían surgir de tus empleados. Estos son, por supuesto, escenarios teóricos: puedes considerarte afortunado si los miembros de tu equipo aportaran todos estos temas a la agenda de forma tan activa. En cualquier caso, debería ser una ayuda:

Una buena invitación debe ser clara y amistosa. Explica el propósito de la reunión y muestra que se trata de apoyo y cooperación. La siguiente plantilla puede servirte de ejemplo o muestra:

Entonces, ¿te sientes mejor preparado para tu próxima entrevista individual de evaluación? Si no es así, he adjuntado a continuación una FAQ por si fuera necesario. Pero por ahora, saquemos una conclusión provisional.

Las reuniones individuales son una herramienta indispensable para cualquier jefe que valore la colaboración eficaz y agradecida. Este artículo no sólo ha demostrado lo importantes que son estas reuniones para el desarrollo del equipo y el éxito de la empresa, sino que también ofrece prácticas plantillas gratuitas, modelos de órdenes del día, preguntas y rompehielos para mejorar la calidad de estas reuniones.

La clave del éxito de las reuniones individuales reside en adaptarlas a las necesidades de cada miembro del equipo. En lugar de basarte en plantillas rígidas e imprimibles, debes organizar las reuniones con flexibilidad para debatir los retos operativos y fortalecer las relaciones.

Tanto si se trata de priorizar, de dar feedback o de desarrollo personal –, los enfoques aquí presentados te ayudarán a mantener conversaciones enérgicas y productivas. Utiliza los consejos para eliminar bloqueos, generar confianza y aprovechar todo el potencial de tus empleados. Esto no sólo hará que tu equipo sea más eficiente, sino también más motivado y satisfecho.

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En el contexto de las reuniones individuales y sus plantillas, suelen surgir varias preguntas. Por eso he reunido para ti aquí algunas preguntas y respuestas típicas.

La frecuencia depende en gran medida de la dinámica del equipo y de las necesidades individuales de los empleados. Las reuniones semanales son ideales para los empleados nuevos o los miembros del equipo con poca experiencia, ya que suelen necesitar más orientación y retroalimentación. Para los empleados con experiencia que trabajan de forma independiente, es adecuado un ritmo de dos a seis semanas. En otras palabras, las reuniones individuales mensuales también son bastante habituales.

Ejemplo: Un directivo puede decidir mantener reuniones semanales individuales con una nueva compañera durante los tres primeros meses para asegurarse de que se adapta bien. Después, el ritmo se ajusta en función de sus progresos.

Una buena invitación debe ser clara y amistosa. Explica el propósito de la reunión y muestra que se trata de apoyo y cooperación. La siguiente plantilla puede servirte de ejemplo o muestra:

Plantilla de correo electrónico: “Hola [nombre], me gustaría establecer reuniones periódicas contigo para asegurarnos de que podemos hablar de tus problemas actuales, prioridades y oportunidades de desarrollo. ¿Estarías disponible el [fecha/hora]? Si la fecha no te viene bien, hazme 3 sugerencias alternativas”.

Consejo: Puedes obtener más información en el artículo de nuestro blog: 5 plantillas para invitaciones por correo electrónico a reuniones individuales .

En las conversaciones iniciales con los nuevos empleados, la atención debe centrarse en establecer una relación de confianza. Haz preguntas abiertas como

• “¿Cómo va tu incorporación hasta ahora?”
• “¿Hay algo en lo que puedas necesitar más apoyo?”
• “¿Qué objetivos te gustaría alcanzar en los próximos meses?”

Al mismo tiempo, puedes aportar información sobre la cultura corporativa y la dinámica del equipo. El objetivo es reducir la incertidumbre y hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos.

Consejo: Puedes encontrar aún más ideas en el artículo de nuestro blog: ¿Nuevo empleado? 5 consejos para la primera reunión individual .

El feedback constructivo debe ser específico, justo y orientado a la acción. Un método probado y sencillo es el método SBI (Situación, Comportamiento, Impacto):

• Situación: Describe la situación concreta.
• Comportamiento: Explica qué comportamiento has observado.
• Impacto: Muestra qué efecto ha tenido este comportamiento.
• Petición (Opcional): Nombra una petición que vaya con esto.

Ejemplo: “En la presentación de la semana pasada (Situación), explicaste los datos complejos de forma muy sencilla y clara por primera vez en forma de tabla (Comportamiento). Me alegró porque ayudó al cliente a comprender mejor nuestra solución y generó confianza (Impacto). Por favor, haz lo mismo la próxima vez”.

Consejo: Si necesitas más ejemplos y modelos o muestras, echa un vistazo a estos recursos: Revisión del rendimiento de los desarrolladores de software: 6 ejemplos de feedback y 50 frases y ejemplos de entrevistas de evaluación sobre comunicación .

Una estructura clara ayuda a mantener la evaluación del empleado en el buen camino. Ésta es una estructura típica:

1. Facturación: Empieza con una pregunta informal para aligerar el ambiente, por ejemplo “¿Cómo te va el día hasta ahora?”
2. Temas principales: Discute las prioridades actuales, los retos o los comentarios.
3. Futuro: Discute las oportunidades de desarrollo, los objetivos a largo plazo o los cambios en el equipo.
4. Conclusión: Resume los puntos más importantes y aclara los siguientes pasos.

Una buena preparación demuestra aprecio y garantiza una discusión productiva. Elabora un breve orden del día con los temas más importantes que quieras tratar y pide a tu empleado que los traiga consigo. Anota de antemano ejemplos de comentarios o preguntas sobre proyectos en curso.

Ejemplo: Verbalmente o por escrito a través del correo electrónico: “Hola Max, para nuestra reunión de mañana me gustaría hablar del estado de tu proyecto y de tu formación. Si tienes algún tema, por favor, tráelo”.

Crea un ambiente agradable en el que tu empleado se sienta cómodo. Escucha activamente, haz preguntas abiertas y evita la multitarea. Utiliza la entrevista de evaluación para resolver juntos los retos y asegúrate de que al final se definen claramente los siguientes pasos. Por supuesto, las plantillas imprimibles anteriores pueden ser útiles en este caso.

Ejemplo: Un directivo podría empezar la conversación así: “Hablemos brevemente de tu semana. ¿Hubo algún momento que fuera especialmente bien o en el que necesitaras apoyo?”.
Termina la conversación con: “¡Gracias por el diálogo abierto! Tomaré nota para compartirlo con el equipo de marketing. Volvamos a examinarlo la semana que viene”.