Reuniones de puesta al día 1:1 fijas: 1 guía, 3 plantillas y 30 preguntas

Imagina que tu coche muestra la señal de advertencia “Check Engine”. ¿Lo ignoraría y seguiría conduciendo? Probablemente no. Pero eso es exactamente lo que hacen muchos directivos cuando renuncian a ponerse al día con sus empleados. Sin estas conversaciones, el potencial no descubierto permanece oculto, los pequeños problemas crecen hasta convertirse en grandes crisis – y, en algún momento, el “coche” se para.

Muchos directivos actúan más bien como alarmas de incendio: Sólo reaccionan cuando hay un incendio. Pero el liderazgo de éxito se parece más a un termostato – que garantiza proactivamente la temperatura adecuada en el equipo. 

¿Recuerdas al último colega con el que “tenías muchas ganas de tomar un café”? ¿Y? ¿Ocurrió? Probablemente no. Las conversaciones espontáneas son agradables – pero el liderazgo sostenible requiere compromiso.

Lo que nos lleva al tema: Las reuniones periódicas de puesta al día entre directivos y empleados. Suelen ser semanales, quincenales, mensuales o incluso cada seis semanas.

Mi recomendación es que esto dependa del tamaño de su equipo. La cadencia también depende de la antigüedad de los miembros de tu equipo: los empleados veteranos tienden naturalmente a necesitar menos tutoría que los junior o incluso los nuevos. Ejemplo: Si tiene unos 10 miembros en su equipo, lo más apropiado sería celebrar reuniones quincenales de 30 minutos para ponerse al día.

Ya sea en una llamada de puesta al día presencial, a distancia, digital o virtual, las reuniones 1 a 1 ofrecen un espacio para la retroalimentación y, por tanto, para el desarrollo personal, algo esencial en el mundo laboral actual. Y en este artículo, te daré algunas buenas preguntas que puedes utilizar en tus llamadas de puesta al día semanales, quincenales, mensuales o semestrales para mantener buenas conversaciones.

En primer lugar: si aún no está seguro de cómo deben ser unas buenas reuniones de puesta al día o individuales entre supervisores y empleados, eche un vistazo a nuestra guía general: La guía con 6 consejos para tener éxito en las conversaciones cara a cara.

Esto también debería ayudarte a evitar una situación como la que se muestra en la imagen.

A continuación, me gustaría darte algunos consejos importantes sobre cómo organizar eficazmente una reunión periódica de puesta al día. 

He intentado darte algunos consejos para tu puesta al día semanal que pueden no ser del todo intuitivos a primera vista, pero que son tanto más eficaces por ello. Con estos consejos, podrás brillar en tu papel de jefe.

1. las reuniones no siempre tienen que tener lugar en un despacho

Paseos, visitas a cafés o llamadas a distancia con un ambiente deliberadamente relajado cambian la conversación.

• 🔹 Ventaja: Nuevo entorno = nuevas ideas. Algunos temas son más fáciles de tratar en movimiento que en un despacho estéril.

2. el “futuro check-in” – 5% revisión, 95% perspectivas

Evite convertir cada vez la reunión de puesta al día en un informe retrospectivo. En su lugar, puedes probar la siguiente lógica cada pocas reuniones:

• ✅ “¿Qué reto ves venir?”. (con visión de futuro, productivo)
• 🔹 Ventaja: Se anima a su subordinado directo a pensar de forma proactiva en lugar de reactiva.

3. no “actualización de estado” – sino “¿Qué puedo hacer por usted?”

Nunca lleve a cabo una puesta al día de forma que su subordinado directo sienta que tiene que “informar”.

• 🔹 En su lugar: “¿Qué puedo hacer para facilitarte el trabajo?”.
• 🔹 Ventaja: queda claro que el nombramiento no es un instrumento de control, sino de apoyo.

4. el método de la “agenda inversa” – El informe directo determina los temas

En lugar de controlar la reunión como directivo, ceda el control a su subordinado directo:

• 💡 “¿De qué quieres hablar TÚ hoy?”.
• 🔹 Ventaja: Tu empleado participará más activamente en lugar de limitarse a responder preguntas.
• 🔹 Consejo extra: Si la persona no está segura, ofrécele un “menú temático” con opciones 2–3.

5. los encuentros “sin trabajo”: hablar sin hablar de trabajo

Haz que una de cada cuatro o cinco sesiones de puesta al día sea una conversación no relacionada con el trabajo.
🚀 Posibles preguntas:

• ✅ “¿Qué te ha entusiasmado últimamente – profesional o personalmente?”.
• ✅ “¿Qué harías si tuvieras seis meses libres?”.
• 🔹 Ventaja: Genera confianza genuina y fomenta las relaciones a largo plazo.

A continuación encontrará más ideas al respecto.

6. el método de “una cosa” para obtener información específica

Al final de la reunión pregunta:

• 📝 “¿Qué es una cosa que podría hacer mejor como directivo?”.
• 🔹 Ventaja: Recibes información directa y práctica.

7. evitar el “atolladero de las reuniones de puesta al día”

No caigas en la rutina de hablar siempre sin provocar cambios.

• Solución: Definir juntos una acción específica al final de cada puesta al día.
• 🔹 Ejemplo: “Mi conclusión es que tenemos que comunicar los objetivos del proyecto con más claridad – Lo abordaré en la próxima reunión del equipo.”

8. que sea asíncrono – Las puestas al día no siempre tienen que ser en directo

No siempre es necesario reunirse para ponerse al día. A veces basta con un breve intercambio escrito por chat o mensaje de voz.

• 🔹 Ventaja: Ahorra tiempo y garantiza que las reuniones se utilicen realmente para debates en profundidad.

9. la pregunta “futuro yo” para el desarrollo a largo plazo

Haz esta pregunta una vez al trimestre:

• ⏳ “Si dentro de un año tu yo del futuro mirara hacia atrás y viera el día de hoy – ¿de qué te sentirías orgulloso si lo hubieras conseguido?”.
• 🔹 Ventaja: Ayuda al subordinado directo a formular con mayor claridad los objetivos a largo plazo.

Por si te impacientas: Aquí encontrarás un ejemplo de agenda para reuniones individuales, que explico en un breve vídeo con 5 consejos extra que deberían ayudarte de inmediato:

Play

Así pues, estos consejos deberían proporcionarle buenas pautas para sus reuniones semanales o periódicas de puesta al día como jefe.

Ahora te daré una plantilla de agenda y preguntas que son de naturaleza más general. Después también vendrán algunas propuestas de agenda más creativas, y por lo tanto muy efectivas, para tu puesta al día quincenal; mantente atento.

El hecho de que hayas hecho clic en este artículo me indica que estás interesado en una plantilla de agenda para reuniones periódicas de puesta al día.

Por eso encontrará aquí una plantilla de documento que debería ser un buen acompañamiento para una entrevista clásica de evaluación semanal.

Modelo de orden del día: Reunión semanal de puesta al día

Por cierto, puedes guardar la plantilla como un documento Doc debajo de la plantilla real, pero también alternativamente como un documento PDF o Word. Simplemente haz clic en el botón “Plus”.

Por si no lo ha visto: También puedes abrir, editar, descargar e imprimir esta plantilla de agenda en otros formatos (como PDF o Word) en los toggles de arriba. Las plantillas descargables están en inglés, por cierto, como ya habrás visto. Puedes copiar el texto de arriba o utilizar la herramienta Deepl como traductor si quieres la plantilla de agenda de Catch Up en otro idioma (por ejemplo, español, neerlandés, portugués, francés, finés, italiano o sueco).

Antes de pasar a la plantilla para las reuniones quincenales individuales: En el siguiente vídeo explico la plantilla (en este caso en formato Word) incluyendo algunas preguntas alternativas que no se mencionan en este texto:

Play

Modelo de orden del día: reunión quincenal de puesta al día

Como plantilla de agenda gratuita para tu reunión de puesta al día quincenal con los empleados, el siguiente formulario es adecuado. Como he dicho, también se puede imprimir. Cabe decir que, por supuesto, puedes y debes enriquecer la plantilla con tus propias ideas, actividades y formatos, dependiendo de si realizas la reunión de forma remota o virtual, o in situ. Los ejemplos individuales o la agenda gratuita son, con suerte, un buen modelo para tu conversación con tus empleados como líder.

Por si no lo ha visto: También puedes abrir, editar, descargar e imprimir esta plantilla de agenda en otros formatos (como PDF o Word) en los toggles de arriba. Por cierto, las plantillas descargables están en inglés, como ya habrá visto. Puede copiar el texto de arriba o utilizar la herramienta Deepl como traductor si desea la plantilla de Agenda de Puesta al Día en otro idioma (por ejemplo, español, neerlandés, portugués, francés, finés, italiano o sueco).

Modelo de orden del día: Reunión mensual de puesta al día

El siguiente formulario es adecuado como plantilla gratuita para su reunión mensual de puesta al día sobre la situación de los empleados.

Como puede ver, el objetivo de estas reuniones periódicas de puesta al día con los empleados es, sobre todo, distanciarse. Esto suele ser muy difícil en la vida cotidiana, por lo que es necesario dedicar un bloque de tiempo.

Por cierto, no se deje engañar por el modelo de agenda: Básicamente, su objetivo debe ser que su Informe Directo intrínsecamente motivado cubra por sí mismo tantos temas como sea posible.

Pasemos ahora a algunas preguntas que también le ayudarán en sus reuniones de puesta al día semanales, quincenales, mensuales y semestrales.

Las siguientes preguntas pueden utilizarse de forma flexible en comparación con el modelo de orden del día anterior, por lo que le recomiendo que se lleve algunas preguntas interesantes para su reunión individual.

Las he dividido en preguntas generales y otras un poco más creativas.

Como ya he dicho, las preguntas anteriores son de carácter más general, por lo que me gustaría ofrecerle aquí algunos ejemplos más. Estos se centran sobre todo en conversaciones de puesta al día en las que se quiere ampliar más.

Además de los modelos de orden del día y las preguntas, hay por supuesto otros temas sobre los que puede reflexionar en su entrevista de evaluación como supervisor.

Tras hablar con unos 100 directivos en los últimos meses, he observado un patrón. 

Muchos supervisores incorporan de vez en cuando pequeñas encuestas en sus reuniones de puesta al día. Esto significa que simplemente repasan algunas preguntas de forma relajada y preguntan al empleado a) si está de acuerdo con una afirmación (por ejemplo, del 1 al 7) y luego b) por qué ha respondido así.

Esperan lo siguiente de estas microencuestas de captación:

• Más variedad y compromiso en el diálogo de “Póngase al día
• Adoptar nuevas perspectivas
• Mensurabilidad de KPI (blandos) como la satisfacción a lo largo del tiempo.

Y, por supuesto, también puede utilizar esta idea para su reunión de puesta al día con su subordinado directo. He reunido aquí cinco afirmaciones que se centran en reflejar condiciones previas importantes para todo empleado de éxito.

También puedes descargar esta plantilla de agenda como un documento de Word, pero aún mejor es lo siguiente: En nuestro software para reuniones de seguimiento tenemos una herramienta integrada que hace visibles los resultados a lo largo del tiempo como una métrica y te da consejos con un asistente de IA - échale un vistazo sin necesidad de registrarte a través del botón de abajo.

Como puede ver, las afirmaciones abordan aspectos clave de un empleado satisfecho. 

Otro requisito para tener empleados sanos y productivos es, por supuesto, un buen jefe. Sí, me refiero a usted. 

Y, por supuesto, también hay afirmaciones que puede utilizar en su reunión de puesta al día. En concreto, aquí tienes 4 anclas de comportamiento.

Como supervisor o jefe de equipo, ahora debería tener una buena base para la conversación de puesta al día con su subordinado directo.

Y, ¿apenas puedes esperar para hacer estas preguntas? Muy bien, eso me hace feliz. 

Si desea más información creativa, le recomiendo nuestro artículo correspondiente: 129 Preguntas ingeniosas para reuniones individuales (de un psicólogo) .

Probablemente ya lo haya adivinado. Por supuesto, hay muchas más plantillas de agenda para reuniones periódicas de puesta al día que necesitarás tarde o temprano. 

Por ejemplo, hablo de plantillas para su reunión individual sobre el salario, su conversación con un empleado difícil o con un empleado completamente nuevo.

Disponemos de plantillas adicionales para todos estos casos de uso, que puede encontrar en este artículo: Reuniones 1:1: 15 plantillas probadas para editar (gratis)

No importa si tus reuniones de seguimiento se realizan semanalmente o con menos frecuencia, no debes olvidar una cosa: hay innumerables preguntas que puedes hacer, pero lo más importante es que adaptes la conversación individualmente a tu empleado. 

Nuestro AI Meeting Assistant para reuniones individuales también puede ayudarle en este sentido. Si quieres saber más sobre él, echa un vistazo a nuestro sitio web: El mejor software para reuniones 1 a 1 .

Breve resumen: FAQ

¿Cuál es la definición de reunión de puesta al día?

Una reunión de puesta al día es una conversación periódica e informal entre un directivo y un empleado. Sirve para hablar de temas de actualidad, retos y avances – sin un orden del día estricto ni presiones formales.

¿Con qué frecuencia deben celebrarse las reuniones de puesta al día? (cadencia)

La cadencia depende de la función y del equipo:

• – semanal para equipos que se mueven con rapidez o que trabajan en proyectos intensivos
• Quincenal – para un buen equilibrio entre estructura y flexibilidad
• ✅ – mensual para la planificación a largo plazo y el intercambio estratégico

Ejemplo: un jefe de equipo de un equipo de software ágil podría organizar reuniones de puesta al día semanales, mientras que un responsable del área estratégica recurre a reuniones mensuales.

¿Cuál es la diferencia entre una reunión de puesta al día y una actualización de estado?

Una actualización de la situación gira en torno a informes de progreso y cifras clave, mientras que una reunión de puesta al día es más personal y abarca temas como la motivación, los retos y los comentarios. Se trata de entender al empleado en su conjunto, no solo sus tareas pendientes.

¿Qué preguntas debe hacer un directivo en una reunión de puesta al día?

Hay muchos ejemplos arriba, aquí está la forma corta:

• “¿Qué va realmente bien ahora mismo?”
• “¿Qué obstáculos se interponen en tu camino?”.
• “¿Hay algo que te esté frustrando en este momento?”
• “¿Qué puedo hacer para apoyarte mejor?”.

¿Son realmente útiles las reuniones de puesta al día?

Sí, las puestas al día periódicas fomentan la confianza, la transparencia y la productividad. Los estudios demuestran que los empleados que se sienten escuchados están más comprometidos y satisfechos.

¿Qué debo decir como empleado en una reunión de puesta al día?

Aproveche la oportunidad para hablar de éxitos, retos y oportunidades de desarrollo. Sé sincero, pero orientado a la búsqueda de soluciones.

Ejemplo:

• ❌ “Estoy abrumado”. (Problema sin contexto)
• ✅ “Me doy cuenta de que tengo muchas tareas paralelas. Podemos afinar las prioridades?”. (Constructivo)

¿Cómo hacer más interesantes las reuniones de puesta al día?

• Comience con una pregunta inesperada (por ejemplo, “¿Qué le ha sorprendido recientemente?”)
• Variar el entorno (paseo, café, facturación a distancia)
• Reuniones breves (15–30 minutos para mantener la atención)

¿Qué hacer cuando las reuniones para ponerse al día se convierten en una pérdida de tiempo?

• Establezca límites de tiempo claros (por ejemplo, un máximo de 25 minutos)
• Definir un objetivo por reunión (en lugar de hablar de todo)
• Desconectar: Algunas actualizaciones también pueden hacerse de forma asíncrona a través del chat o el correo electrónico

Las reuniones periódicas para ponerse al día no son un fin en sí mismas – son una herramienta para mejorar la colaboración y el liderazgo. Utilícelas con inteligencia.