10 consejos para retrospectivas en equipos o grupos grandes

Ya puede ser un reto facilitar retrospectivas en un equipo o grupo pequeño. O con muy poco tiempo . Pero, ¿qué pasa con las retrospectivas en equipos grandes? Suelen ser mucho más exigentes. 

Antes de desarrollar nuestra herramienta para retrospectivas, reunimos diversas experiencias con grupos más grandes; a menudo teníamos el requisito por parte del cliente de que un área completa (no pocas veces más de 15 personas) participara en una retro.

Por tanto, me gustaría compartir en un primer paso los retos que han surgido en nuestra experiencia en estos equipos o grupos más grandes.

Retos de las retrospectivas en equipos o grupos grandes

1. Ambiente de debate

Con un gran número de participantes, éstos suelen conocerse sólo ligeramente en la vida cotidiana. Mientras que los equipos pequeños suelen poder contar con un ambiente de debate abierto y de confianza, esto suele ser más difícil con los equipos grandes. Aunque precisamente esta atmósfera de confianza es uno de los factores más importantes para el éxito de los equipos: La seguridad psicológica del equipo .

2. Compromiso y distribución de la conversación

Al mismo tiempo, es más fácil que cada individuo de esta constelación se retire de los debates. Como moderador, tienes que tener mucho más cuidado de que todos los participantes se comprometan, de que puedan contribuir y de que la distribución del debate sea razonablemente equilibrada.

3. Gestión del tiempo

Cuantos más miembros haya en el equipo, más temas se podrán poner sobre la mesa. Por lo tanto, la distribución del tiempo es esencial para poder dar cabida a todos los temas adecuadamente.

Ocasiones de retrospectivas en grandes equipos o grupos

Sin embargo, a veces no tienes elección y tienes que enfrentarte a estos retos. En la práctica, solemos ver las siguientes ocasiones de retrospectivas en equipos grandes:

• Un equipo grande simplemente no se divide en otros grupos subdivididos a largo plazo. Según la Guía Scrum, un equipo con 9 o más miembros se consideraría “demasiado grande”.
• Un área formada por varios equipos pequeños que también quieren llevar a cabo una retro conjunta. Esto se denomina “Retrospectiva general” o “Retro de Retros”.

Los siguientes consejos son útiles para ambos casos. 

Consejos para retrospectivas en equipos o grupos grandes

¡Aquí tienes nuestros consejos para las retrospectivas en equipos grandes!

Consejo 1: Cuestiona el círculo de participantes en la retrospectiva

Una retrospectiva en un gran círculo debería cuestionarse sin duda. ¿Son realmente inmutables las condiciones marco? ¿No hay ninguna alternativa sensata?

En el caso de equipos o grupos grandes, la primera pregunta sería si no se puede dividir el equipo temáticamente. Aunque no somos partidarios de interpretar todo estrictamente según el libro (o, en este caso, la Guía Scrum), la limitación a 9 miembros del equipo no es casualidad: hasta este tamaño, una retrospectiva productiva puede tener lugar sin restricciones. Así que, sobre todo si se supera con creces esta cifra, hay que cuestionar la composición del equipo.

En las “Retros Generales” con varios equipos, un “truco” muy utilizado es que cada equipo sólo envía representantes del mismo a la gran ronda. De este modo, la gran ronda puede mantenerse manejable, al menos en cuanto al número de participantes. El nombramiento de representantes de los equipos para las “Retros generales” también se denomina “Scrum de Scrums” en otro marco, concretamente aquí: Marco LesS.

Consejo 2: Observa una relación de confianza

• Aunque el equipo sea muy grande, el contenido (salvo las medidas) sigue siendo confidencial. → Esto debe señalarse en la moderación.
• Utilizar un breve check-in para crear un ambiente informal -  incluso con poco tiempo . 

Consejo 3: Ten en cuenta el tamaño del equipo en el calendario

Cuanto mayor sea el equipo, más temas y más prolongados serán los debates.

Así, mientras que un equipo pequeño puede estar acostumbrado a poder completar una retrospectiva en una hora, esto no será posible con grupos más grandes de participantes.

El periodo de tiempo necesario depende en gran medida del formato y el método elegidos para la retrospectiva. Según nuestra experiencia, los plazos son los siguientes:

Plazos habituales para las retrospectivas en función del tamaño del equipo

• 5 o menos participantes → 45 - 90 minutos
• 6 a 10 participantes → 60 - 120 minutos
• 10 a 20 o más participantes → 90 - 180 minutos

Experimentad vosotros mismos con el Timeboxing para haceros una idea. Pero, sobre todo al principio, tomad más tiempo que menos y luego mirad qué pasos se pueden optimizar, ¡para lo cual quizás os sean útiles los siguientes consejos!

Consejo 4: Paralelización en la recopilación de temas e ideas

Pueden utilizarse formatos o métodos como “1-2-4-Todos” para paralelizar el proceso de búsqueda de temas e ideas. ¿Cómo funciona?

Cada uno reflexiona individualmente sobre un tema o una pregunta, por ejemplo durante 2 minutos (1). A continuación, cada participante busca un compañero para intercambiar las ideas recogidas (2), antes de reunirse en grupos de cuatro (4) y, finalmente, presentar las ideas recogidas de forma priorizada en el grupo (All). 

Puedes encontrar instrucciones más detalladas para 1-2-4-Todos en esta página: Estructuras liberadoras.

Consejo 5: Haz retrospectivas de health check

La llamada retrospectiva del chequeo médico también puede ser una retrospectiva variada, emocionante y valiosa en grupos grandes. En él, la calidad del sprint se evalúa cuantitativamente en lugar de cualitativamente.

 

Es decir, el procedimiento es el siguiente

1. Se presentan declaraciones concretas.
2. Cada miembro del equipo evalúa las afirmaciones de forma breve y concisa, anónimamente en una escala de encuesta: ¿cuánto estás de acuerdo, del 1 al 7?
3. Opcional: Se discuten los resultados. Se recogen ejemplos positivos y negativos que podrían explicar los resultados. Esta parte puede llevar un tiempo relativamente largo.
4. Ahora tiene lugar una priorización directa, en la que cada miembro del equipo vota de forma anónima sobre cuáles de las afirmaciones tienen mayor necesidad de acción (leer más: La mejor herramienta gratuita para retrospectivas anónimas ).
5. Sólo se registrará como acción la declaración con más votos.

La ventaja de esta metodología es que no todo el mundo tiene que decir algo. En su lugar, obtienes una idea del gran grupo mediante unos pocos clics (tanto en la evaluación, paso 2, como en la priorización, paso 4).

 

Lo único importante aquí es que las declaraciones que evalúe el equipo estén bien elegidas. Aquí tienes dos consejos:
En primer lugar, no dudes en echar un vistazo a nuestro kit de construcción gratuito, que puede servirte de inspiración: Kit de Team Health Check .

 

En segundo lugar, también puedes realizar varios retros de comprobación de salud directamente con nuestra herramienta retro Echometer: Lista de métodos Retro del chequeo médico . Aquí, por ejemplo, hay una retro de Health Check sobre el tema del espíritu de equipo: pruébala:

Nota: Este formato solicita la concordancia con los elementos de Health Check en una escala.

• Agradecimiento: Valoramos los logros y aportes de nuestros colegas.
• Espíritu de equipo: Hay un ambiente de trabajo de confianza en nuestro equipo.
• Transparencia: Todos en mi equipo saben quién está trabajando en qué.
• Recuperación y descansos: tengo suficiente espacio para los descansos en los que puedo extraer nuevas energías.
• Cultura de reuniones: Nuestras reuniones están bien estructuradas y aún dejan espacio para la creatividad y la innovación.
• Apoyo: En mi equipo, cada miembro del equipo transmite su conocimiento y experiencia individual.

Consejo 6: Prueba Echometer

Un gran apoyo para realizar retros en grandes grupos son unas buenas herramientas retro (consulta nuestra lista): 14 Herramientas Retro en comparación ). Pueden quitarte mucho trabajo de encima, incluyendo la recopilación de feedback antes de la retro y la priorización de medidas.

En particular, me gustaría mencionar una herramienta que yo mismo ayudé a desarrollar: Echometer. Combina los conocimientos de la psicología con las mejores prácticas ágiles para sacar el máximo partido de los Chequeos de Salud de Equipo y Retros para el desarrollo de equipos. 

Te damos indicaciones concretas en la herramienta sobre cómo derivar buenas medidas, y se puede utilizar tanto online de forma remota como offline.

Por cierto, puedes hacer una retro en un equipo grande con nuestra herramienta sin que tú o tu equipo tengáis que iniciar sesión.

Con este botón puedes abrir directamente la herramienta, elegir tu método retro e invitar a un equipo mediante un enlace ( Más de 30 métodos retrospectivos posibles ):

Cuando llegues al final de la retro, puedes crear opcionalmente una cuenta gratuita para guardar tus resultados.

Si quieres saber más de antemano o empezar directamente una prueba de verdad - más información / empieza aquí gratis.

Consejo 7: Utiliza sesiones de grupo

Así que ahora los temas ya están reunidos y priorizados a grandes rasgos, a pesar del gran equipo o grupo. A continuación, los temas deben analizarse en detalle para poder deducir con qué pequeños Action Items se podría lograr una mejora. 

Aquí es donde la cosa se pone especialmente delicada. Cuanto mayor sea el grupo de participantes, más probable es que los temas debatidos no sean relevantes para todos. En consecuencia, sólo una parte de los miembros del equipo puede contribuir a un tema. 

Por lo tanto, la discusión de ciertos temas que no afectan por igual a todos los miembros del equipo debe externalizarse o paralelizarse sistemáticamente.

Hemos tenido muy buenas experiencias utilizando sesiones de trabajo: Se fijan los temas y se deja que pequeños grupos autoorganizados trabajen en ellos. Cada participante puede unirse libremente a un grupo y volver a abandonarlo, igual que aquí: Formato Espacio Abierto.

De este modo, todo el mundo tiene la oportunidad de participar en los debates en los que puede contribuir activamente. Cuando se presentan los resultados de las sesiones de trabajo, en el mejor de los casos surge una medida tangible que puede aplicarse directamente en el siguiente sprint. Si las medidas propuestas parecen plausibles y dignas de ser aplicadas por todo el grupo de participantes, se considera que las medidas han sido decididas. 

Sin embargo, también puede ser que el pequeño grupo aún no haya sido capaz de llegar a una propuesta final de acción. En estos casos, puede decidirse continuar la sesión de trabajo fuera de la retrospectiva, si los participantes lo consideran útil.

Cuidado con las medidas “a medias”

No hay nada más molesto que una medida a medio pensar que se creó bajo presión y de la que luego nadie quiere ocuparse. Por eso, según nuestra experiencia, es muy importante señalar en la moderación de tu gran equipo o grupo que la decisión de celebrar otra sesión de trabajo fuera de la retrospectiva puede ser una medida legítima para arrojar más luz sobre el tema si aún no se ha podido analizar de forma concluyente en el plazo de la retro.

Consejo 8: Recoge opiniones por adelantado

La recogida de opiniones, es decir, la fase de “recopilación de datos”, puede ocupar un tiempo valioso en la retrospectiva, que en realidad se podría externalizar de antemano solicitando opiniones en el período previo a la retrospectiva.

Para estructurar de antemano esta solicitud de feedback, suele ser buena idea combinar preguntas cerradas con preguntas abiertas. De este modo, recibes un feedback cuantitativo sobre aspectos concretos y, como miembro del equipo, sigues teniendo la oportunidad de aportar abiertamente tus propios temas a través de las preguntas abiertas. Spotify, como pionero, también utiliza preguntas cerradas específicas, a cuyos resultados han dado el siguiente nombre: Chequeo de la Escuadra.

Por cierto, hemos desarrollado una herramienta que puede ayudarte en tu retrospectiva en equipos grandes. Puedes encontrar más información al respecto directamente a continuación.

Los retros en grupos pequeños son la mejor solución

Nuestro estudio con más de 30.000 retrospectivas muestra claramente que, en general, se obtienen mejores resultados / los participantes están más satisfechos con el formato cuando el grupo es más reducido:

 

Ver estudio sobre 30.000 retrospectivas

 

Conclusión

Probablemente habrás deducido que no recomendamos las retrospectivas con un número demasiado elevado de participantes por las razones explicadas al principio. El reto: Para acoger la Retro .

Al mismo tiempo, esperamos que con los consejos sobre la paralelización, etc., podáis sacar el máximo partido a las grandes retrospectivas. Porque, sobre todo si como equipo grande te has acostumbrado a la constelación de la retro, con el tiempo puede ser cada vez más fácil y el formato -a pesar de los obstáculos- convertirse en un éxito.

Por cierto: si sigues buscando variedad en tus retros en general, también puedes echar un vistazo a este artículo: 3 Métodos retro con efecto sorpresa .

Si quieres preguntas más variadas para tus retrospectivas, consulta nuestro post: 54 nuevos métodos retrospectivos para principiantes y profesionales (con, entre otros, el Mario Kart Retro, el Marathon Retro y el Elon Musk Retro).

Por cierto, uno de los mejores métodos para desarrollar de forma sostenible la mentalidad ágil de los miembros del equipo es la implementación de un Health Check ágil. Nuestro kit de Health Check de equipo gratuito puede ayudarte a hacer las preguntas correctas: simplemente haz clic: Kit de chequeo médico del equipo.

Si todavía estás buscando una tabla retro adecuada (con más de 60 métodos retro), nuestro artículo puede ayudarte con el tema: Las mejores tablas retro en comparación.