Lista de control para jefes de equipo: 10 tareas clave

Como jefe de equipo, asumes mucha responsabilidad por tus empleados y tu equipo. Esta lista de comprobación para jefes de equipo te facilitará tener una visión de conjunto y asegurarte de que nada falle.

Nuestra plantilla es adecuada tanto como referencia para veteranos como para nuevos jefes de equipo. En particular, los jefes de equipo que son nuevos en su equipo pueden utilizar la lista como base para causar una gran primera impresión en el equipo, independientemente de si trabajas con Scrum, Agile o Waterfall.

Por cierto, si te interesa, también puedes descargarte la lista de comprobación como gestor en PDF gratuito a continuación. ¡Empecemos!

Lista de control para jefes de equipo #1: El objetivo común del equipo

Si varias personas sólo trabajan en paralelo, pero no tienen un objetivo común, se habla de un grupo de trabajo, no de un equipo. Un grupo de trabajo sólo se convierte en un equipo cuando también trabajan para alcanzar un objetivo común.

Tu tarea como jefe de equipo es comprender lo antes posible el objetivo del equipo en el contexto general de la empresa. A continuación, debes asegurarte de que todos los informes directos comprenden el objetivo actual y de que existe consenso en el equipo. Si no es así, también puede ser útil cuestionar el objetivo.

Según el contexto, el objetivo del equipo puede ser un objetivo específico del proyecto o estar relacionado con determinadas cifras clave (por ejemplo, nuevos clientes o satisfacción del cliente) que son importantes para la empresa. 

Una vez que hayas tachado esto de tu lista de control, pasamos al segundo punto, que está estrechamente relacionado con él.

Lista de comprobación para jefes de equipo #2: Establecer relaciones - Reuniones individuales

Mediante reuniones individuales periódicas, fortaleces tu relación personal con todos los miembros del equipo y creas un espacio para la retroalimentación bidireccional. No importa si se celebran digital o virtualmente a distancia o in situ en persona

Sobre todo al principio, las reuniones individuales valen su peso en oro para conocerse, generar confianza y crear las expectativas adecuadas. Las reuniones individuales también ayudan a hacer realidad el objetivo del equipo y muchos otros puntos de esta lista de control, por ejemplo.

Para los nuevos subordinados directos, o si eres nuevo en el equipo como jefe de equipo, al principio debes establecer una frecuencia semanal o quincenal. Más adelante, o con empleados experimentados, la frecuencia quincenal o mensual suele ser suficiente para las reuniones individuales. Aquí tienes 5 consejos para el primer cara a cara con los nuevos empleados y Aquí tienes 6 consejos generales para tener éxito en las conversaciones 1 a 1 .

Nuestra herramienta Echometer también ayuda a mantener conversaciones 1 a 1 productivas. Aquí tienes una plantilla de ejemplo que los directivos pueden utilizar para desarrollar a sus empleados de forma específica. Tenemos muchas más plantillas de base psicológica en nuestra herramienta:

Lista de control para jefes de equipo #3: Delegar responsabilidades

El papel de jefe de equipo puede llegar a ser abrumador, sobre todo si intentas hacerlo todo tú solo. Pero ése no es el propósito del papel. Como jefe de equipo, tienes que aprender a delegar responsabilidades.

Capacita a tu equipo para que pueda tomar el mayor número de decisiones posible por sí mismo. Da a los miembros del equipo la confianza para asumir ciertas responsabilidades y deja claro que tu objetivo es construir un equipo autoorganizado, no uno que dependa al máximo de ti como jefe de equipo.

También aquí es importante celebrar reuniones individuales para entender cómo están distribuidas las funciones en el equipo y qué miembros del equipo tienen ya experiencia en qué áreas. A partir de ahí, se pueden asignar responsabilidades a los miembros del equipo de forma experimental, sobre todo al principio, mientras aún te estás familiarizando. ¿Quizás estos miembros del equipo puedan incluso asumir las tareas de forma permanente para que tú puedas centrarte en temas estratégicos? 

Lista de control para jefes de equipo #4: Obtener activamente opiniones

Por supuesto, no todo funcionará siempre a la perfección en el equipo. Muéstrate abierto a que los Informes Directos te den su opinión o simplemente compartan su opinión.

Algunos miembros del equipo estarán más dispuestos a hablar de ello. Para otros, necesitas crear el espacio para las opiniones y pedirlas activamente. Utiliza tus reuniones 1 a 1 para pedir activamente opiniones y la perspectiva del empleado una y otra vez.

Por cierto, la retroalimentación no consiste en estar de acuerdo con todos los comentarios e intentar ponerlos en práctica uno a uno. Se trata más bien de demostrar a los empleados que te interesa su opinión y que les escuchas. Si estás de acuerdo con el feedback como jefe de equipo y cómo lo gestionas es otra cuestión. 

Tu objetivo más importante como nuevo líder al principio es entender cómo los miembros del equipo perciben tus iniciativas como líder -en comparación con el statu quo anterior a ti- para practicar también aquí la gestión activa de las expectativas. 

Lista de control para jefes de equipo #5: Crear expectativas claras sobre las funciones

¿Cada Informe Directo sabe lo que se espera de él o ella?

Sólo quien conoce y comprende las expectativas de su propio papel puede cumplirlas. Por tanto, crear expectativas claras sobre las funciones es siempre uno de los primeros pasos como jefe de equipo. Por supuesto, esto también incluye comunicar claramente las exigencias que planteas al rendimiento de tus empleados.

Utiliza tus reuniones individuales para explicar individualmente a los empleados las expectativas de su función, aclarar dudas y proporcionarles información periódica sobre el grado de cumplimiento.

Lista de control para jefes de equipo #6: Reflexionar sobre los procesos en las retrospectivas de equipo

Las retrospectivas de equipo son un formato de reunión de equipo en el que el equipo se reúne en conjunto durante 30 a 90 minutos para reflexionar sobre la colaboración reciente y derivar medidas de mejora. Se han hecho más conocidas a través del marco Scrum.

Las retrospectivas de equipo desempeñan un papel clave en el fortalecimiento de la cultura de equipo y en la creación de una cultura de retroalimentación abierta. En particular, como nuevo directivo, pueden ser una herramienta fantástica para iniciar cambios ascendentes en el equipo de forma constructiva y positiva. Puedes encontrar más información sobre las retrospectivas ágiles aquí .

Recomiendo realizar retros cada dos a cuatro semanas como máximo para convertir en hábito el principio de mejora continua. 

Lista de control para jefes de equipo #7: Promover una cultura del error

Habla tú mismo de tus errores Anima a los miembros del equipo a hablar también de sus errores. Quizá quieras hablar primero de los errores en el espacio seguro de una reunión individual, antes de comunicarlos posiblemente al equipo. 

Si la cultura del error en el equipo está lo suficientemente desarrollada, se convierte en una práctica aprender de los errores del pasado en el equipo, por ejemplo, en las retrospectivas del equipo. Asegúrate siempre de que nunca se trate de señalar al culpable, sino de celebrar que asuman sus errores y aprendan de ellos.

¿Por qué es tan poderosa una buena cultura del error? Es un indicador de lo sano que está tu equipo y de lo seguro que se siente. En pocas palabras: sólo cuando tu equipo esté sano expresará libremente sus ideas. Sólo entonces podrá convertirse en un verdadero equipo de alto rendimiento.

Lista de control para jefes de equipo #8: Diseñar activamente rutinas de equipo

¿Qué rutinas son realmente necesarias en el equipo? ¿Qué reuniones de equipo aportan actualmente poco valor (aunque sólo sea a nivel individual)? 

Como jefe de equipo, eres el principal responsable de que tu equipo tenga rutinas y reuniones eficaces.

Consejo: Utiliza las retrospectivas de tu equipo para cuestionar sus rutinas y formatos de reunión. Esto permite a tu equipo asumir la responsabilidad de ayudar a dar forma a sus propias rutinas y formatos. Puedes saber más sobre las 5 fases de un taller de retrospectiva aquí.

Una medida extrema podría ser incluso cancelar todas las reuniones durante 1 ó 2 semanas y echar un vistazo: ¿Qué reuniones necesitamos realmente? Sí, ya lo hemos probado con éxito internamente 🙂 .

Lista de control para jefes de equipo #9: Abordar los conflictos y eliminar los obstáculos

Si tú, como jefe de equipo, no tienes el valor de abordar un conflicto abiertamente, es probable que nadie lo haga. El conflicto minará la moral del equipo y, en el peor de los casos, perderás a miembros importantes del equipo debido a la frustración.

Como jefe de equipo, debes ser capaz de abordar abiertamente todos los conflictos, incluso y especialmente cuando te afecten a ti mismo. Tu objetivo es crear un entorno de trabajo en el que los subordinados directos puedan mostrar su mejor rendimiento. Sin embargo, esto no es posible si los conflictos nublan la atención de todos.

Por cierto, esto es especialmente cierto en los equipos virtuales o remotos: aquí en particular, los conflictos tácitos tienen el potencial de contribuir a la frustración y limitar la productividad y la satisfacción. Si quieres algunos consejos específicos sobre el liderazgo en la oficina en casa, echa un vistazo aquí: 5 consejos para el liderazgo virtual a distancia .

Lista de control para jefes de equipo #10: Celebrar los éxitos del equipo y destacar las contribuciones individuales

Hitos dignos y objetivos alcanzados junto con el equipo. Ahora más que nunca, los empleados buscan la realización en su trabajo y la sensación de haber creado algo significativo. Como jefe de equipo, contribuyes a ello celebrando los éxitos.

Céntrate principalmente en el rendimiento del equipo, pero también haz hincapié en los individuos si han contribuido especialmente al resultado. No debe producirse un “efecto free-rider”, en el que unas pocas personas realizan un esfuerzo desproporcionado para el equipo, pero al final todos se llevan el mismo mérito. 

Elogia los esfuerzos especiales de los individuos delante de todo el equipo para que todos vean y entiendan lo que valoras como líder de equipo (de forma sana y justa, por supuesto). Esto sirve para reconocer los logros individuales, evita que los que más rinden se sientan poco apreciados y anima a los demás miembros del equipo a querer optar también a los elogios en el futuro. En caso de duda, el feedback debe comunicarse primero en un diálogo individual. Aquí tienes más información sobre cómo dar una respuesta eficaz .

Lista de control para jefes de equipo #11: Autogestión

Como líder de un equipo, es importante planificar tu propio tiempo de forma eficaz, estableciendo prioridades y creando franjas horarias fijas para las tareas de liderazgo, el pensamiento estratégico y la reflexión personal. 

Asegúrate de mantener bajo control tus niveles de estrés mediante técnicas como las pausas regulares, la atención plena o el ejercicio, para seguir siendo productivo a largo plazo. En el mejor de los casos, busca apoyo activamente, ya sea dialogando con otros jefes de equipo, obteniendo feedback o trabajando con un mentor para desarrollarte continuamente.

Así pues, esperamos que nuestra lista de control para directivos te haya dado una buena idea de lo que debes tener en cuenta como jefe de equipo. Si te interesa, puedes descargarla gratuitamente en formato PDF desde el siguiente enlace.

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Conclusión: La lista de control de los 10 mejores líderes de equipo

Por supuesto, hay innumerables cosas más que podrías o deberías hacer como jefe de equipo. Pero si pones en práctica concienzudamente las 10 principales de esta lista de control, probablemente ya seas uno de los mejores jefes de equipo ágiles de tu empresa.

Si aún no estás seguro, la herramienta de software digital en línea Echometer puede ayudarte a introducir las rutinas de liderazgo más importantes, como las retrospectivas ágiles y las reuniones 1 a 1 con tus empleados. Puedes obtener más información sobre la aplicación Echometer aquí.

Si te interesa, también puedes jugar con una de nuestras plantillas para reuniones individuales aquí y probarla pronto gratis con uno de los miembros de tu equipo: