Acuerdos de trabajo: 10 ejemplos, muestras y plantillas

La colaboración eficaz en los equipos es crucial para el éxito, especialmente en el contexto de métodos ágiles como Scrum. Los Acuerdos de Trabajo desempeñan un papel crucial en la creación de un marco claro para la colaboración. Y, por supuesto, los acuerdos de trabajo modelo pueden ayudar a tener buenas ideas.

En este artículo, he examinado más de cerca la importancia de los acuerdos de trabajo en los equipos ágiles y remotos, y también he evaluado cómo las revisiones y ajustes periódicos ayudan a mejorar continuamente un entorno de equipo dinámico y productivo. Empecemos con una explicación introductoria de los acuerdos de trabajo.

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Las “Working Agreements” (Acuerdos de Trabajo) se refieren a acuerdos o reglas que se establecen dentro de un equipo o una organización para mejorar la colaboración y fomentar un entorno de trabajo positivo. Estos acuerdos sirven como guía para el comportamiento de los miembros del equipo y pueden ayudar a minimizar los malentendidos, aumentar la productividad y reducir los conflictos.

Normalmente, los acuerdos de trabajo se redactan al inicio de un proyecto o colaboración y son aceptados por todos los miembros del equipo. Estos acuerdos pueden abarcar diversos aspectos, como

1. Comunicación: Definición de canales, tiempos y estilos de comunicación para promover una comunicación eficaz y transparente.

2. Horario de trabajo: Aclaración de las horas de trabajo, descansos y disponibilidad para garantizar una estructura de trabajo coherente.

3. Responsabilidades: Define las funciones y tareas de cada miembro del equipo para crear claridad sobre las responsabilidades.

4. Respeto y cooperación: Acuerdo sobre el comportamiento respetuoso, el fomento del trabajo en equipo y la resolución de conflictos de forma constructiva.

5. Método de trabajo: Definición de los procesos, métodos y herramientas que se utilizarán en el equipo para garantizar la eficacia y la coherencia.

6. Comentarios: Aclaración de los mecanismos y la cultura de retroalimentación para promover una retroalimentación abierta y constructiva.

La finalidad de los acuerdos de trabajo es crear un entendimiento común y garantizar que todos los miembros del equipo trabajen de la misma manera. Estos acuerdos pueden variar según el equipo y el proyecto, y deben revisarse periódicamente y adaptarse según sea necesario.

Entonces, ¿cuáles podrían ser ejemplos concretos de acuerdos de trabajo? Los siguientes ejemplos de acuerdos de trabajo te ayudarán a comprender mejor el tema.

He aquí algunos ejemplos o modelos de acuerdos de trabajo que pueden definirse en un equipo u organización:

1. Comunicación respetuosa:

• Respetamos las opiniones e ideas de todos los miembros del equipo.
• La crítica es constructiva y pretende mejorar la cooperación.
• Escuchamos atentamente y damos a todos la oportunidad de expresarse.

2. Puntualidad y disponibilidad:

• Cumplimos las horas de trabajo acordadas e informamos al equipo de cualquier ausencia con la debida antelación.
• En casos urgentes, informaremos al equipo de cualquier retraso con la debida antelación.

3. Tareas y responsabilidades:

• Cada miembro del equipo comprende sus funciones y responsabilidades.
• Dividimos las tareas con transparencia y nos ayudamos mutuamente cuando es necesario.

4. Comunicación eficaz:

• Utilizamos un lenguaje claro y preciso.
• Compartimos información importante a través del canal de comunicación previsto para ello.

5. Métodos y herramientas de trabajo:

• Utilizamos herramientas y métodos definidos conjuntamente para el trabajo del proyecto.
• Los cambios en las herramientas o procesos se debaten y acuerdan dentro del equipo.

6. Cultura de retroalimentación:

• Damos regularmente retroalimentación constructiva y nos tomamos tiempo para reflexionar sobre ella.
• La retroalimentación se da a un nivel objetivo y respetuoso.

7. Responsabilidad personal:

• Cada miembro del equipo asume la responsabilidad de sus tareas y de la consecución de los objetivos del equipo.
• Buscamos activamente soluciones antes de dejar que los problemas se agraven.

8. Confidencialidad:

• La información etiquetada como confidencial se respetará y no se compartirá sin consentimiento.

Estos ejemplos o muestras sirven como punto de partida. Es importante que los acuerdos de trabajo se correspondan con las necesidades y dinámicas específicas del equipo. Los acuerdos deben debatirse abiertamente y ser aceptados por todos los miembros del equipo.

Por ejemplo, puedes estar trabajando en un equipo Scrum. ¿Cómo serían ejemplos concretos de acuerdos de trabajo en Scrum?

Antes de entrar en materia, me gustaría referirme directamente a nuestro acuerdo de trabajo o taller y a las plantillas de retrospectiva Health Check: En Echometer puedes reflejar elementos de Health Check (cuasi Acuerdos de Trabajo) en tus retrospectivas ágiles. Puedes echarle un vistazo directamente (sin iniciar sesión) haciendo clic en el botón de abajo:

En el contexto Scrum, los acuerdos de trabajo pueden ayudar a fomentar la colaboración dentro del equipo y a garantizar que todos los miembros trabajen con eficacia y eficiencia. A continuación se exponen algunos ejemplos concretos o muestras de acuerdos de trabajo en un equipo Scrum:

1. Puntualidad en los eventos Scrum:

• Todos los miembros del equipo se comprometen a llegar a tiempo a los eventos Scrum, incluida la Planificación del Sprint, la Puesta en Marcha Diaria, la Revisión del Sprint y la Retrospectiva del Sprint.

2. Participación activa en eventos Scrum:

• Cada miembro del equipo participa activamente en los eventos Scrum, comparte los avances, los obstáculos y busca oportunidades de colaboración.

3. Limitación del trabajo en curso (WIP):

• El equipo acuerda un número máximo de tareas que pueden realizarse al mismo tiempo para evitar la sobrecarga y fomentar la realización de tareas.

4. Reglas diarias del stand-up:

• La reunión diaria sigue siendo breve y centrada, y todos comparten únicamente información relevante sobre su trabajo y cualquier obstáculo.
• Los debates que no estén directamente relacionados con la reunión diaria se celebran fuera de la reunión.

5. Definición de “Hecho”:

• El equipo tiene una definición clara y mutuamente aceptada de “Hecho” para cada tarea, a fin de garantizar que las tareas completadas sean de alta calidad y estén completas.

6. Responsabilidades por obstáculos:

• Los miembros del equipo se comprometen a informar inmediatamente de los obstáculos y a contribuir activamente a la solución, si es posible.

Además de Scrum, existen otros marcos, como el Marco Agile Escalado SAFe, que se utiliza en equipos ágiles escalados. ¿Cómo podrían ser los ejemplos o modelos de acuerdos de trabajo?

Antes de seguir adelante, una nota rápida. En última instancia, uno de los principales objetivos de los acuerdos laborales es mejorar el rendimiento de tu equipo. Pero, ¿cómo conseguirlo realmente de forma integral? Explico un importante modelo mental para responder a esta pregunta en la segunda parte de nuestro curso gratuito de Formación Online sobre Desarrollo de Personas:

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Aquí también hay modelos de acuerdos de trabajo que van en direcciones similares:

1. Planificación de la IP:

• Nos preparamos bien para la planificación del Incremento de Programa (PI) SAFe y llevamos toda la información pertinente.
• Todo el mundo tiene la oportunidad de compartir su punto de vista y fomentamos un debate abierto.

2. Mejora continua:

• Estamos comprometidos con la mejora continua y participamos activamente en SAFe y en retrospectivas de equipo.
• Las sugerencias de mejora se documentan y se aplican en las siguientes iteraciones.

3. Definición clara de Listo y Listo:

• Tenemos criterios claros para “Listo” (listo para procesar) y “Hecho” (completado) a nivel de tren de liberación.
• Las definiciones se revisan periódicamente y se actualizan cuando es necesario.

4. Intercambio de conocimientos y cooperación:

• Promovemos el intercambio de conocimientos entre los equipos SAFe dentro de ART y contribuimos a la base de conocimientos compartida.
• Los equipos colaboran estrechamente y se apoyan mutuamente para alcanzar los objetivos de la IP.

5. Respeto de las funciones y responsabilidades:

• Cada función del marco SAFe se respeta y las responsabilidades de cada una de ellas están claramente definidas.
• Los conflictos o ambigüedades sobre las funciones se resuelven de forma proactiva.

Estos son algunos ejemplos o muestras de Acuerdos de Trabajo en SAFe. Es importante que los equipos adapten los Acuerdos de Trabajo SAFe a su contexto y los revisen periódicamente para asegurarse de que siguen siendo eficaces.

Los ejemplos de acuerdos de trabajo deberían ayudarte a crear tus propios acuerdos de trabajo, para evitar el caos que asola a algunos equipos de proyectos ágiles.

Ahora que hemos hablado de Scrum y SAFe, ¿qué pasa con los ejemplos de acuerdos de trabajo en equipos remotos?

Los acuerdos de trabajo son especialmente importantes para los equipos a distancia, ya que ayudan a establecer expectativas claras y a optimizar la colaboración en un entorno virtual. Aquí tienes de nuevo una pequeña lista de ideas y ejemplos o modelos de acuerdos de trabajo en equipos a distancia:

1. Normas de comunicación:

• Definición de los canales de comunicación preferidos (por ejemplo, chat, videollamadas, correo electrónico).
• Expectativas claras sobre el tiempo de respuesta a los mensajes.

2. Horario de trabajo y disponibilidad:

• Definición transparente de las horas de trabajo y disponibilidad.
• Aclaración de cómo y cuándo se pueden hacer pausas.

3. Actualizaciones de estado:

• Acuerda actualizaciones de estado periódicas para que los miembros del equipo conozcan las tareas en curso.
• Uso de herramientas para actualizar el estado del trabajo.

4. Etiqueta en las reuniones:

• Normas claras de participación en las reuniones virtuales, incluidas la puntualidad y la participación activa.
• Grabación de las reuniones para apoyar a los que no pudieron asistir.

5. Documentación e intercambio de conocimientos:

• Acuerdo sobre la documentación de las decisiones, debates y medidas adoptadas.
• Uso de plataformas de documentos o conocimientos compartidos para facilitar la colaboración.

6. Disponibilidad para conversaciones espontáneas:

• Claridad sobre cuándo los miembros del equipo están disponibles para conversaciones espontáneas y cuándo no (por ejemplo, mediante indicaciones de estado).

7. Ayuda y apoyo:

• Comunicación abierta sobre la necesidad de ayuda y servicios de apoyo.
• Establecimiento de un canal de preguntas y ayuda dentro del equipo.

8. Confidencialidad y protección de datos:

• Acuerdo sobre el tratamiento respetuoso de la información confidencial y directrices de protección de datos.

9. Descanso y relajación:

• Fomenta las pausas para recuperarte y evita el exceso de trabajo.
• Fomenta el uso de avisos de ausencia durante los descansos o las vacaciones.

Estos ejemplos o plantillas están diseñados para abordar los retos específicos del trabajo a distancia y facilitar la colaboración en un equipo distribuido. Es importante que estos acuerdos se redacten conjuntamente, ¡porque sólo así el equipo los tomará realmente en serio!

Hablando de –, ¿cómo funcionaría realmente definir tus propios acuerdos de trabajo? ¡Existen plantillas para ello!

Una plantilla de acuerdo de trabajo es un formato o plantilla predefinido que sirve como punto de partida para crear acuerdos de trabajo en un equipo u organización. Ayuda a estructurar los procesos y a garantizar que se cubren aspectos importantes de la colaboración. He aquí algunos elementos que podrían incluirse en una plantilla de acuerdo de trabajo:

1. Titular:

• Un encabezamiento claro que indique que se trata de un acuerdo de trabajo. Por ejemplo: “Acuerdo de trabajo del equipo” o “Acuerdo de trabajo del equipo Scrum”.

2. Introducción:

• Una breve introducción en la que se explique la finalidad del Acuerdo de Trabajo y se subraye por qué es importante.

3. Fecha y versión:

• Una sección para la fecha de creación o actualización del Acuerdo de Trabajo y el número de versión, para garantizar que todos los miembros del equipo utilizan la última versión.

4. Responsables:

• Una lista de las partes responsables, incluidos todos los miembros del equipo y posiblemente también el líder del equipo o Scrum Master.

5. El propio Acuerdo de Trabajo:

• Aquí es donde se encuentra el núcleo, la acción concreta para el equipo.

6. Mejora continua:

• Un área que pone de relieve que el Acuerdo de Trabajo bien podría adaptarse de nuevo en el futuro – al principio, por lo que bien podría seguir estando vacía.

7. Firmas:

• Espacio para las firmas de todos los miembros del equipo para confirmar que han leído, entendido y aceptado el Acuerdo de Trabajo.

Una plantilla de este tipo puede servir como punto de partida para los debates dentro del equipo y promueve la participación activa de todos los miembros en la definición de sus acuerdos de trabajo.

Sin embargo, esta plantilla se centrará en la documentación de los Acuerdos de Trabajo. Pero, ¿cómo redactarlos? Las preguntas “Compromisos del equipo” pueden ser un método abierto para ello. Aquí se dan 3 frases que pretenden filtrar los comportamientos existentes en el equipo para definir acuerdos de trabajo concretos basados en ellos. Esto último probablemente sólo ocurriría en un segundo paso.

A continuación, encontrarás las frases para la plantilla de Working Agreement: El objetivo es que el equipo simplemente complete las frases para entender qué comportamientos existen actualmente o qué comportamientos se desean. Parte del taller al principio es también una simple encuesta de Health Check que pregunta de forma anónima qué tan “alineada” está actualmente la comprensión del equipo sobre un buen trabajo.

También puedes realizar el taller directamente en nuestra herramienta de retrospectiva y desarrollo de equipos Echometer pulsando el botón.

Muchos directivos tienen reuniones periódicas individuales con sus empleados. Esta rutina de reuniones -además de las retrospectivas ágiles (véase más abajo)- es, por supuesto, adecuada para reflexionar individualmente sobre los Working Agreements.

La idea es que elijas acuerdos de trabajo individuales una vez cada uno o dos meses, por ejemplo, y los incluyas en tu reunión individual.

Lo emocionante aquí es que, por supuesto, deberían ser acuerdos de trabajo especialmente relevantes para el individuo. 

La siguiente plantilla te ofrece algunos ejemplos de afirmaciones sobre las que puedes reflexionar en una reunión individual. Incluso puedes probarlas directamente en nuestra herramienta para reuniones 1 a 1 Echometer utilizando el botón verde.

Hay que reconocerlo: Estoy ampliando aquí el término “acuerdo de trabajo” a un área de trabajo fuera del equipo. Pero lo hago deliberadamente porque, obviamente, también hay un gran potencial en el desarrollo individual de los empleados.

Si estás interesado en buenas plantillas para reuniones 1 a 1, echa un vistazo aquí: Aquí encontrarás 129 preguntas para reuniones individuales (o entrevistas de evaluación) y Aquí tienes una comparación de las 3 mejores herramientas para reuniones individuales - incluyendo Echometer, por supuesto.

La experiencia demuestra que los acuerdos de trabajo pueden olvidarse fácilmente en algún documento o en un póster en la pared cuando ya han pasado unas semanas del proyecto. ¿Qué puedes hacer al respecto?

Mi sugerencia:

1. ¡Incluye regularmente los Acuerdos de Trabajo en la agenda de tus retrospectivas ágiles!
2. Utiliza encuestas (posiblemente anónimas) para recordar de forma sencilla los acuerdos de trabajo. 

La ventaja de este método es que incluso se crean métricas interesantes para su mejora continua - e incluso hay más aspectos positivos:

1. Métricas medibles:

• Las encuestas pueden proporcionar métricas cuantificables para medir la eficacia de los Acuerdos de Trabajo y también Agilen coaching e identificar tendencias a lo largo del tiempo.

2. Integración en el flujo de trabajo:

• La integración de las encuestas en el flujo de trabajo normal permite al equipo ocuparse de los Acuerdos de Trabajo de forma continua, sin necesidad de reuniones especiales.

3. Anonimato y apertura:

• Las encuestas pueden proporcionar anonimato, lo que puede animar a los miembros del equipo a dar una opinión sincera sin preocuparse de que se identifiquen sus opiniones.

De hecho, el camino exacto descrito es la metodología de la herramienta Echometer: Combina encuestas ágiles de Health Check - entre otras cosas sobre Working Agreements - con retrospectivas ágiles. A través de este camino, el coaching ágil se vuelve mucho más eficiente e incluso finalmente medible. Echometer está considerada como una de las mejores herramientas informáticas de retrospectiva.

Echometer es una herramienta digital que ayuda a los jefes de equipos ágiles con las retrospectivas ágiles y los Health Check de equipo. Ya sea a distancia, híbrido o in situ: hace que el coaching de equipo sea medible y profesionaliza tu trabajo, a la vez que te ahorra mucho trabajo. Echa un vistazo a nuestro sitio web para obtener más información: www.echometerapp.com.

Espero que mis reflexiones sobre los Acuerdos de Trabajo hayan demostrado que no son meras directrices, sino que pueden ser instrumentos vivos de colaboración en equipo. La reflexión continua, la integración de los comentarios y la adaptación a las condiciones cambiantes son cruciales para el éxito de los acuerdos de trabajo. 

Por último, de nuevo la nota: Si alguna vez quieres probar cómo se siente reflexionar regularmente sobre los Working Agreements en tus retrospectivas: Puedes iniciar una retrospectiva ágil sin iniciar sesión a continuación, en este caso el taller “Keep, Stop, Start”. 

También puedes reenviar nuestro sitio web a los compañeros responsables: www.echometerapp.com.