Procrastinación: ¿Cómo mantener a raya a un equipo remoto?

Uno de los retos a los que se enfrentan una y otra vez los trabajadores a distancia es el mantenimiento de su productividad: no todos los que trabajan desde casa cumplen sus tareas y alcanzan sus objetivos. Dada la libertad que ofrece una organización de trabajo flexible, algunos empleados tienden a procrastinar, lo que naturalmente afecta a su rendimiento. 

¿Cómo puedes animar a los equipos remotos a mantenerse productivos y comprometidos?

Comprender la procrastinación

Todos lo sabemos. El proceso de procrastinación es más o menos así: 

 

• • Repasas tu lista de tareas del día. 

• • Empieza con la primera tarea.

• • Te distraes y haces otras tareas menos relevantes. 

• • Te das cuenta de que tienes que hacer las cosas de tu lista de tareas pendientes ahora, o afrontar las consecuencias, como retrasos en los proyectos o una reprimenda de los demás. 

• • Al final, en el último minuto, completas la tarea. 

Quizá te prometiste a ti mismo (como todos nosotros) que la próxima vez no esperarías hasta el último segundo. Pero entonces, por desgracia, siempre caes en el mismo ciclo. 

¿Por qué procrastina la gente?

Dado que el 88 % de la mano de obra estadounidense procrastina, es importante comprender por qué la gente lo hace (a la fuente). 

Empecemos por aclarar algunos conceptos erróneos sobre la procrastinación. Sin embargo, las investigaciones actuales sugieren que la procrastinación tiene más que ver con la gestión emocional y con cuestiones como el estrés y la fatiga. Los investigadores definen la procrastinación como una forma de autorregulación que incluye, en particular, la postergación irracional de tareas, aunque ello pueda tener consecuencias negativas (a la fuente). 

La procrastinación no es pereza, sino que a menudo se asocia a altos niveles de ansiedad y depresión (a la fuente). Las personas tienden a posponer las tareas que les causan estrés. 

Procrastinan porque quieren evitar los sentimientos negativos asociados a la tarea aplazada. En pocas palabras, si el trabajo estresa a tu colega, es más probable que lo posponga hasta que ya no pueda evitarlo, y entonces se apresure a terminarlo bajo presión de tiempo. 

Fuente de la imagen

La procrastinación en el trabajo, ya sea en la oficina o en cualquier otro lugar, puede causar muchos problemas a los empleados y a las empresas. Afecta al rendimiento laboral de los empleados y a su capacidad de progresar profesionalmente.

Consecuencias de la procrastinación para los trabajadores

Según estudios de la publicación “Good Therapy”, la procrastinación causa problemas en el lugar de trabajo como bajo rendimiento, irresponsabilidad financiera y más (a la publicación). 

Los estudios también relacionan la procrastinación con el estrés, el agotamiento en el trabajo y el bajo bienestar emocional, que afecta a los sentimientos de compromiso y conexión, desencadenando un ciclo de desánimo y bajo rendimiento (a la fuente). Esto afecta al rendimiento laboral del trabajador y a su capacidad para desarrollarse profesionalmente, y afecta a la motivación de los trabajadores para aprender y desarrollarse (a la fuente).

Fuente de la imagen

Las consecuencias de la procrastinación para los empresarios

La procrastinación reduce la productividad y afecta a la colaboración. Cuando los empleados entregan sus tareas demasiado tarde, afecta al resto del flujo de trabajo. 

En un entorno de trabajo a distancia, la procrastinación es un problema doble. La flexibilidad puede llevar a distracciones, procrastinación e incluso a evitar por completo las tareas desagradables. En la siguiente sección, hablaré de algunas estrategias que puedes utilizar para mantener a tus trabajadores a distancia en sus tareas. 

Cómo evitar la procrastinación entre los trabajadores a distancia

Los trabajadores a distancia suelen sentirse desconectados de la empresa y pueden desarrollar sentimientos negativos sobre las tareas que deben realizar. Para fomentar el compromiso de los empleados y crear equipos de éxito, los empresarios deben asegurarse de que las expectativas y los objetivos están claros (Leer más: Expectativas en Retros ), al tiempo que apoyas a los empleados para que se conecten y alcancen estos objetivos. He aquí cinco consejos para ayudar a los empleados a sentirse más comprometidos y vistos, lo que conduce a una menor procrastinación:

1. realizar un control semanal o retrospectivas periódicas

Como ya se ha dicho, los trabajadores a distancia a veces se sienten desconectados de la empresa y les cuesta sentirse vistos. Una breve reunión semanal o quincenal puede contribuir mucho a que se sientan comprometidos. En ella pueden compartir sus pensamientos y sentimientos con la dirección o los líderes. 

Realizar comprobaciones periódicas o retrospectivas ágiles con una herramienta sencilla como Echometer tiene varias ventajas para tus trabajadores remotos: 

 

• • Abre un canal de comunicación y ayuda a comprender su trabajo desde su punto de vista. 

• • Aumenta la confianza y el apoyo mutuo mejorando la comunicación y reforzando la relación con los miembros de tu equipo. 

• • Das voz al personal y el valor de acercarse a ti con ideas, preguntas y preocupaciones. 

• • Despiertas el sentido de la responsabilidad y aumentas la productividad.

2. desglosar los objetivos

Da a tus compañeros objetivos manejables. Es más fácil para todos completar una tarea si se divide en objetivos más pequeños. 

Además, los objetivos deben ser alcanzables y claros. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timed) es un marco común para definir objetivos. Cuando asignes tareas, asegúrate de que siguen el marco SMART (Leer más: Establece buenos objetivos ). 

No abrumes a los empleados con demasiadas tareas. Una lista enorme de cosas por hacer desanima a cualquiera. Asigna sólo lo que los empleados puedan realizar en un periodo de tiempo razonable. 

3. celebra los pequeños éxitos

Una de las causas de la procrastinación es la sensación de sentirse infravalorado o poco apreciado. El reconocimiento, aunque sea por un pequeño éxito, puede ayudar mucho a que los compañeros se sientan valorados. 

Un breve agradecimiento o un “Bien hecho” puede ser un buen motivador para realizar más tareas. Esto también es posible, por ejemplo, con el apoyo de herramientas digitales (más información en:  Análisis de la mano de obra y gestión del rendimiento).

4. medir el bienestar emocional

Comprobar el bienestar emocional de tu equipo remoto es importante para mantener la productividad y evitar la procrastinación. Mientras que para los equipos internos es fácil comprobarlo personalmente, los equipos remotos tienen menos oportunidades de discutir y resolver problemas sin sentirse expuestos. 

La introducción de una encuesta de opinión puede ayudar a tu empresa a aumentar el compromiso. Las encuestas de opinión suelen ser cortas e incluyen preguntas sobre los sentimientos de los empleados con respecto a su trabajo y cómo perciben la carga de trabajo. También permiten a los empleados comunicar sus pensamientos y sentimientos (opcionalmente de forma anónima) sin el estrés de una conversación personal con un directivo. La herramienta Echometer ayuda a realizar encuestas de opinión, en combinación con reuniones cortas para derivar acciones directamente de los resultados y aumentar la autoeficacia de los empleados (Más información en Echometer).

5. promover la resiliencia o la capacidad de resiliencia 

Superar los retos cotidianos y no tan cotidianos es una parte normal del trabajo de cada empleado, lo que hace de la resiliencia una cualidad crítica de un equipo de éxito. Para que tus compañeros perseveren cuando las cosas se ponen difíciles, los líderes deben fomentar el ingenio y construir relaciones entre los miembros del equipo. Seguridad psicológica ). La resiliencia empieza con la autoconciencia, es decir, los empleados deben reconocer primero las circunstancias que les llevan a procrastinar. Si hay un área o tarea con la que tienen dificultades, necesitan un entorno en el que puedan ser sinceros y recibir apoyo sin miedo a represalias.

Cómo puede ayudar el software a superar la procrastinación

Evitar la procrastinación en equipos remotos se facilita con herramientas tecnológicas que permiten la colaboración y el compromiso con los miembros del equipo. 

Hay una gran variedad de herramientas y aplicaciones que pueden ayudar a los empleados a superar la procrastinación. Algunas extensiones, como Pomodoro Timer, pueden ayudar a gestionar eficazmente el tiempo, pero tienen sus limitaciones. Las organizaciones con plantillas móviles e híbridas deben disponer de un sistema sólido de gestión del tiempo para toda la empresa. Sistema de registro del tiempo Utiliza funciones integradas de mensajería y colaboración para implicar a todo el personal en la discusión de las tareas diarias. 

Con el compromiso de los directivos y otros líderes, el reconocimiento adecuado, el uso de la tecnología y el fomento de la resiliencia, puedes ayudar a tus trabajadores móviles a evitar la procrastinación. 

Sobre el autor

Dean Mathews es el fundador y director general de OnTheClock, una aplicación para el Registro de tiempo para empleados, que proporciona soporte de seguimiento del tiempo a más de 15.000 empresas de todo el mundo. 

Dean Mathews tiene más de 20 años de experiencia en el diseño y desarrollo de software empresarial. Considera el desarrollo de software como una forma de arte. Cuando el artista crea una obra maestra, la vida de muchas personas cambia a mejor. 

Cuando no está perfeccionando el cronometraje, a Dean Mathews le gusta sumergirse en su fe, pasar tiempo con su familia y amigos, y buscar formas de hacer el mundo un poco mejor.