Liderar equipos virtuales: Con 5 consejos para convertirte en el mejor líder remoto

La inmensa mayoría de la literatura sobre liderazgo parte del supuesto de que los equipos se dirigen cara a cara y no virtualmente a distancia. Es probable que esto cambie en los próximos años, a medida que el trabajo a distancia y los equipos distribuidos por todo el mundo, con ubicaciones repartidas o trabajando a distancia desde casa, se conviertan en algo más habitual en el trabajo del conocimiento. Por tanto, los directivos tendrán que aprender habilidades nuevas o diferentes para dirigir eficazmente equipos a distancia.

En este artículo, como líder, te mostraré 5 consejos con los que te convertirás en un excelente líder remoto de tu Direct Report, independientemente de si trabajas con Scrum, Agile o tradicionalmente con Waterfall.

Para crear un entendimiento común, primero me gustaría responder a la pregunta de qué entendemos por gestionar un equipo remoto. En pocas palabras, se trata de un equipo que está distribuido en varias ubicaciones. Las ubicaciones pueden ser diferentes sedes de la empresa o las oficinas domésticas de empleados individuales. Por supuesto, también pueden estar repartidos en distintas zonas horarias.

Hay muchos ejemplos prácticos actuales de liderazgo virtual: Los equipos de desarrollo de software, ventas e incluso en el sector público casi siempre trabajan a distancia o de forma híbrida, es decir, sólo parcialmente en la sede principal. Esto conlleva una serie de retos para el liderazgo a distancia, que veremos dentro de un momento.

Buena pregunta: Ofrecer trabajo a distancia se está convirtiendo cada vez más en un argumento importante para que las empresas sean un empleador atractivo. El trabajo distribuido también permite a las empresas atraer potencialmente a talentos de todo el mundo. Otro objetivo suele ser aprovechar las ventajas locales en términos de costes laborales.

Para que estas ventajas se materialicen realmente, se necesitan gestores remotos fuertes que también sean capaces de dirigir eficazmente a estos equipos distribuidos o a los subordinados directos remotos: Con confianza y seguridad psicológica, manteniendo la productividad.

Antes de pasar a este nivel de solución, volvamos a describir brevemente el espacio del problema: ¿Cuáles son los retos típicos del liderazgo virtual a distancia? He aquí una breve lista de los mayores retos:

• Barreras de comunicaciónLa falta de señales no verbales dificulta la comprensión y el mantenimiento de las relaciones
• Aislamiento y espíritu de equipoLos empleados a menudo se sienten menos conectados y comprometidos
• Generar confianza: Sin interacción directa, puede surgir desconfianza o incertidumbre
• Control de la productividad: Difícil equilibrio entre autonomía y evaluación del rendimiento
• Zonas horarias y horarios de trabajoLa coordinación a través de zonas horarias diferentes dificulta la coordinación
• Desafíos técnicosConexiones inestables, herramientas diferentes y experiencia digital

Seguro que algo de esto te resulta familiar. Entonces, ¿cómo afrontar estos retos del liderazgo a distancia? Esto nos lleva a la siguiente sección.

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Lamentablemente, los primeros años de la década de 2020 han demostrado que a muchos líderes les resulta difícil dirigir eficazmente equipos distribuidos a distancia. Esto se debe a menudo a que los líderes practican métodos y estilos de liderazgo anticuados, independientemente de si trabajan en la administración pública o en una innovadora startup de Internet. Véase también: Liderazgo clásico vs. ágil - 5 consejos .

Entonces, ¿necesitas un seminario para aprender a dirigir equipos en la oficina doméstica o en ubicaciones distribuidas? Probablemente no hará ningún daño, pero tampoco es necesario. Por encima de todo, se necesita apertura, experiencia y bucles de iteración dentro del equipo para encontrar el modo adecuado de trabajo a distancia.

Al dirigir un equipo virtual, los directivos dependen de un alto nivel de confianza, ya que no pueden supervisar ni “controlar” el trabajo in situ. Por tanto, es esencial un estilo de gestión cada vez más ágil. Ver también: Guía Agile y Liderazgo de servicio - 8 ideas .

Aunque no estés en el lugar de trabajo, eso no significa que no puedas seguir visualizando los resultados del trabajo de cada empleado. En el trabajo del conocimiento en particular, suele ser posible compartir el progreso del trabajo y, si es necesario, las cifras clave, al menos semanalmente o incluso a diario.

Al hacer transparente el trabajo realizado y mediante rápidos ciclos de retroalimentación con respecto a los propios avances, se pueden dirigir eficazmente equipos virtuales, incluso a distancia.

Los bucles de retroalimentación rápida en el trabajo a distancia pueden aplicarse en la práctica utilizando los siguientes métodos y herramientas:

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• Trabajo en parejasTrabajo conjunto sobre un tema. Este método ya se utiliza ampliamente en el desarrollo de software como “programación por parejas”, pero también es útil en el trabajo del conocimiento para temas urgentes y especialmente importantes, con el fin de evitar tiempos de espera en los bucles de retroalimentación y acelerar el intercambio de conocimientos. 
• Retroalimentación asíncrona: …utilizando la función de comentarios en tu chat o herramienta de trabajo (por ejemplo, Jira, Asana, Microsoft…). Para temas que no son especialmente urgentes, los ciclos de retroalimentación asíncronos suelen ser el medio de comunicación más agradable. Cada uno responde cuando mejor le viene, sin que le saquen de un túnel de concentración. Para ello, también se pueden establecer acuerdos de trabajo (por ejemplo, los comentarios deben responderse una vez al día; más información en: Acuerdos de trabajo: 10 ejemplos ).
• Levantamientos diariosUna breve reunión de equipo (normalmente 15 minutos, independientemente del tamaño del equipo) que tiene lugar a diario o al menos varias veces a la semana para acordar los progresos, coordinarse como equipo y resolver los bloqueos.
• Retrospectivas de equipoUna reunión de equipo en la que reflexionéis sobre vuestra colaboración en conjunto cada dos semanas (más información al respecto: ¿Qué es una retrospectiva? Todo lo que necesitas saber ).

Si un equipo aún no está acostumbrado al trabajo distribuido, puede ser un primer paso sensato probar estas herramientas de desarrollo de equipo una vez en una fase temprana, para demostrar que hay suficiente espacio para el desarrollo del equipo y la comunicación informal incluso cuando se trabaja a distancia.

Los líderes virtuales necesitan ciertas competencias. Un líder a distancia sobresaliente genera confianza en el equipo creando procesos transparentes y realizando comprobaciones periódicas – tanto en el equipo como individualmente. Esto incluye reuniones personales y reuniones de equipo (especialmente reuniones diarias y retrospectivas de equipo, además de las clásicas actualizaciones de estado).

Los grandes líderes remotos también fomentan la responsabilidad personal, apoyan el desarrollo personal de los miembros del equipo y les ayudan a encontrar un equilibrio saludable entre trabajo y vida privada. Hacen un uso específico de las herramientas digitales para reforzar la colaboración asíncrona y se aseguran de que las reuniones se moderan con eficacia.

En resumen, las siguientes competencias son fundamentales para el liderazgo virtual:

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• Comunicación clara: expectativas transparentes y diálogo regular
• Confianza y responsabilidad personal: evita la microgestión, los resultados cuentan
• Cultura de retroalimentación: Retroalimentación abierta y constructiva en ambas direcciones
• Reforzar la cohesión del equipo: promover la interacción social virtual
• Gestión eficaz del tiempo y autogestión: equilibrio entre estructura y flexibilidad
• Motivación e inspiración: apoyar y desarrollar a los empleados

Pasemos ahora a los consejos más importantes para los líderes remotos.

Unas reuniones de equipo buenas y personales son fundamentales para crear un espíritu de equipo. La siguiente rutina es muy útil, un sencillo ejemplo práctico que también practicamos como estilo de gestión en Echometer. Fue popularizada originalmente por Google:

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En la primera reunión de equipo después del fin de semana, todos responden primero a una pregunta de control:

• ¿Qué es lo más destacado del último fin de semana?

Efectos positivos:

1. Vibración positiva: Todo el mundo puede empezar la semana con un mensaje positivo.
2. Creación de relaciones: los miembros del equipo se conocen mejor (en privado), las relaciones se profundizan.
3. Inicio de la conversación: Tanto tú, como directivo, como cada miembro del equipo tenéis puntos de partida para nuevas discusiones o preguntas de seguimiento durante los próximos días.

Además, planifica conversaciones individuales quincenales con cada miembro del equipo para discutir los avances, los retos y las preocupaciones personales. Precisamente aquí, la pregunta de control del fin de semana puede ser útil para iniciar la reunión de forma informal y relajada (por ejemplo: Has paseado a tu perro, ¿lo tienes desde hace mucho tiempo?).

Para el resto de tu reunión individual, aquí tienes una plantilla de ejemplo que puedes utilizar para estas conversaciones:

Por supuesto, puedes llevar a cabo la reunión 1 a 1 digital o virtualmente a distancia, o in situ. Si es posible, es preferible el contacto cara a cara, ya que te permite establecer una relación de confianza aún más rápidamente. Si te interesan más plantillas de reuniones cara a cara, consulta aquí: 15 plantillas de reuniones individuales de eficacia probada .

Complementa estas reuniones con reuniones de equipo, como las reuniones diarias (ver más arriba) o las retrospectivas, para fomentar el diálogo y la colaboración dentro del equipo. Si aún no estás seguro sobre las retrospectivas, echa un vistazo a la entrada de nuestro blog aquí: 6 consejos para moderar retrospectivas . He enumerado más información sobre Retros explícitamente a continuación.

“¿Mi empleado Kevin está trabajando ahora mismo?” 

Típico de Kevin… divertido. 

Si te haces la pregunta anterior a menudo, es una señal de alarma. Como directivo, tu atención no debe centrarse en si alguien está trabajando, sino en si los resultados son correctos.

Si los resultados son correctos, no importa si tu empleado se echa una siesta de 20 minutos o se va de compras por la tarde. Trabajar desde casa ofrece muchas ventajas para la organización de la vida privada y un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada. No debería ser tabú aprovechar estas ventajas.

La confianza es la clave aquí. Mientras puedas confiar en que tu equipo ofrecerá los resultados esperados, no tendrás que preocuparte por las horas de trabajo.

Sin embargo, es importante comunicar expectativas claras y abordarlas directamente si no se cumplen. La libertad de organizar el horario de trabajo de forma flexible se basa en el cumplimiento de estas expectativas. Si hay dificultades para ello, habla con el empleado al respecto y averiguad juntos cuál es el problema.

Una vez más, puede ser muy útil definir conjuntamente acuerdos de trabajo para la colaboración a distancia. Más información: Acuerdos de trabajo: 10 ejemplos .

Trabajar de forma asíncrona no significa descolgar el teléfono cada vez que se hace una pregunta, apartando así a los demás de su fase de concentración. En lugar de eso, un directivo debe asegurarse de que haya canales de comunicación asíncronos en el equipo (por ejemplo, canales de Slack o salas de equipo). Las salas de chat tienen la gran ventaja sobre los correos electrónicos de que pueden ser vistas por todos y las notificaciones para las salas de chat individuales pueden personalizarse más fácilmente.

Para algunos escenarios, sin embargo, una sala de chat no es la opción adecuada para la comunicación asíncrona. Muchas herramientas también ofrecen una función de comentario directamente en un documento (por ejemplo, Google Docs o Microsoft Word). Estos comentarios son entonces mucho más fáciles de asignar en contexto. Por tanto, es importante dejar siempre los comentarios lo más cerca posible del trabajo real.

Debatid en equipo qué canales de comunicación asíncrona preferiríais utilizar para los respectivos escenarios. Reflexiona sobre las decisiones regularmente en las retrospectivas de tu equipo.

La comunicación asíncrona es práctica, pero a veces necesitas una respuesta rápida. Para evitar la frustración y la incertidumbre, debes definir normas claras o acuerdos de trabajo para la comunicación dentro del equipo.

Ejemplo:

• ¿Cuándo está bien llamar a los compañeros? ¿Cuándo es algo urgente? Los momentos de concentración pueden marcarse en el calendario para minimizar las interrupciones.
• ¿Con qué rapidez deben contestarse los mensajes? Una regla común, por ejemplo en un plazo de 3 horas durante el horario laboral, ayuda a ambas partes en la planificación.

Si el equipo trabaja en zonas horarias diferentes, tenlo en cuenta en tus acuerdos. Unas normas claras crean fiabilidad y mejoran la colaboración. Aquí es donde los acuerdos de trabajo pueden ser útiles de nuevo (más información: Acuerdos de trabajo ): Hacen explícitas tus expectativas, lo que facilita su discusión y mejora.

Ya se ha mencionado muchas veces, pero aquí está resumido de nuevo: Las retrospectivas virtuales Agile son una forma estupenda de desarrollar el espíritu de equipo en equipos virtuales con un poco de diversión y momentos rápidos de éxito.

La idea básica es sencilla: cada dos o cuatro semanas, celebráis un taller conjunto de equipo en línea en el que reflexionáis sobre algunas preguntas. Las preguntas típicas de Retros: ¿Qué ha ido bien en las últimas semanas? ¿Qué no ha ido tan bien en las últimas semanas? ¿Qué podemos hacer mejor? 

Estas preguntas pueden modificarse para que la retro sea más creativa y divertida con el tiempo (véase también: 54 divertidos métodos retrospectivos ). Al principio, sin embargo, las preguntas anteriores son suficientes.

Muchos miembros del equipo sólo piensan en temas fácticos muy concretos durante las retrospectivas del equipo. Les resulta difícil adoptar una perspectiva más amplia y reflexionar sobre el equipo en su conjunto. Nuestro software Echometer puede ayudar a introducir y mejorar las retrospectivas. Puedes probarlo gratuitamente. Aquí tienes una plantilla de ejemplo que también puedes ver en nuestra herramienta de liderazgo a distancia sin necesidad de iniciar sesión:

El éxito del liderazgo en equipos virtuales o en el trabajo a distancia no es magia, sino el resultado de decisiones conscientes y de un desarrollo continuo. Lo mejor es empezar hoy:

• ¿Qué bucles de retroalimentación y comunicación deben tener lugar de forma asíncrona? ¿Qué reuniones no tienen valor añadido para nosotros?
• ¿Dónde sigue habiendo falta de transparencia sobre el progreso del trabajo dentro del equipo?
• ¿Qué mentalidad debo adoptar como directivo para convertirme en un buen líder a distancia?
• ¿Tengo suficientes reuniones individuales para construir una relación de confianza con mis subordinados directos?
• ¿Con qué frecuencia debemos realizar una retrospectiva del equipo?

Si aún no estás seguro, la herramienta de software digital en línea Echometer puede ayudarte a introducir las rutinas de liderazgo más importantes, como las retrospectivas ágiles y las reuniones 1 a 1 con tus empleados. Puedes obtener más información sobre la aplicación Echometer aquí.

Si te interesa, también puedes jugar con una de nuestras plantillas para reuniones individuales aquí y probarla pronto gratis con uno de los miembros de tu equipo: