Melhoria contínua da maneira ágil

A melhoria contínua é o processo de busca constante de maneiras de desenvolver ainda mais a qualidade, a eficiência e a eficácia de produtos, serviços, processos e procedimentos. O processo se baseia na ideia de que sempre há espaço para melhorias, independentemente de quão bom você já seja.

A estratégia ágil de melhoria contínua é uma mentalidade e um método que aplica os princípios do “desenvolvimento ágil de software” ao processo de melhoria contínua. O desenvolvimento ágil de software é uma abordagem em que a colaboração com os clientes e a resposta às mudanças são mais importantes do que seguir um plano estabelecido.

No entanto, as estratégias de desenvolvimento ágil de software agora também são usadas fora do desenvolvimento de software para melhorar uma ampla gama de equipes nas empresas.

A estratégia ágil de aprimoramento contínuo inclui:

• Dividir grandes metas de melhoria em tarefas pequenas, gerenciáveis e mensuráveis
• Priorizar as tarefas de melhoria mais valiosas e urgentes com base no feedback do cliente e nas necessidades do negócio
• Disponibilização de tarefas de melhoria em iterações curtas ou “sprints”, que geralmente duram entre uma e quatro semanas
• Testar e validar os resultados de cada tarefa de melhoria com os clientes e outras partes interessadas
• Revisar e ajustar o processo de aprimoramento com base no feedback e nas descobertas de cada iteração
• Capacitar e envolver os membros da equipe para que assumam a responsabilidade pelo processo de melhoria e colaborem uns com os outros e com os clientes

Um dos principais benefícios da estratégia ágil de melhoria contínua é que você aproveita a sabedoria coletiva e a criatividade dos membros da sua equipe. Os membros da sua equipe são os que melhor conhecem seus produtos, serviços, processos e procedimentos. Eles também são os que interagem com mais frequência com os clientes e as partes interessadas. Portanto, eles estão em melhor posição para identificar oportunidades de melhoria e desenvolver ideias para aprimoramento.

Para promover uma cultura de melhoria contínua em sua equipe, você pode fazer o seguinte

• Incentive os membros da sua equipe a compartilhar regularmente seus comentários, sugestões e percepções.
• Criar um ambiente seguro e de apoio onde os membros da equipe possam expressar suas opiniões e preocupações sem medo de condenação ou crítica
• Reconhecer e recompensar os membros da equipe que contribuem para o processo de melhoria
• Forneça aos membros da sua equipe o tempo, os recursos e o apoio de que precisam para implementar suas ideias de melhoria.
• Envolva os membros da sua equipe no processo de tomada de decisão em relação às prioridades e aos planos de melhoria.

Ferramentas e técnicas para melhoria contínua

Há muitas ferramentas e técnicas que podem ajudar você a implementar a estratégia ágil de melhoria contínua. Algumas das mais comuns são:

• O ciclo PDCA (Planejar, Fazer, Verificar e Agir)Método de quatro etapas para implementar mudanças. O método inclui o planejamento da mudança, a implementação da mudança, a análise dos resultados e a ação sobre as lições aprendidas.
• As 5 razões (por que): Uma técnica para encontrar a causa raiz de um problema, perguntando “Porquê” cinco vezes até chegar ao cerne do problema.
• O Diagrama Espinha de PeixeFerramenta visual para identificar e analisar as possíveis causas de um problema. Assemelha-se a um esqueleto de peixe com uma declaração de problema como a cabeça e diferentes categorias de causas como os ossos.
• O diagrama de ParetoFerramenta gráfica para mostrar a frequência ou o impacto de diferentes fatores ou problemas. Ela ajuda você a identificar o 20% de fatores ou problemas que causam 80% de impactos ou problemas.
• Os critérios SMARTObjetivo: Um conjunto de critérios para definir objetivos específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo determinado.
• O quadro KanbanFerramenta visual para gerenciar fluxos de trabalho. Consiste em um quadro com colunas que representam diferentes estágios de trabalho e cartões que representam tarefas individuais. Ela ajuda você a acompanhar o progresso, identificar gargalos e limitar o trabalho em andamento.
• RetrospectivaReunião no final de cada iteração ou sprint em que os membros da equipe refletem sobre o que deu certo, o que deu errado e o que pode ser melhorado.

O ciclo de feedback de melhoria contínua é um ciclo de coleta, análise e ação sobre o feedback de clientes, partes interessadas e membros da equipe. Esse ciclo é importante para garantir que seus esforços de melhoria estejam alinhados às necessidades e expectativas dos clientes, bem como às metas e estratégias comerciais.

O ciclo de feedback de melhoria contínua inclui o seguinte:

• Obtenção de feedback de clientes, partes interessadas e membros da equipe por meio de vários canais, como pesquisas, entrevistas, avaliações, comentários, reclamações, sugestões, etc.
• Análise dos dados de feedback com métodos quantitativos e qualitativos, como estatísticas, análise de sentimentos, mineração de texto, etc.
• Identificação de padrõesVocê pode obter informações sobre tendências, lacunas, pontos fortes, pontos fracos, oportunidades, ameaças e percepções dos dados de feedback.
• Priorização do feedback-elementos com base em seu valor e urgência
• Comunicação dos resultados do feedback para clientes, partes interessadas e membros da equipe
• Implementação de feedback-Você pode usar os elementos como tarefas de aprimoramento em iterações ou sprints.
• Medindo o impacto dos elementos de feedback sobre a satisfação, a fidelidade e a retenção do cliente, bem como sobre o desempenho, o crescimento e a lucratividade do negócio

Exercícios de melhoria contínua

Os exercícios de melhoria contínua são atividades que ajudam você a praticar e aprimorar suas habilidades na aplicação da estratégia ágil de melhoria contínua. Você pode realizá-los individualmente ou em grupos, on-line ou off-line, formal ou informalmente.
Nós mesmos usamos retrospectivas de duas semanas para fazer a maioria desses exercícios juntos como uma equipe.

Alguns exemplos de exercícios de melhoria contínua são:

• O Stop-Start-Continue-RetroUma maneira simples e eficaz de descobrir o que você e sua equipe devem parar, começar e continuar para melhorar seu trabalho. Você pode usar esse exercício no final de cada iteração ou sprint.
• A análise SWOTUma ferramenta estratégica para avaliar os pontos fortes, os pontos fracos, as oportunidades e as ameaças de seus produtos, serviços, processos ou procedimentos. Você pode usar esse exercício para identificar áreas de melhoria e planos de ação.
• A sessão de brainstormingUma técnica criativa para desenvolver um grande número de ideias em um curto espaço de tempo. Você pode usar esse exercício para encontrar ideias de melhoria ou soluções para problemas. Você pode usar diferentes métodos, como mapeamento mental, associação de palavras, entrada aleatória, etc., para estimular sua criatividade.
• A técnica de votação por pontosUma maneira simples e democrática de priorizar ideias ou tarefas. Você pode usar esse exercício para selecionar as ações de melhoria mais valiosas e urgentes de uma lista de opções. Cada participante recebe um número de pontos (geralmente três) para distribuir entre as opções de acordo com sua preferência.

Usamos muitos desses métodos em nossas retrospectivas. Se quiser saber mais sobre nossa agenda de retrospectivas, você pode fazer isso aqui: Nossos modelos retrospectivos

A análise da melhoria contínua é um processo para avaliar os resultados e os efeitos de seus esforços de melhoria. Isso é importante para medir seu progresso, aprender com seus sucessos e fracassos e comemorar seus sucessos.

A análise do aprimoramento contínuo inclui:

• Comparação dos resultados reais com os resultados esperados
• Identifique os principais indicadores de desempenho (KPIs) que medem a eficácia e a eficiência de seus esforços de aprimoramento.
• Calcular o retorno sobre o investimento (ROI ou ROTI) de seus esforços de aprimoramento
• Analise os fatores que contribuíram ou prejudicaram seus esforços de aprimoramento.
• Documentar as lições aprendidas e as práticas recomendadas de seus esforços de aprimoramento
• Compartilhar resultados e resultados com clientes, partes interessadas e membros da equipe
• Reconhecer e recompensar os membros da equipe que contribuíram para as ações de melhoria
• Comemorar os marcos e as conquistas de seus esforços de aprimoramento

Melhoria contínua da maneira ágil

Planejar a implementação do aprimoramento contínuo O plano de implementação para melhoria contínua é um plano que descreve as etapas e ações que você deve tomar para realizar suas tarefas de melhoria. É um roteiro que o leva do seu estado atual aos seus objetivos. O plano de implementação da melhoria contínua deve incluir o seguinte

• Os objetivos e metas de aprimoramento
• As tarefas e subtarefas de aprimoramento
• As funções e responsabilidades dos membros da equipe
• Os recursos e as ferramentas necessários para cada tarefa
• O cronograma e os marcos de cada tarefa
• Os riscos e desafios de cada tarefa
• Os planos de contingência para cada tarefa

Metas de melhoria contínua

Os objetivos da melhoria contínua são os resultados desejados dos seus esforços de melhoria. É o que sua equipe deseja alcançar melhorando seus produtos, serviços, processos ou procedimentos. Os objetivos da melhoria contínua são, idealmente:

• alinhados com as necessidades e expectativas dos clientes e com as metas e estratégias da empresa
• Específico, mensurável, alcançável, relevante e com prazo determinado (SMART)
• desafiador, mas realista (princípio 110%)
• Motivar e estimular
• Comunicado claramente a todas as partes interessadas (clientes, partes interessadas e membros da equipe)

Conclusão

A melhoria contínua não é uma meta final. É uma jornada contínua que exige de você atenção, esforço e ajustes constantes. Ao adotar a estratégia ágil de melhoria contínua, você pode tornar a melhoria contínua parte do seu trabalho diário. Você também pode colher os benefícios da melhoria contínua, como maior satisfação, fidelidade e retenção do cliente e melhor desempenho da equipe.