Reunião 1:1: um modelo simples de pauta (exemplo, incluindo PDF)

Ninguém vai à academia e treina ao acaso aqui e ali – pelo menos não se quiser ver progresso. Por que deveria ser diferente com as reuniões individuais?

Uma agenda modelo garante que todas as áreas importantes sejam treinadas, de modo que haja espaço para assuntos profissionais e pessoais. Dessa forma, suas reuniões individuais se tornam um plano estruturado de treinamento físico ao longo do tempo.

Seja em uma reunião individual presencial, digital ou virtual, as reuniões individuais oferecem espaço para feedback e, portanto, para o desenvolvimento pessoal, o que é essencial no mundo do trabalho atual. Neste artigo, apresentarei um exemplo concreto de pauta com perguntas úteis que você pode usar em suas reuniões individuais semanais, quinzenais ou mensais para ter boas conversas com seus subordinados diretos.

Antes de mais nada: se você ainda não tem certeza de como são as boas reuniões individuais com os funcionários, dê uma olhada em nosso guia: O guia com 6 dicas para conversas individuais bem-sucedidas.

A propósito, agora também fiz um vídeo no YouTube no qual apresento os resultados de minha pequena pesquisa: Perguntei a 100 gerentes em entrevistas qualitativas por que eles realmente realizam reuniões individuais. Se você estiver interessado nos objetivos das reuniões individuais, dê uma olhada:

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Antes de ir direto para o exemplo de pauta, gostaria de responder à pergunta sobre como conduzir uma reunião individual como chefe ou supervisor. 

Alguns aspectos disso são relativamente óbvios, portanto, vou me concentrar em sete dicas que podem ser menos intuitivas, mas são ainda mais eficazes.

Dica 1: Pergunte o oposto do que você quer saber

Por quê? Se você perguntar: “O que podemos melhorar?”, obterá respostas padrão. Mas se você perguntar o contrário, isso ativará novos padrões de pensamento.

Como implementar?

• Em vez de “Como você está indo com o projeto?” → “Se ele desaparecesse de repente, do que você sentiria falta?”
• Em vez de “O que posso fazer melhor como gerente?” → “O que eu definitivamente deveria manter porque funciona bem?”
• Em vez de “Qual é o seu maior obstáculo?” → “Qual é a coisa mais tranquila que está acontecendo para você neste momento?”

Essa inversão geralmente traz respostas mais profundas e ponderadas.

Dica 2: Espere com as perguntas importantes – Deixe o silêncio trabalhar primeiro

Por quê? Muitos começam a reunião individual com os grandes problemas. Mas se você vier direto com “Como está indo?” ou “Você tem algum desafio?”, as respostas geralmente são genéricas (“Tudo se encaixa”). Em vez disso, comece de forma descontraída, espere e permita o silêncio. Com frequência, os pontos realmente relevantes surgirão naturalmente.

Como implementar?

• Não faça grandes perguntas no início. Comece de forma casual (“Como foi sua manhã?”) e dê espaço a eles.
• Suportar conscientemente o silêncio. As pessoas tendem a preencher as lacunas – frequentemente com o que realmente as está incomodando.

Dica 3: Mude o ambiente – a sala influencia a conversa

Por quê? A atmosfera influencia o que e como as pessoas falam. Uma conversa no escritório é diferente de uma caminhada ou de uma reunião em uma cafeteria.

Como implementar?

• Experimente outros lugares: sair para caminhar ajuda você a falar de forma mais casual. Uma cafeteria pode parecer mais informal.
• Reuniões virtuais? Teste configurações diferentes, por exemplo, às vezes somente áudio, às vezes vídeo –, dependendo do tópico e da pessoa.

Dica 4: Evite perguntas do tipo “Por quê?” – em vez disso, use “Como?” ou “O quê?

“Por quê?” pode soar defensivo (“Por que você fez isso dessa forma?” → parece uma crítica). “How?” ou “What?” permitem mais reflexão.

Como implementar?

• Em vez de “Por que você não atingiu a meta?” → “O que o impediu de fazer isso?”
• Em vez de “Por que você está fazendo isso?” → “Como você chegou a essa decisão?”

O som faz a diferença.

Dica 5: Não transforme isso em uma pesquisa –, mas revele algo você mesmo

Por quê? Muitas reuniões individuais parecem entrevistas: “Como está indo? Do que você precisa? Quais são seus desafios?” Mas é mais provável que as pessoas se abram quando percebem que se trata de uma troca.

Como implementar?

• Compartilhe um pequeno desafio ou uma realização sua antes de perguntar: “Você também sabe disso?”
• Exemplo: “Percebi recentemente que me perco muito nos detalhes. Você também faz isso às vezes?”
• Isso cria confiança e abre a porta para um diálogo honesto.

Dica 6: Não olhe apenas para o passado, mas também para os “problemas futuros”

Por quê? As conversas individuais geralmente giram em torno de problemas passados (“O que deu certo? O que foi difícil?”). Porém, ainda mais valiosas são as conversas sobre obstáculos futuros antes que eles surjam.

Como implementar?

• Pergunta: “Supondo que o próximo trimestre seja perfeitamente –, qual foi a chave para isso?”
• Ou: “O que poderia impedi-lo de ser produtivo nas próximas semanas?”

Isso resulta em soluções proativas em vez de apenas reagir a problemas passados.

Dica 7: Pare de oferecer soluções diretamente – Em vez disso, pergunte: “O que você já tentou?”

Por quê? É tentador dar dicas diretamente. No entanto, os funcionários geralmente já têm ideias – que precisam apenas de reflexão.

Como implementar?

• Em vez de “Você poderia tentar X!” → “O que você já tentou para resolver o problema?”

Como resultado, os funcionários sentem que são levados a sério e desenvolvem suas próprias soluções.

Se você quiser mais 5 dicas e a agenda perfeita, faça o download: Meu último vídeo no YouTube é sobre isso, incluindo 7 perguntas criativas para reuniões 1:1. Fique à vontade para dar uma olhada.

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Se considerar estas dicas acima, a realização da sua conversa individual terá, com alta probabilidade, muito mais facilidade e produtividade. Afinal, se o seu único objetivo com o modelo de pauta de reunião individual é que o seu funcionário não se demita, então tem a atitude errada e a sua reunião está condenada ao fracasso - veja a banda desenhada.

O fato de você ter clicado neste artigo me diz que você está procurando um exemplo simples de agenda para reuniões individuais com seus funcionários.

É por isso que você encontrará aqui um modelo de documento simples, testado e aprovado, que deve ser um bom acompanhamento para uma entrevista de avaliação quinzenal clássica, por exemplo.

Importante: Esta é uma pauta padrão simples - mas a “melhor” pauta de reunião 1-a-1 é sempre a pauta que você, como supervisor, adaptou individualmente ao seu funcionário. As minhas 7 dicas acima devem ajudá-lo com isso. 

A propósito, você pode salvar o modelo como um documento abaixo do modelo real, mas alternativamente também como um documento PDF, Excel, Google Sheet ou Word. Basta clicar no botão “Mais”.

Como você pode ver, o principal objetivo desse exemplo de agenda individual é diminuir o zoom. Isso geralmente é muito difícil na vida cotidiana, e é por isso que é necessário um bloco de tempo dedicado.

A propósito, não se deixe enganar pela agenda: Basicamente, sua meta deve ser que o funcionário intrinsecamente motivado traga o maior número possível de tópicos para a mesa.

Além dessa agenda, é claro que há outros aspectos sobre os quais você pode refletir na entrevista de avaliação.

É por isso que perguntas individuais que estimulam novas perspectivas são muito úteis em reuniões individuais. Gostaria de lhe dar alguns exemplos de perguntas desse tipo aqui.

Um dos objetivos mais importantes das reuniões individuais é, conforme mencionado, fazer zoom out regularmente. Por esse motivo, são úteis as perguntas que incorporam o trabalho diário em um contexto mais amplo.

Também trouxe 17 perguntas para você, como gerente, que devem enriquecer seu diálogo individual.

Depois de conversar com cerca de 100 gerentes nos últimos meses, notei um padrão.

Muitos supervisores ocasionalmente incorporam pequenas pesquisas em suas reuniões individuais. Isso significa que eles simplesmente fazem algumas perguntas de forma descontraída e perguntam ao funcionário a) se ele concorda com uma afirmação (por exemplo, de 1 a 7) e b) por que ele respondeu dessa forma.

Eles esperam o seguinte dessas micropesquisas em 1:1s:

• Mais variedade e envolvimento no diálogo individual
• Adoção de novas perspectivas
• Mensurabilidade de KPIs (flexíveis), como satisfação ao longo do tempo

E, é claro, essa ideia também pode fazer parte de sua agenda de modelos individuais. Reuni aqui cinco afirmações para você que se concentram em refletir pré-condições importantes para todo funcionário bem-sucedido.

Você também pode baixar esta pauta como um documento, mas o seguinte é muito melhor: Em nosso software de reunião individual, temos uma ferramenta integrada que torna os resultados visíveis ao longo do tempo como uma métrica e lhe dá dicas com um assistente de IA - sinta-se à vontade para dar uma olhada sem fazer login através do botão abaixo.

Como você pode ver, as declarações abordam os principais aspectos de um funcionário satisfeito. 

Outro pré-requisito para funcionários saudáveis e produtivos é, obviamente, um bom gerente. Sim, estou falando de você. 

E, é claro, também há declarações para isso que você pode incluir em sua agenda de amostras de conversas individuais. Especificamente, aqui estão 4 âncoras comportamentais para reflexão, que também podem ser respondidas de forma interativa e gratuita no software Echometer one-to-one e tornadas mensuráveis.

E você mal pode esperar para fazer essas perguntas em sua reunião individual? Muito bem, fico feliz. 

Se você quiser mais informações criativas, recomendo nosso artigo correspondente: 129 Perguntas engenhosas para reuniões individuais (de um psicólogo) .

Você já deve ter adivinhado. É claro que há muitos outros exemplos de pautas para reuniões individuais que você poderá usar mais cedo ou mais tarde. 

Por exemplo, falo sobre pautas para sua reunião individual sobre salário, sua conversa com um funcionário difícil ou com um funcionário completamente novo.

Temos modelos adicionais para todos esses casos de uso, que você pode encontrar neste artigo: Reuniões 1:1: 15 modelos testados e aprovados para você editar (gratuito)

Como já foi estabelecido acima, a “melhor” pauta de reunião individual é sempre adaptada individualmente ao seu funcionário.

Entretanto, o conhecimento contido neste artigo deve ajudá-lo a fazer exatamente isso.

Nosso assistente de reuniões com IA para reuniões individuais também pode ajudá-lo com isso. Se quiser saber mais, dê uma olhada em nosso site: O melhor software para reuniões individuais .