Como os subordinados diretos e os funcionários podem ser incentivados a se preparar para reuniões individuais?

Várias medidas e abordagens são possíveis se o seu subordinado direto ou funcionário não vier preparado para a reunião individual regular (geralmente quinzenal) com você como gerente.

Aqui está a eficácia das abordagens ou medidas, de acordo com a minha experiência e conhecimento pessoal como líder, Scrum Master e psicólogo, organizada numa ordem - que medidas funcionam melhor?

Medida	Avaliação	Contexto
Escreva lembretes regulares	1: Baixa eficácia	Se os funcionários estiverem desmotivados e sem imaginação, os lembretes terão pouco efeito
Esclarecer o propósito do 1-to-1	2: Eficácia média	Esclarecer o objetivo real das discussões individuais em conjunto pode ser útil e reduzir a pressão ou a ansiedade dos funcionários.
Concentre-se no que funciona bem	3: Alta eficácia	Falar sobre assuntos em que uma conversa natural simplesmente surge pode ser muito bom para desenvolver um relacionamento de confiança.
Dando um bom exemplo	2: Eficácia média	Dedicar tempo suficiente para uma boa preparação é um pré-requisito para poder esperar o mesmo do funcionário.
Falar sobre assuntos não relacionados ao trabalho	3: Alta eficácia	Tópicos que não são de trabalho podem ser ótimos para construir confiança mútua - e isso torna mais fácil abrir-se.
Esclarecer a motivação	2: Eficácia média	Confronto direto com o fato de que os funcionários parecem menos motivados a levantar tópicos? Não é o ideal, é melhor esclarecer as expectativas gerais do compromisso
Foco no aprendizado	2: Eficácia média	Concentrar-se em refletir sobre o que os funcionários aprenderam recentemente pode ser bastante eficaz.
Mudar o ritmo	1: Baixa eficácia	Essa deve ser uma das últimas medidas e só deve ser tomada se ambas as partes não tiverem necessidade dela, se a cooperação for otimizada e se houver pouco foco no desenvolvimento do funcionário.
Use ferramentas individuais	2: Eficácia média	O uso de um software especialmente desenvolvido para reuniões individuais, como o Echometer, pode ajudá-lo a se preparar rapidamente, documentar as reuniões e fazer boas perguntas de reflexão como líder.

Espero que o contexto o ajude a entender de onde tiro minha avaliação de eficácia.

Guia passo a passo: Melhor preparação dos subordinados diretos em reuniões individuais

Você gostaria que seus desenvolvedores de software estivessem mais bem preparados para as reuniões individuais com você como gerente e trouxessem tópicos para a mesa com mais frequência? Com base na tabela acima com a eficácia estimada das medidas, eu recomendaria o seguinte guia passo a passo:

1. Construção de relacionamentosSe vocês ainda não se conhecem muito bem ou se você não tem um bom relacionamento com o funcionário, converse sobre assuntos informais para criar mais confiança. 

2. Esclarecer as expectativasDefinam juntos o motivo pelo qual estão realizando as reuniões individuais (por exemplo, desenvolvimento do funcionário, resolução de bloqueios, etc.). Alguns funcionários podem temer que certas declarações feitas na reunião individual possam ser usadas contra eles na avaliação anual de desempenho.

3. Faça boas perguntasComo gerente, você deve ter um plano de como deseja treinar seu funcionário, independentemente do funcionário. Nesse sentido, você deve analisar regularmente vários tópicos e refletir sobre eles junto com o funcionário, por exemplo:

   1. Satisfação dos funcionários com o feedback
   2. Satisfação do funcionário com o trabalho em geral
   3. Satisfação dos funcionários com as reuniões

4. Experimentar ferramentasUm truque para aumentar a participação dos funcionários também pode ser o uso de um software dedicado a reuniões individuais, como o Echometer. O Echometer ajuda ambos os lados a se prepararem bem com a ajuda de modelos, mas também de lembretes e documentação automatizada.

Se você tiver administrado essas quatro etapas, a probabilidade de ter um funcionário bem preparado na reunião individual deve aumentar significativamente.

FAQs: Perguntas frequentes

Aqui estão algumas perguntas frequentes nesse contexto.

Por que os subordinados diretos não se preparam para as reuniões individuais?

Pode haver muitos motivos para que seus funcionários ou subordinados diretos não estejam tão bem preparados para a avaliação de desempenho ou para a reunião individual regular. Aqui estão os três motivos mais importantes que você deve analisar:

• Segurança psicológicaOs funcionários não confiam em si mesmos ou não se sentem psicologicamente seguros.
• IgnorânciaOs funcionários não sabem quais tópicos devem levar consigo ou não conhecem as expectativas da reunião 1-1.
• MotivaçãoOs funcionários não estão interessados em se desenvolver mais ou em participar ativamente das melhorias.
• FerramentasFerramentas de reunião individuais ou software de vídeo de baixa qualidade também podem reduzir a motivação dos funcionários, enquanto ferramentas de reunião individuais dedicadas, como o Echometer, podem aumentá-la.

Por que alguns subordinados diretos parecem tão desmotivados e participam pouco das reuniões?

Pode haver muitos motivos para que alguns funcionários ou subordinados diretos não participem de reuniões e conversas individuais com os gerentes. Aqui estão alguns motivos fundamentais que você deve analisar.

• Segurança psicológicaOs funcionários não confiam em si mesmos ou não se sentem psicologicamente seguros.
• ExpectativasOs funcionários não percebem que se espera deles um alto nível de participação nas reuniões.
• IncompetênciaOs funcionários podem simplesmente ter pouco a contribuir em termos de conteúdo para alguns tópicos.
• Metas pouco claras e pouco atraentesUm motivo simples para a baixa motivação pode ser o fato de a meta atual da equipe não estar clara ou não parecer atraente para o funcionário.

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O que posso fazer como gerente de engenharia de software para ajudar os desenvolvedores e engenheiros de software a se prepararem melhor para as reuniões individuais comigo como gerente?

Com base na tabela e no processo passo a passo acima, há quatro etapas simples:

1. Crie um bom relacionamento com os funcionários para que eles realmente se abram.
2. Deixe claro o que você espera dos funcionários nas reuniões individuais. Possivelmente, defina uma meta de desenvolvimento para o funcionário
3. Prepare-se para a reunião individual com boas perguntas
4. Experimente um software dedicado a reuniões individuais, como o Echometer, que o ajuda com vários recursos para aumentar o envolvimento de seus funcionários em reuniões individuais.