Workshop de lições aprendidas em 5 etapas

Como equipe ou organização, todos nós aspiramos estar no topo de nosso jogo como líderes de qualidade ou inovação. Talvez você queira organização de aprendizado %E2%80%9D. Para corresponder a essa exigência, é preciso implementar consistentemente um processo de melhoria contínua. Neste artigo, apresentamos tudo sobre o tema “Workshop de Lições Aprendidas” e mostramos como você pode usar este formato para se desenvolver continuamente. Nossa lista de verificação de lições aprendidas certamente o ajudará.

O que é um workshop de lições aprendidas?

Como já indica o termo em inglês Lessons Learned (em português, “Lições Aprendidas”), um Workshop de Lições Aprendidas tem como objetivo impulsionar o aprendizado a partir de experiências. 

Em um workshop de lições aprendidas, analisa-se retrospectivamente a colaboração passada na equipe. É por isso que o formato de workshop também é usado em equipes ágeis e no Scrum. Retrospectiva chamado. Team debriefs” também é um sinônimo comum em diferentes contextos.

O objetivo dos Workshops de Lições Aprendidas ou apenas Retrospectivas (Retros) continua o mesmo: Obter um processo de aprendizado contínuo a partir da experiência prática, a fim de se desenvolver constantemente.

Introduzir workshops de lições aprendidas para minha equipe ou projeto

Se a sua meta é um processo de melhoria contínua em projetos ou equipes, os workshops de lições aprendidas são uma boa opção para você. 

Uma ocasião frequente para a introdução é a conquista de marcos ou a conclusão de projetos. Nessas ocasiões, a equipe dedica pelo menos 60 a 180 minutos, dependendo do tamanho da equipe, para refletir sobre o “como” e obter insights e, possivelmente, também medidas para o futuro.

Nas equipes ágeis que trabalham juntas a longo prazo, esse formato é integrado firmemente à rotina diária de trabalho e ocorre com uma frequência semanal ou mensal, dependendo do ritmo do sprint.

Vemos cada vez mais equipes adaptando esses formatos contínuos com grande sucesso.

Para que servem os workshops de lições aprendidas?

Muitos gerentes provavelmente reagiriam da seguinte forma: “Você investe de 60 a 90 minutos em reflexão a cada duas semanas? Qual é o objetivo disso?!”

Felizmente, os estudos têm uma boa resposta para isso. Tannenbaum e Cerasoli (2013) conseguiram demonstrar em um meta-estudo que a eficácia das equipes através desta autorreflexão ( com a aplicação correta ) aumentou em média entre 20% e 25% foi.

Exemplos da prática

Como você obtém esses ganhos de produtividade? Aqui estão alguns exemplos de perguntas que, combinadas com as medidas certas, podem gerar esses ganhos de produtividade:

• Métodos de trabalho: Até agora, registramos cada progresso em um Excel, o que sempre causou muito trabalho e confusão quando atualizado com versões diferentes. Ação possível: experimentar ferramentas on-line como o Trello ou o Notion para organizar os projetos de modo que as versões não precisem mais ser mescladas manualmente.
• Auto-organização e processos de tomada de decisão: Dificilmente sabemos entre nós até que ponto alguém está com seu subprojeto no momento. Talvez devêssemos tentar um formato de “stand-up diário” para melhorar a coordenação dentro da equipe?
• Comunicação dentro da equipe e com as partes interessadas: Os projetos de novos produtos são compartilhados com as partes interessadas relativamente tarde, quando muito esforço de desenvolvimento já foi investido. Como podemos obter feedback de nossas partes interessadas mais cedo e com mais regularidade?
• Priorização: embora tenhamos obtido novas percepções no decorrer do projeto, mantivemos nossa priorização original. Como podemos garantir que, no futuro, abordaremos melhor as oportunidades dessas novas percepções em nosso planejamento?

Claro, esses temas também poderiam ser identificados e aprimorados sem um Workshop de Lições Aprendidas. Mas, através de um processo de feedback estruturado - sem o estresse do dia a dia - esses temas geralmente se tornam conscientes.

Um workshop de lições aprendidas é, portanto, um formato muito eficiente quando se trata de identificar e implementar potenciais de melhoria ou bloqueadores. Outro aspecto positivo é que esse processo é auto-organizado dentro das equipes, o que aumenta ainda mais o comprometimento e a satisfação da equipe.

Como posso preparar e realizar um Workshop de Lições Aprendidas? - um Template

A implementação desses workshops, uma vez internalizada pela equipe, não é tão difícil. O procedimento combina as melhores práticas de Moderação de workshops que soará familiar para muitos. É claro que existem inúmeros métodos para facilitar esses workshops, mas as 5 etapas da Lista de Verificação de Lições Aprendidas oferecem um exemplo simples de um workshop bem-sucedido:

Etapa 1: Faça o check-in com uma pergunta aberta

O workshop deve ser o mais interativo possível, e é por isso que a melhor prática é começar com uma pergunta aberta que cada membro da equipe, por sua vez, responda brevemente. Dessa forma, todos estarão envolvidos na conversa. Por exemplo, você pode fazer o seguinte:

• Em uma escala de 0 a 10, qual a sua confiança de que alcançaremos a meta do nosso projeto/equipe e por quê?
• Qual foi para você o maior revés ou o maior sucesso na última semana (ou mês…)?

Etapa 2: Coletar tópicos

Embora a primeira etapa ainda seja garantir que todos cheguem no modo de lições aprendidas, a próxima etapa é coletar o feedback de forma estruturada. Para Pensamento em grupo Para evitar isso, essa etapa deve ser feita primeiro no trabalho individual antes de compartilhar os tópicos no grupo.

Novamente, você pode usar diferentes formatos de perguntas para estimular a conversa. Vemos os exemplos a seguir com muita frequência:

• Bom e ruim (variante simples para iniciantes): O que deu certo? O que foi ruim?
• Keep-Stop-Start (popular, conduz melhor do status quo para as medidas do que “Start-Stop-Continue”): Com o que devemos continuar na equipe como antes? Com o que devemos parar na equipe? Com o que devemos começar ou pelo menos experimentar na equipe?
• Esperado - Inesperado (bom para variar): O que aconteceu que você esperava antecipadamente? O que aconteceu de positivo que você não esperava antecipadamente? O que foi pior do que você esperava?

O objetivo de nossa Ferramentas Echometer ajuda, aliás, a realizar esses tipos de Workshops de Lições Aprendidas. Ele ajuda a manter o workshop na estrutura correta, inclui um cronômetro e torna o workshop - caso aconteça online - muito mais interativo.

 

Você pode fazer uma lição aprendida com a nossa ferramenta sem um login seu ou de sua equipe.

 

Através deste botão, você pode abrir a ferramenta diretamente, escolher seu método de Lições Aprendidas e convidar uma equipe através de um link - eu recomendo o método “Keep-Stop-Start”:

Há com interesse  mais de 30 lições aprendidas  métodos possíveis - às vezes se torna muito criativo e divertido.

Se ainda não tiver certeza, você pode fazer o download do  Experiência do treinador Holger do Agile com nossa ferramenta  ler até o fim. 

E, aliás, a nossa ferramenta também ajuda na priorização - mas aí já estaríamos no próximo passo.

Etapa 3: Priorizar tópicos

Depois que os tópicos tiverem sido coletados e agrupados tematicamente, você poderá passar para a priorização. O objetivo aqui é identificar os tópicos e descobertas mais importantes sobre os quais a equipe gostaria de agir.

Idealmente, cada membro da equipe tem três pontos adesivos ou algo parecido para a priorização, que são colados nos feedbacks abertos (que estão, por exemplo, no flipchart) de acordo com a preferência pessoal. Alternativamente, é claro, cada um pode simplesmente fazer 3 traços com uma caneta hidrográfica. Os feedbacks abertos que têm as marcações mais frequentes parecem ser os mais urgentes - aqui são derivadas as medidas.

Etapa 4: Derivar medidas

Aqui, a equipe decide como deseja implementar as lições aprendidas na prática. As medidas devem corresponder a certos padrões, como a fórmula SMART correspondem.

Importante: Lembre-se de não adotar muitas medidas. Concentre-se em no máximo três tópicos mais importantes. Caso contrário, será difícil realmente abordar todas as ações, o que fará com que a equipe duvide do formato das lições aprendidas como um todo.

É melhor fazer uma pequena lição aprendida com três medidas a cada 2 a 4 semanas do que uma “grande” a cada 6 meses, mas, na realidade, apenas 4 das 10 medidas são implementadas.

Etapa 5: Conclusão

No final, deve ser feito um resumo do que foi aprendido e das medidas que foram registradas. Essa etapa também pode ser interativa se você fizer uma pergunta aberta a todos os participantes:

• Para você, qual foi a percepção mais importante do workshop de lições aprendidas de hoje?
• Quais são os planos que você tem para a próxima vez?

Workshop de Lições Aprendidas - Conclusão

É claro que esse formato leva tempo. Por isso, é importante enfatizar aqui que você deve reservar tempo suficiente para os workshops de lições aprendidas logo no início. Especialmente no final de uma fase do projeto, isso pode ser estressante. Isso não deve nos levar a pular esse formato importante. 

Afinal de contas, essa é a única maneira de garantir que você não caia nas mesmas armadilhas na próxima vez e, assim, permaneça preso na roda do hamster. Em uma emergência, é melhor ter um breve workshop de lições aprendidas do que não ter nenhum.

Em Próxima publicação Também temos diretamente alguns Dicas e outras práticas recomendadas para seus workshops de lições aprendidas!