Reuniões 1:1: 15 modelos testados e aprovados para você editar (gratuito)

Se Sherlock Holmes fosse o líder de uma equipe, o que ele faria? Sim, é isso mesmo. Ele seria ridicularizado ao usar seu boné Deerstalker no escritório e nas chamadas on-line. Mas não é isso que quero dizer.

Sherlock Holmes é muito inteligente e, por isso, chegaria rapidamente a uma conclusão óbvia: O relacionamento e a comunicação com os membros de sua equipe são uma das principais alavancas para o sucesso da equipe. E há uma reunião em particular que foi projetada para fazer exatamente isso: a reunião individual com seus colegas (para a qual existem alguns modelos profissionais de reuniões individuais, mas falaremos mais sobre isso daqui a pouco).

Então, Sherlock, você já atribui um valor adequado às conversas individuais? Ou suas conversas individuais pertencem ao 52% mencionado na citação abaixo? De qualquer forma, este texto ajudará você a levar suas conversas individuais para o próximo nível. Em especial, nossos modelos e agendas de amostra grátis para conversas individuais ajudarão você.

52% dos funcionários perdem a atenção em reuniões nos primeiros 30 minutos.

Estatísticas de reuniões Notta.AI (ver Tweet)

Como já indicado acima, as reuniões individuais têm objetivos diferentes. Do ponto de vista geral, trata-se simplesmente de conduzir os funcionários em um diálogo pessoal (com ou sem um modelo de reunião individual profissional).

Se eu liderar mal, no pior dos casos, os meus melhores funcionários demitem-se sem que eu esteja preparado para tal. Outra consequência seria o fracasso retumbante dos objetivos da equipa, porque as atividades dos membros da equipa não estão coordenadas. Ambos lançariam uma luz extremamente má sobre as minhas competências como líder ou chefe. Aqui estamos, portanto, no primeiro objetivo das boas reuniões individuais (as más reuniões individuais tendem a levar à reação que se vê na imagem seguinte…).

Com base nisso, a primeira meta das reuniões individuais é construir um relacionamento bom, de confiança e de respeito com os membros da minha equipe. Somente assim os conflitos e as tensões serão comunicados abertamente a mim. Essa também é a única maneira de cumprir minha função de líder servidor ou coach e ajudar os funcionários a se desenvolverem ainda mais. É claro que bons modelos individuais, impressos ou digitais, podem ajudar com isso.

Não em todas as reuniões individuais, mas em muitas, o segundo objetivo principal das reuniões individuais regulares é garantir que as atividades ou tarefas dos membros da minha equipe estejam sendo realizadas corretamente. O grau de intervenção que preciso fazer aqui depende muito do nível de maturidade do meu subordinado direto. No entanto, em princípio, a reunião individual (seja virtual ou no escritório) pode ser uma boa oportunidade para resolver bloqueios nas tarefas atuais, desafiar e consultar os colegas de equipe nos lugares certos para fortalecer a comunicação dentro da equipe.

A propósito, agora também fiz um vídeo no YouTube no qual apresento os resultados de minha pequena pesquisa: Perguntei a 100 gerentes em entrevistas qualitativas por que eles realmente realizam reuniões individuais, portanto, o objetivo das reuniões individuais é bom:

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Neste momento, gostaria de dar uma dica específica para ajudar você a atingir a meta de boas conversas individuais: adapte-as ao seu subordinado direto. Algumas pessoas querem mais feedback, por exemplo, enquanto outras querem mais orientação em relação às suas atividades atuais. Isso também pode ser visto nessas estatísticas sobre a Geração Z, por exemplo.

76% dos funcionários da Geração Z querem mais oportunidades para aprender e aplicar novas habilidades.

Workforce Confidence Index, 2022 (ver Tweet)

A propósito: se você é gerente de desenvolvedores de software, o artigo a seguir pode ser de seu interesse: 6 Exemplos de feedback para desenvolvedores de software .

Antes de chegarmos aos nossos modelos gratuitos para impressão, exemplos de agendas, amostras e perguntas para conversas individuais, gostaria de dar a você alguns pontos críticos para reflexão.

Quando os gerentes me pedem um modelo ou uma amostra de pauta para reuniões individuais, fico cauteloso. O que exatamente eles estão tentando alcançar? É por isso que eu gostaria de fazer uma breve lista de verificação do que caracteriza as reuniões individuais boas e ruins:

O que quero dizer é: você acha que melhora suas reuniões individuais usando o mesmo modelo ou pauta para todas as reuniões e para todos os membros da equipe? Espero que não. 

É melhor que você adapte ambos em cada caso. Portanto, recomendo que você use uma variedade de modelos ou formulários para a sua situação específica a fim de atingir os objetivos acima: conversas individuais energizadas e produtivas. Os modelos para impressão abaixo podem ajudar você a fazer exatamente isso. 

A propósito, o conteúdo dos modelos vem do software Echometer para chamadas 1 a 1. Portanto, se você quiser facilitar as coisas para si mesmo, experimente nossa ferramenta gratuitamente.

Outra pequena dica: se você estiver interessado em uma introdução geral às reuniões individuais, dê uma olhada em nosso post sobre o assunto: Um guia: 6 dicas para conversas individuais bem-sucedidas.

Com relação à pergunta “Como iniciar uma reunião individual com os funcionários”, posso indicar a você o texto acima: Para ouvir honestamente a opinião de seus funcionários, você precisa ter um bom relacionamento com eles. Um bom relacionamento ajuda a criar as condições para boas conversas individuais: Uma atmosfera de conversa descontraída.

Sejam eles júnior ou sênior, os subordinados diretos geralmente ficam nervosos ao falar pessoalmente com seu próprio chefe. Eles têm a atitude: “Não diga a coisa errada”. É claro que essa atitude é um veneno para uma boa conversa e um ambiente descontraído. Uma base ruim para qualquer boa agenda de reunião individual.

É aí que entra em cena um pequeno truque ou dica para boas reuniões individuais: quebra-gelos de reuniões, ou seja, perguntas que quebram o gelo da conversa e reduzem o nervosismo do seu subordinado direto. Aqui estão algumas sugestões de bons e divertidos quebra-gelos para reuniões individuais:

Cheguemos finalmente ao centro deste artigo: os modelos de reuniões individuais imprimíveis para conversas pessoais.

Antes de mais nada: É claro que você também pode personalizar os modelos e formulários gratuitos para o seu idioma em alemão, espanhol, holandês, francês ou português, finlandês e sueco. Basta você alterar o idioma no canto superior direito do nosso site e o modelo aparecerá no seu idioma.

Então, vamos começar com um modelo padrão para reuniões individuais semanais ou mensais.

O formulário seguinte é adequado como modelo gratuito para a sua reunião/conversa individual semanal com os seus funcionários. Como dito, também pode ser impresso. Note-se que pode e deve, naturalmente, enriquecer o modelo com as suas próprias ideias, atividades e formatos, dependendo se realiza a reunião remotamente/virtualmente ou no local. Os exemplos individuais ou a agenda gratuita são, espera-se, um bom modelo para si como líder para a conversa com os seus funcionários:

Caso você ainda não tenha visto: Você também pode abrir, editar, fazer download e imprimir esse modelo individual em outros formatos (como PDF ou Microsoft Word), conforme mencionado acima nas alternâncias. Os modelos para download estão em inglês, como você já deve ter visto. Você pode copiar o texto acima ou usar a ferramenta Deepl como tradutor se quiser o modelo de reunião individual com funcionários em outro idioma (por exemplo, espanhol, holandês, português, francês, finlandês, italiano ou sueco).

Agora chegamos a um modelo para reuniões quinzenais individuais. Neste vídeo, darei a você uma visão geral do modelo e também fornecerei dicas adicionais interessantes que você não encontrará neste texto:

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O formulário seguinte é adequado como modelo gratuito para sua reunião/conversa individual quinzenal com os seus funcionários. Como dito, também pode ser impresso. Note-se que pode e deve, naturalmente, enriquecer o modelo com as suas próprias ideias, atividades e formatos, dependendo se realiza a reunião remotamente/virtualmente ou no local. Os exemplos individuais ou a agenda gratuita são, espera-se, um bom modelo para si como líder para a conversa com os seus funcionários:

A propósito, este sou eu no vídeo do YouTube abaixo. Se você quiser um pouco mais de contexto sobre o modelo para reuniões mensais individuais, dê uma olhada no vídeo.

Se quiser abordar sua conversa individual da forma mais inteligente possível, você terá alguns momentos de reflexão no vídeo:

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O formulário seguinte é adequado como modelo gratuito para sua reunião/conversa individual mensal com os seus funcionários. Como dito, também pode ser impresso. Note-se que pode e deve, naturalmente, enriquecer o modelo com as suas próprias ideias, atividades e formatos, dependendo se realiza a reunião remotamente/virtualmente ou no local. Os exemplos individuais ou a agenda gratuita são, espera-se, um bom modelo para si como líder para a conversa com os seus funcionários:

O formulário a seguir é adequado como um modelo gratuito para sua reunião individual trimestral com seus funcionários. Como dito, também pode ser impresso. Note-se que pode e deve, naturalmente, enriquecer o modelo com as suas próprias ideias, atividades e formatos, dependendo se realiza a reunião remotamente/virtualmente ou no local. Os exemplos individuais ou a agenda gratuita são, espera-se, um bom modelo para si como líder para a conversa com os seus funcionários:

Caso você ainda não tenha visto: Você também pode abrir, editar, fazer download e imprimir esse modelo individual em outros formatos (como PDF ou Microsoft Word), conforme mencionado acima nas alternâncias. Os modelos para download estão em inglês, como você já deve ter visto. Você pode copiar o texto acima ou usar a ferramenta Deepl como tradutor se quiser o modelo de reunião individual com funcionários em outro idioma (por exemplo, espanhol, holandês, português, francês, finlandês, italiano ou sueco).

Nesse meio tempo, também gravei um vídeo sobre isso: Incluindo 7 dicas para uma reunião trimestral individual produtiva. Fique à vontade para dar uma olhada:

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O seguinte formulário é adequado como modelo gratuito para a sua reunião individual ou conversa com funcionários difíceis. Como dito, ele também pode ser impresso. Deve-se dizer que você pode e deve, naturalmente, enriquecer o modelo com suas próprias ideias, atividades e formatos, dependendo se você realiza a reunião remotamente ou virtualmente ou no local. Os exemplos individuais ou a agenda gratuita são, esperamos, um bom modelo para você como líder para a conversa com seus funcionários:

O seguinte formulário é adequado como modelo gratuito para a sua reunião individual ou conversa com novos funcionários. Como dito, ele também pode ser impresso. Deve-se dizer que você pode e deve, naturalmente, enriquecer o modelo com suas próprias ideias, atividades e formatos, dependendo se você realiza a reunião remotamente ou virtualmente ou no local. Os exemplos individuais ou a agenda gratuita são, esperamos, um bom modelo para você como líder para a conversa com seus funcionários:

Caso você ainda não tenha visto: Você também pode abrir, editar, fazer download e imprimir esse modelo individual em outros formatos (como PDF ou Microsoft Word), conforme mencionado acima nas alternâncias. Os modelos para download estão em inglês, como você já deve ter visto. Você pode copiar o texto acima ou usar a ferramenta Deepl como tradutor se quiser o modelo de reunião individual com funcionários em outro idioma (por exemplo, espanhol, holandês, português, francês, finlandês, italiano ou sueco).

O seguinte formulário é adequado como modelo gratuito para a sua reunião individual ou conversa com funcionários após 90 dias no trabalho. Como dito, ele também pode ser impresso. Deve-se dizer que você pode e deve, naturalmente, enriquecer o modelo com suas próprias ideias, atividades e formatos, dependendo se você realiza a reunião remotamente ou virtualmente ou no local. Os exemplos individuais ou a agenda gratuita são, esperamos, um bom modelo para você como líder para a conversa com seus funcionários:

O seguinte formulário é adequado como modelo gratuito para a sua reunião individual ou conversa com funcionários no novo ano. Como dito, ele também pode ser impresso. Deve-se dizer que você pode e deve, naturalmente, enriquecer o modelo com suas próprias ideias, atividades e formatos, dependendo se você realiza a reunião remotamente ou virtualmente ou no local. Os exemplos individuais ou a agenda gratuita são, esperamos, um bom modelo para você como líder para a conversa com seus funcionários:

Se você prefere realizar suas reuniões individuais com um modelo Excel imprimível, dê uma olhada neste vídeo (em inglês) - tenho até uma dica bônus para você nele:

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O formulário a seguir é adequado como modelo gratuito para sua reunião individual de integração ou conversa. Como dito, é basicamente imprimível. Deve-se dizer que você pode e deve enriquecer o modelo com suas próprias ideias, atividades e formatos, dependendo se você conduz a reunião remotamente ou virtualmente ou no local. Os exemplos individuais ou a agenda gratuita são, esperamos, um bom exemplo para você como líder para a conversa com seus funcionários:

O formulário a seguir é adequado como um modelo gratuito para sua reunião individual ou conversa sobre salário. Como dito, é basicamente imprimível. Deve-se dizer que você pode e deve enriquecer o modelo com suas próprias ideias, atividades e formatos, dependendo se você conduz a reunião remotamente ou virtualmente ou no local. Os exemplos individuais ou a agenda gratuita são, esperamos, um bom exemplo para você como líder para a conversa com seus funcionários:

O formulário a seguir é adequado como um modelo gratuito para sua reunião individual ou conversa sobre definição de metas OKR. Como dito, é basicamente imprimível. Deve-se dizer que você pode e deve enriquecer o modelo com suas próprias ideias, atividades e formatos, dependendo se você conduz a reunião remotamente ou virtualmente ou no local. Os exemplos individuais ou a agenda gratuita são, esperamos, um bom exemplo para você como líder para a conversa com seus funcionários:

O formulário a seguir é adequado como modelo gratuito para sua reunião individual ou conversa com desenvolvedores de software. Como dito, é basicamente imprimível. Deve-se dizer que você pode e deve enriquecer o modelo com suas próprias ideias, atividades e formatos, dependendo se você conduz a reunião remotamente ou virtualmente ou no local. Os exemplos individuais ou a agenda gratuita são, esperamos, um bom exemplo para você como líder para a conversa com seus funcionários:

O formulário a seguir é adequado como um modelo gratuito para sua reunião individual ou conversa com um formulário de pesquisa sobre satisfação. Como dito, é basicamente imprimível. Deve-se dizer que você pode e deve enriquecer o modelo com suas próprias ideias, atividades e formatos, dependendo se você conduz a reunião remotamente ou virtualmente ou no local. Os exemplos individuais ou a agenda gratuita são, esperamos, um bom exemplo para você como líder para a conversa com seus funcionários:

O seguinte formulário é adequado como um modelo gratuito para a sua reunião individual ou conversa com um formulário de inquérito sobre a sua qualidade de liderança. Como dito, é basicamente imprimível. Deve-se dizer que você pode e deve enriquecer o modelo com suas próprias ideias, atividades e formatos, dependendo se você realiza a reunião remotamente ou virtualmente ou no local. Os exemplos individuais ou a agenda gratuita são, esperançosamente, um bom modelo para a conversa com seus funcionários como líder:

O seguinte formulário é adequado como um modelo gratuito para a sua reunião individual ou conversa com um formulário de inquérito sobre o tema “Desenvolvimento pessoal”. Como dito, é basicamente imprimível. Deve-se dizer que você pode e deve enriquecer o modelo com suas próprias ideias, atividades e formatos, dependendo se você realiza a reunião remotamente ou virtualmente ou no local. Os exemplos individuais ou a agenda gratuita são, esperançosamente, um bom modelo para a conversa com seus funcionários como líder:

Então, você encontrou um modelo adequado? Então, vamos seguir em frente e falar sobre boas perguntas individuais para reuniões individuais e tópicos típicos que você pode preparar internamente.

A propósito, no vídeo a seguir, tentei explicar em poucas palavras meus quatro recursos favoritos do Echometer. Você também pode ouvir o depoimento de um cliente do Echometer que está extremamente satisfeito com o Echometer. Dê uma olhada:

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Se você estiver interessado em mais perguntas sobre reuniões individuais (seja para reuniões individuais remotas ou virtuais ou no escritório), recomendo a seguinte postagem no blog: 129 Perguntas inteligentes para reuniões individuais (para gerentes) . Às vezes, um catálogo de perguntas pode ajudar você a criar seus próprios modelos, adaptados da forma mais individual possível ao funcionário.

Para que você tenha uma ideia das perguntas gratuitas e interessantes do nosso artigo, aqui estão 10 perguntas que podem inspirá-lo agora mesmo:

Com base nos modelos e formulários profissionais gratuitos acima, é claro que você também pode prever quais são os tópicos típicos das avaliações individuais de funcionários. Você pode usar isso para se preparar mentalmente para qualquer pergunta difícil. 

Portanto, coloquei aqui alguns exemplos de tópicos e perguntas típicas de reuniões individuais que podem vir de seus funcionários. Estes são, naturalmente, cenários teóricos - você pode se considerar sortudo se os membros da sua equipe trouxessem todos esses tópicos ativamente para a agenda. Em qualquer caso, deve ser uma ajuda:

Um bom convite deve ser claro e amigável. Você deve declarar o objetivo da reunião e mostrar que se trata de apoio e cooperação. O modelo a seguir pode servir como exemplo ou amostra:

Então, você se sente mais preparado para sua próxima entrevista de avaliação individual? Se não, anexei uma seção de perguntas frequentes abaixo, se necessário. Mas, por enquanto, vamos tirar uma conclusão provisória.

As reuniões individuais são uma ferramenta indispensável para qualquer chefe que valorize a colaboração eficaz e apreciativa. Este artigo não apenas mostrou como essas reuniões são importantes para o desenvolvimento da equipe e o sucesso da empresa, mas também oferece modelos práticos gratuitos, exemplos de pautas, perguntas e quebra-gelos para aumentar a qualidade dessas reuniões.

A chave para reuniões individuais bem-sucedidas está em personalizá-las de acordo com as necessidades de cada membro da equipe. Em vez de se basear em modelos rígidos e imprimíveis, você deve organizar reuniões de forma flexível para discutir desafios operacionais e fortalecer relacionamentos.

Seja sobre priorização, feedback ou desenvolvimento pessoal, as abordagens apresentadas aqui ajudarão você a ter conversas enérgicas e produtivas. Use as dicas para remover bloqueios, criar confiança e realizar todo o potencial de seus funcionários. Isso não apenas tornará sua equipe mais eficiente, mas também mais motivada e satisfeita.

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Você sempre tem várias perguntas no contexto de reuniões individuais e seus modelos. Por isso, reuni aqui algumas perguntas e respostas típicas para você.

A frequência depende muito da dinâmica da equipe e das necessidades individuais dos funcionários. As reuniões semanais são ideais para novos funcionários ou membros da equipe com pouca experiência, pois eles geralmente precisam de mais orientação e feedback. Para funcionários experientes que trabalham de forma independente, um ritmo de duas a seis semanas é adequado. Em outras palavras, reuniões mensais individuais também são bastante comuns.

Exemplo: Um gerente pode decidir realizar reuniões semanais individuais com uma nova colega nos primeiros três meses para garantir que ela se adapte bem. Depois disso, o ritmo é ajustado de acordo com o progresso dela.

Um bom convite deve ser claro e amigável. Você deve declarar o objetivo da reunião e mostrar que se trata de apoio e cooperação. O modelo a seguir pode servir como exemplo ou amostra:

Modelo de e-mail: “Oi [nome], gostaria de marcar reuniões regulares com você para ter certeza de que podemos conversar sobre seus problemas atuais, prioridades e oportunidades de desenvolvimento. Você estaria disponível em [data/hora]? Se a data não for adequada para você, faça três sugestões alternativas.”

Dica: Você pode saber mais em nosso artigo no blog: 5 modelos de convites por e-mail para reuniões individuais .

Nas discussões iniciais com os novos funcionários, o foco deve ser a construção de um relacionamento de confiança. Faça perguntas abertas, como:

• “Como está sendo a integração de vocês até agora?”
• “Há algo em que você poderia ter mais apoio?”
• “Que metas você gostaria de atingir nos próximos meses?”

Ao mesmo tempo, você pode fornecer informações sobre a cultura corporativa e a dinâmica da equipe. O objetivo é reduzir a incerteza e fazer com que os novos funcionários se sintam bem-vindos.

Dica: Você pode encontrar ainda mais ideias em nosso artigo no blog: Você é um novo funcionário? 5 dicas para a primeira reunião individual .

O feedback construtivo deve ser específico, justo e orientado para a ação. Um método simples e comprovado é o método SBI (Situação, Comportamento, Impacto):

• Situação: Descreva a situação específica.
• Comportamento: Explique o comportamento que você observou.
• Impacto: Mostre o efeito que esse comportamento teve.
• Solicitação (opcional): Indique uma solicitação que esteja de acordo com isso.

Exemplo: “Na apresentação da semana passada (Situação), você explicou os dados complexos de forma muito simples e clara pela primeira vez na forma de uma tabela (Comportamento). Fiquei satisfeito porque isso ajudou o cliente a entender melhor nossa solução e gerou confiança (Impacto). Por favor, faça o mesmo da próxima vez.”

Dica: se você precisar de mais exemplos, modelos ou amostras, dê uma olhada nestes recursos: Avaliação de desempenho do desenvolvedor de software: 6 exemplos de feedback e 50 frases e exemplos de entrevistas de avaliação sobre comunicação .

Uma estrutura clara ajuda a manter a avaliação do funcionário no caminho certo. Esta é uma estrutura típica:

1. Check-in: Comece com uma pergunta casual para aliviar o clima, por exemplo “Como está sendo o seu dia até agora?”
2. Principais tópicos: Discuta as prioridades, os desafios ou o feedback atuais.
3. Futuro: Discuta oportunidades de desenvolvimento, metas de longo prazo ou mudanças na equipe.
4. Conclusão: Resuma os pontos mais importantes e esclareça as próximas etapas.

Uma boa preparação demonstra apreço e garante uma discussão produtiva. Crie uma agenda curta com os tópicos mais importantes que você deseja abordar e peça ao seu funcionário para trazer os tópicos com ele. Anote com antecedência exemplos de feedback ou perguntas sobre projetos em andamento.

Exemplo: Verbalmente ou por escrito via e-mail: “Olá, Max, para nossa reunião de amanhã, gostaria de falar sobre o status do seu projeto e do seu treinamento. Se você tiver algum tópico, traga-o comigo.”

Crie uma atmosfera agradável na qual seu funcionário se sinta confortável. Ouça ativamente, faça perguntas abertas e evite realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Use a entrevista de avaliação para resolver desafios em conjunto e garanta que as próximas etapas sejam definidas com clareza no final. Os modelos para impressão acima podem ser úteis para você.

Exemplo: Um gerente poderia iniciar a conversa da seguinte forma: “Vamos falar brevemente sobre sua semana. Houve algum momento que foi particularmente bom ou em que você precisou de apoio?”
Encerre a conversa com: “Obrigado pelo diálogo aberto! Farei uma anotação para compartilhar com a equipe de marketing. Vamos analisar isso novamente na próxima semana”.