5 fases de uma retrospectiva por si só não são suficientes: o modelo Double Diamond

Muitas equipes frequentemente mudam o formato e o design das fases da retrospectiva para garantir variedade e estimular a criatividade dos membros da equipe. Mas, no fim das contas, qual é o fator decisivo para uma retrospectiva bem-sucedida? Uma perspectiva vencedora sobre as fases de uma retrospectiva é oferecida pelo modelo “Double Diamond”.

Especialmente se a sua equipe estiver insatisfeita com as retrospectivas, o modelo pode ser uma abordagem interessante para melhorar a estrutura, a eficiência do tempo e, o mais importante, os resultados da sua retroação.

Existem milhares de ideias criativas , com quais metáforas se podem realizar retrospectivas: desde a Starfish- até ao Sailboat-Método. Embora estes “Temas” possam ser um ótimo estímulo para trazer variedade à retrospectiva e ajudar os membros da equipa a ter novas ideias e a mudar de perspetiva, isso por si só não é suficiente.

Sua eficácia é altamente dependente de um aspecto que todas as retrospectivas bem-sucedidas têm em comum. Isso nos leva de volta ao “Diamante Duplo”.

O modelo tem sua origem na publicação de 1996 Modelo de divergência-convergênciadesenvolvido por Béla H. Bánáthy, professor da UC Berkeley e da San Jose State University. O modelo diferencia essencialmente entre “pensamento divergente” e “pensamento confluente” e se tornou particularmente popular na comunidade de design thinking. Processo de design orientado para o usuário estabelecido.

No diagrama, o modelo de divergência-convergência se parece com dois diamantes (daí o nome “diamante duplo”):

Exatamente essa perspectiva de “divergência” e “convergência” pode ser maravilhosamente transferida para as retrospectivas. Aqui, também, o objetivo é reunir o maior número possível de perspectivas na fase de “coleta de dados” por meio do pensamento divergente (divergência), que depois são reunidas novamente na fase de “geração de insights” (convergência). A separação dessas duas etapas é particularmente importante: 

• Se você não garantir que seja dado espaço suficiente para o pensamento divergente, poderá perder perspectivas importantes. Ou os problemas que não forem mencionados logo no início não serão levados em consideração.
• Se você deixar de mesclar e priorizar, muitos problemas individuais tendem a permanecer. Então, você tende a derivar medidas para tudo, o que resulta em Gerenciamento de tempo no retrocesso não pode ser cumprido.

Enquanto a primeira metade do modelo Double Diamond de 4 fases está, portanto, no clássico 5 Fases de uma Retro é levado em conta, o segundo diamante (ou seja, a segunda metade) é frequentemente negligenciado no modelo de fase e na prática.

A quarta fase da retrospectiva é chamada de “Decidir o que fazer”, e não “Descobrir o que poderia ser feito” (o que seria melhor do ponto de vista do Modelo Duplo Diamante). O problema com “Decidir o que fazer” é que o “espaço de solução” não é suficientemente explorado e você se sente tentado a manter a primeira solução devido à pressão adicional da caixa de tempo. Portanto, se o tempo permitir, você deve distinguir conscientemente entre “Descobrir o que poderia ser feito” (divergente) e “Decidir o que fazer” (convergente).

Isso é tudo sobre a teoria. O que você pode tirar disso para a prática? Aqui estão minhas dicas para você aplicar o modelo “Double Diamond” nas respectivas fases de sua próxima retrospectiva:

1. nenhuma ação no primeiro tempo

Para algumas equipes, tornou-se um hábito pouco atraente querer registrar todas as medidas que são lançadas na sala diretamente na fase de “coleta de dados”.

A consequência: a dinâmica necessária para o pensamento divergente é perturbada e torna-se mais difícil obter novas perspetivas. Em vez disso, tentem anotar conscientemente as ideias para medidas como uma ideia - não como uma medida final da retrospetiva.

2. aprofundar os problemas (abrir o primeiro diamante)

Os feedbacks em Post-Its são frequentemente curtos e, portanto, carecem de interpretação. Se os feedbacks não forem totalmente claros ou parecerem incomuns, coloquem ativamente questões de compreensão - é melhor uma pergunta a mais do que uma a menos. De vez em quando, notarão que a vossa compreensão inicial de um feedback se altera.

Outra vantagem: suas perguntas provavelmente também ajudarão outros membros da equipe a aprimorar o entendimento.

3. decidir o que é realmente importante (fechar o primeiro diamante)

Dependendo do tamanho da equipe, o número de feedbacks pode ser muito grande. Portanto, antes de derivar medidas, você deve decidir quais tópicos merecem um período de tempo separado para derivar medidas.

Somente quando estiver claro quais tópicos são mais bem discutidos com toda a equipe é que o segundo diamante deve ser aberto.

4. explore a sala de soluções (abra o segundo diamante)

Não se deixem enganar por forçar simplesmente a primeira solução que aparece. Aqui está uma regra prática: dediquem pelo menos tempo para que cada tema de foco tenha pelo menos 1 a 2 soluções alternativas pelo menos consideradas. Não é raro que, no final, uma das soluções alternativas seja preferida - então podem pensar em Echometer :-)

5. somente medidas de grande importância

Não é difícil simplesmente registrar 10 medidas de uma retrospectiva. O que é difícil é registrar de 1 a 3 medidas corretas. Ninguém consegue se lembrar de 10 medidas e ninguém tem a motivação para acompanhar tantas medidas. Se você derivar 10 medidas, 5 delas provavelmente cairão completamente no esquecimento, 3 terão pouco ou nenhum impacto e apenas 2 serão lembradas e farão a equipe avançar.

Portanto, o truque é concentrar-se nas coisas que realmente têm um impacto tangível para o maior número possível de membros da equipe.

A propósito, a ferramenta da Echometer, que foi especialmente desenvolvida para conduzir retrospectivas que realmente criam valor, também pode ser útil. Você pode encontrar mais informações sobre ela na caixa abaixo.

Para mim, o modelo foi de grande ajuda para entender o que torna uma retro bem-sucedida. Portanto, espero que o “Double Diamond” também forneça a você um fio condutor para fazer de cada retro um sucesso, apesar de toda a variedade em suas retrospectivas.