5 modelos e um guia: Relatório semanal de funcionários

Não precisei estudar psicologia para saber disso: Uma liderança de equipe bem-sucedida só é possível por meio de uma comunicação saudável e regular. 

E uma ferramenta comum que os gerentes usam para isso são os relatórios semanais de status dos funcionários. Eles fornecem uma visão geral do status do funcionário, seu desempenho, determinados KPIs e métricas ou, opcionalmente, seu humor.

Neste artigo, darei uma visão geral dos relatórios semanais dos funcionários, fornecerei alguns modelos e arquivos em diferentes formatos (PDF, Excel/XLSX, Word, Planilhas Google, PPT) e orientarei você, como chefe, a usar essa ferramenta de comunicação. 

Antes de mais nada: como gerente, você se sente inseguro sobre o que é uma gestão de pessoas sistemática e bem-sucedida? Então eu tenho algo para você: nosso curso online gratuito de treinamento em gestão de pessoas.

Dê uma olhada e aprenda, por exemplo, um truque de como aumentar o desempenho da equipe em 10-20% de forma relativamente simples - você pode começar imediatamente 🙂 Mas voltando ao assunto.

Os relatórios dos funcionários ainda se encaixam em uma cultura de gerenciamento moderna? Boa pergunta. Os relatórios de trabalho digitais ou virtuais regulares também podem e devem ser vistos de forma crítica. Eu também adotarei essa perspectiva. Mas vamos começar com a questão do que é de fato um relatório semanal de funcionários.

Para resumir uma longa história: A ideia básica de um relatório semanal de status do funcionário é fornecer aos gerentes uma visão geral do status atual de todas as tarefas e atividades da equipe com eficiência de tempo. 

Então, por que o relatório semanal de status dos relatórios diretos é relevante? Seu objetivo como gerente é atingir a meta da equipe e manter a motivação dos funcionários em alta. Uma de suas tarefas como gerente é alinhar a equipe em direção a uma meta, ou seja, orquestrar as várias atividades individuais para, em última análise, obter atrito construtivo e harmonia ao mesmo tempo. É exatamente nesse ponto que o relatório do funcionário pode ajudar. Dependendo do setor, seja em TI ou vendas, é claro que diferentes pontos focais são importantes e, portanto, você deve usar modelos e formatos diferentes, se possível.

O relatório semanal de status do funcionário geralmente é um documento de uma página enviado ao gerente do funcionário por e-mail. Esse documento de uma página geralmente é um modelo padronizado que é preenchido pelo funcionário em poucos minutos a cada semana. 

Como já mencionado, o foco está principalmente nas atividades do subordinado direto, em seus objetivos e, possivelmente, nas métricas que foram ou não alcançadas.

Eles também podem ser uma forma de contornar reuniões regulares e síncronas individuais com colaboradores que também têm seus problemas - como você pode ver na imagem abaixo 😄 Mas chegaremos a isso, vamos nos aprofundar um pouco primeiro.

Então, como chefe, o que você deve incluir em um relatório semanal de status do funcionário? Do ponto de vista de um pássaro, trata-se de três coisas:

O passado: 

• No que você tem trabalhado nos últimos dias? Onde você investiu seu tempo principalmente?

Status Quo: 

• Tarefas: Quais tarefas planejadas foram concluídas até o momento? Quais não foram concluídas conforme planejado? 
• Possivelmente me forneça métricas ou KPIs atuais para suas atividades (por exemplo, reuniões de vendas realizadas, número de tíquetes fechados, etc.)
• Bloqueadores: Quais são os bloqueadores que você tem no momento?
• Humor: O quanto você está satisfeito com sua última semana?
• Se você, como funcionário, tiver uma visão geral, por exemplo, da meta trimestral ou anual, qual é o status geral a esse respeito?

O futuro: 

• Quais são as próximas tarefas que você vai realizar? Há alguma reunião ou conferência que possa tirar você do trabalho?
• Se você, como funcionário, tiver uma visão panorâmica, por exemplo, da meta trimestral ou anual, quão otimista você está de que essa meta será atingida e por quê?

Isso deve dar a você uma boa noção inicial do que pode ser incluído em um relatório de status semanal do funcionário. Além disso, deve deixar mais claro o quão importante é um relatório correspondente - seja síncrono em uma reunião, assíncrono como uma simples atualização por e-mail ou por meio de um software de atualização individual como o Echometer - para a liderança da equipe.

A propósito, Elon Musk também pediu a seus funcionários da X que lhe enviassem um relatório toda semana. A ideia foi muito discutida. Você pode encontrar mais informações sobre esse site aqui. Não quero esconder de você como é o modelo de relatório de status de Elon Musk. Aqui está a parte crucial do e-mail que anuncia a iniciativa (tradução gratuita em todos os idiomas que não sejam o inglês):

E-mail de Elon Musk (Twitter) sobre relatórios semanais

Antes de irmos direto para os modelos e formatos, gostaria de fazer uma meta-perspectiva: Os relatórios semanais de status dos funcionários são úteis? Para ser sincero: muitas vezes não.

Sem dúvida, os relatórios digitais semanais têm seu propósito em muitas organizações, mas, especialmente em equipes que realizam trabalho de conhecimento e operam em ambientes complexos, de acordo com a estrutura Cynefin, há alguns pontos fracos fundamentais que devem ser questionados.

1. o contato pessoal é essencial

Em ambientes de trabalho complexos e dinâmicos, o diálogo direto entre os membros da equipe e os superiores é fundamental. Reuniões pessoais individuais ou reuniões de equipe produtivas em que as soluções são trabalhadas em conjunto não são apenas mais eficazes, mas também mais eficientes:

• Mais respeitoso com os funcionários: O diálogo cria espaço para preocupações individuais e possibilita que você aborde problemas ou ideias diretamente.
• Construção de relacionamentos: A interação pessoal regular fortalece a confiança e a lealdade dentro da equipe e entre funcionários e gerentes. Um bom relacionamento geralmente é crucial para o sucesso em situações complexas.

Os relatórios digitais semanais, por outro lado, não substituem esse contato direto e geralmente têm um efeito mecânico ou unilateral.

2. centralização de informações

A maior crítica aos relatórios semanais é o processamento centralizado das informações:

• Normalmente, todas as informações acabam em uma única pessoa, geralmente o gerente de linha.
• Entretanto, essa pessoa geralmente não é capaz de resolver todos os problemas ou processar todas as informações relevantes.
• Ainda não está claro se os funcionários realmente recebem o suporte de que precisam, pois não há discussão.

Um relatório sozinho não pode substituir a inteligência coletiva e a criatividade de uma equipe, que são tão importantes para superar desafios complexos.

A propósito, se estiver ficando impaciente e quiser um modelo, você também pode assistir ao nosso vídeo neste momento: Aqui eu apresento um modelo simples e imprimível baseado no Excel.

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3. alternativa: reuniões presenciais e discussões em equipe

Uma abordagem melhor é realizar reuniões individuais regulares com os subordinados diretos (virtual ou remotamente, se necessário) e também estabelecer reuniões de equipe produtivas, como retrospectivas ágeis.

• Os desafios ou preocupações individuais podem ser abordados diretamente em reuniões individuais e as soluções podem ser desenvolvidas em conjunto.
• As reuniões de equipe promovem o intercâmbio e o aprendizado mútuo, o que utiliza o conhecimento especializado de toda a equipe.
• Especialmente em ambientes complexos, essas reuniões ajudam a fortalecer a solução conjunta de problemas e a distribuir a responsabilidade em vez de concentrá-la em uma única pessoa.

Portanto, os relatórios semanais podem ser úteis em alguns cenários, mas não podem substituir o contato pessoal e a colaboração interativa das reuniões presenciais com você como chefe.

Se você estiver interessado em uma introdução geral às reuniões individuais regulares, dê uma olhada em nosso post sobre o assunto: Um guia: 6 dicas para conversas individuais bem-sucedidas.

Você não tem tempo para reuniões individuais? 

Você acha que não tem tempo para reuniões individuais regulares ou não consegue se imaginar moderando-as de forma bem-sucedida e produtiva regularmente? Sim, é relativamente fácil: com nosso software de reuniões Echometer 1-to-1. 

Em nosso software, seu funcionário pode fazer anotações para a reunião conjunta de forma remota e assíncrona, sem você. Na reunião conjunta, vocês podem conversar de forma produtiva sobre os pontos e são acompanhados por modelos de perguntas. O humor e o desenvolvimento do funcionário também podem ser medidos ao longo do tempo. Experimente o seguinte modelo ou formato:

Se você quiser ter uma ideia melhor de quais outros modelos estão disponíveis em nosso software, este artigo do blog pode ajudá-lo: 5 modelos para fazer check-ins regulares dos funcionários.

Então, chega de críticas. Você estava interessado em modelos… Para que você tenha uma noção ainda melhor sobre o tópico de reuniões individuais e atualizações semanais de status com seus funcionários, apresentarei a seguir alguns modelos e formatos para diferentes cenários.

Não se preocupe, eu os preparo nos formatos mais comuns para que você possa editá-los, imprimi-los e baixá-los: PDF, Excel/XLSX, Word, Planilhas Google, PPT.

Abaixo você encontrará modelos, amostras e exemplos de relatórios semanais de status de funcionários. Eles têm focos diferentes e, portanto, devem ser adequados para diferentes casos de uso.

O formulário a seguir é adequado como modelo gratuito para a verificação semanal do status do funcionário.

Caso você ainda não tenha visto: Você também pode abrir, editar, fazer download e imprimir esse modelo de relatório em outros formatos (como PDF ou Word) nas opções acima. A propósito, os modelos para download estão em inglês, como você já deve ter visto. Você pode copiar o texto acima ou usar a ferramenta Deepl como tradutor se quiser o modelo de relatório de funcionários em outro idioma (por exemplo, espanhol, holandês, português, francês, finlandês, italiano ou sueco).

O formulário a seguir é adequado como um modelo gratuito para o check-in semanal do status do funcionário, no qual você consulta cada dia individual, tanto como um documento do Word quanto do Excel.

🚸 Atenção: Você deve estar logado no Google para poder copiar (e assim editar) o modelo no canto superior esquerdo do menu.

A propósito, este sou eu no vídeo do YouTube abaixo. Se você quiser um pouco mais de contexto sobre o modelo para reuniões mensais individuais, dê uma olhada no vídeo.

Se quiser abordar sua conversa individual da forma mais inteligente possível, você terá alguns momentos de reflexão no vídeo:

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O formulário a seguir é um modelo gratuito para você verificar semanalmente o status do funcionário, o que não deve ser muito chato.

Caso você ainda não tenha visto: Você também pode abrir, editar, fazer download e imprimir esse modelo de relatório em outros formatos (como PDF ou Word) nas opções acima. A propósito, os modelos para download estão em inglês, como você já deve ter visto. Você pode copiar o texto acima ou usar a ferramenta Deepl como tradutor se quiser o modelo de relatório de funcionários em outro idioma (por exemplo, espanhol, holandês, português, francês, finlandês, italiano ou sueco).

Como modelo gratuito para o check-in semanal do status do funcionário, no qual você gostaria de receber feedback sobre determinadas métricas e KPIs, o formulário a seguir é adequado como documento do Word e do Excel.

Caso você ainda não tenha visto: Você também pode abrir, editar, fazer download e imprimir esse modelo de relatório em outros formatos (como PDF ou Word) nas opções acima. A propósito, os modelos para download estão em inglês, como você já deve ter visto. Você pode copiar o texto acima ou usar a ferramenta Deepl como tradutor se quiser o modelo de relatório de funcionários em outro idioma (por exemplo, espanhol, holandês, português, francês, finlandês, italiano ou sueco).

O formulário a seguir é adequado como um modelo gratuito para o check-in semanal do status do funcionário, no qual você gostaria que seus funcionários refletissem.

Caso você ainda não tenha visto: Você também pode abrir, editar, fazer download e imprimir esse modelo de relatório em outros formatos (como PDF ou Word) nas opções acima. A propósito, os modelos para download estão em inglês, como você já deve ter visto. Você pode copiar o texto acima ou usar a ferramenta Deepl como tradutor se quiser o modelo de relatório de funcionários em outro idioma (por exemplo, espanhol, holandês, português, francês, finlandês, italiano ou sueco).

Agora que você já viu alguns exemplos de relatórios semanais, deve estar se perguntando como preenchê-los da melhor forma possível. Portanto, gostaria de dar a você uma amostra de como é um exemplo de relatório semanal preenchido para um desenvolvedor de software. Como eu disse, abordarei a questão de saber se os relatórios semanais são uma ferramenta adequada para as equipes de software e em geral.

Exemplo concluído: Relatório de status semanal

Se você quiser instruções mais específicas sobre como preparar e preencher um relatório semanal, as dicas a seguir podem ser de seu interesse. Trata-se mais ou menos de um tutorial sobre como os relatórios semanais devem ser, idealmente, apresentados.

Se você seguir as instruções, não cometerá os erros típicos que costumam ser encontrados nos relatórios semanais.

• Analise os registros diários: Veja suas anotações diárias ou ferramentas como Jira, Trello, Asana ou GitHub para capturar todos os eventos importantes e o progresso da semana.
• Coordenação com a equipe: Se o seu relatório for referente a um projeto de equipe, obtenha atualizações dos seus colegas de equipe.
• Verifique as metas do projeto ou do sprint: Compare o seu progresso com as metas planejadas para a semana.

1.2 Priorizar

• Determine a relevância: Concentre-se nos resultados e tópicos que são importantes para sua equipe ou partes interessadas.
• Identifique os destaques: Selecione as conquistas, os desafios e os planos mais importantes. Nem tudo precisa ser mencionado.

1.3 Considere o grupo-alvo

• Pense em quem lerá o relatório. Os detalhes técnicos são relevantes para a sua equipe de desenvolvimento, por exemplo, mas não tanto para a gerência, que está mais interessada em resultados e KPIs.

2. definir a estrutura

Use uma estrutura clara para apresentar as informações com clareza. A seguir, um formato testado e aprovado (você pode encontrar mais modelos acima):

1. Resumo: Os destaques da semana em poucas palavras.
2. Conquistas: O que você conseguiu?
3. Desafios: Quais foram os problemas?
4. Planos para a próxima semana: medidas concretas para garantir o progresso.
5. Outros (opcional): Perguntas abertas, sugestões, feedback.

A propósito: se você é gerente de desenvolvedores de software, o artigo a seguir pode ser de seu interesse: 6 Exemplos de feedback para desenvolvedores de software .

• Frases curtas: Mantenha as informações compactas.
• Use marcadores: Eles deixam o relatório mais claro.
• Use termos técnicos com moderação: Somente se o grupo-alvo estiver familiarizado com eles.

3.2 Enfatizar os resultados em vez dos processos

• Não escreva apenas “Eu trabalhei em XYZ”, mas, por exemplo, “XYZ foi implementado e testado, o que melhorou a segurança em torno de X%”.
• O foco deve estar nos resultados.

3.3 Equilíbrio entre aspectos positivos e negativos

• Enfatize suas conquistas, mas não esconda os desafios.
• Se possível, mencione soluções ou abordagens para os problemas.

4. Revisão

• Ortografia e gramática: Verifique tudo cuidadosamente para que o relatório tenha uma aparência profissional.
• Clareza: Leia o relatório em voz alta ou peça a um colega que o leia.
• Completude: Certifique-se de que nada importante esteja faltando.

5. Exemplo de um procedimento passo a passo

1. De segunda a sexta-feira: Anote diariamente seu progresso e seus desafios.
2. Quinta/sexta-feira: Colete todas as anotações e filtre os pontos mais importantes.
3. Sexta-feira, na hora do almoço: Escreva o relatório com base nas seções acima.
4. Sexta-feira à noite: Compartilhe o relatório com sua equipe ou com as partes interessadas.

Tudo bem, você conseguiu. Agora você sabe sobre o status do funcionário e os relatórios semanais 🙂

Se você deseja desenvolver seus funcionários de forma holística, recomendo que experimente o software de coaching de funcionários. O vídeo aqui lhe dá uma breve visão geral do software de coaching de funcionários Echometer:

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O artigo deve ter explicado bem o que são os relatórios semanais de status dos funcionários, qual é o objetivo e a finalidade deles e o que costumam incluir. Também forneci alguns modelos e amostras que devem ajudar você com os relatórios semanais.

Ao mesmo tempo, deve-se observar que esses relatórios têm suas limitações em ambientes de trabalho complexos e dinâmicos, conforme descrito pela estrutura Cynefin. 

As reuniões pessoais individuais e as reuniões de equipe produtivas, como as retrospectivas ágeis, não são apenas mais eficazes, mas também valorizam mais os funcionários. Elas promovem o diálogo, fortalecem as relações interpessoais e fazem uso do conhecimento coletivo da equipe. 

A verdadeira força de uma equipe está na discussão conjunta e na colaboração ativa, que é significativamente fortalecida pelo contato pessoal e por reuniões regulares. É por isso que as empresas em ambientes complexos devem se concentrar mais na comunicação direta e usar os relatórios semanais como uma ferramenta complementar, e não como o principal meio de comunicação.

Se você quiser ajuda para introduzir reuniões individuais e retrospectivas ágeis eficazes, nossa ferramenta Echometer o ajudará. Dê uma olhada clicando no modelo abaixo: