4 dicas para a formação de equipes em equipes remotas distribuídas
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As chamadas “equipes remotas”, ou seja, equipes distribuídas que trabalham juntas em diferentes locais e talvez até em diferentes fusos horários, estão em voga: muitas empresas querem aproveitar a oportunidade de atrair talentos para sua empresa em todo o mundo ou de se beneficiar das vantagens do custo da mão de obra local. Atual Estudos também mostram que 99% dos trabalhadores gostariam de ter pelo menos a opção de trabalhar remotamente em casa ou em espaços de trabalho conjunto.
De fato, em média, os trabalhadores remotos são aparentemente 80% menos estressado e 57% mais satisfeito com seu trabalho do que os colegas que sempre trabalham no local. Isso explica por que os trabalhadores dão tanto valor a essa oportunidade.
Mas essa tendência também traz novos desafios para as equipes. Então, como coordenar e gerenciar equipes que estão espalhadas em vários locais?
As boas notícias antecipadas:
O Google conseguiu criar um estudo interno demonstrar o que as equipes distribuídas também podem fazer em Pesquisas pode afirmar: equipes remotas distribuídas podem, em princípio, ser tão bem-sucedidas quanto equipes no mesmo local. Ao mesmo tempo, o Google publicou suas práticas recomendadas em um documento em inglês Manual compartilhada.
Para que a comunicação e a produtividade funcionem na equipe remota, há alguns aspectos que você deve ter em mente. É interessante notar que fatores psicológicos, como a segurança psicológica O espírito de equipe e a Confiança um papel importante.
Estas são as nossas dicas sobre como a sua equipe remota pode atingir seu potencial:
Dica 1: O primeiro remoto significa comunicação excessiva
A comunicação precisa ser repensada em equipes remotas. Os gerentes provavelmente já estão familiarizados com o conceito de excesso de comunicação, pois muitas leituras sobre gerenciamento sugerem que você não pode comunicar demais a estratégia corporativa. Esse conceito de excesso de comunicação também é relevante para as equipes remotas.
Exemplo: uma equipe está basicamente sediada em um local e apenas alguns membros da equipe trabalham remotamente em outro lugar. Isso ameaça criar uma sociedade de dois níveis que pode minar o sentimento de equipe: Uma parte significativa da comunicação ocorre face a face no escritório e, como membro remoto da equipe, você é geralmente o último a receber informações. Ou seja, somente quando a próxima videochamada (por exemplo, diária ou semanal) estiver prevista ou quando alguém registrar essas informações por escrito (por exemplo, por e-mail, Slack, Confluence, Trello/ tíquetes Jira e assim por diante).
Portanto, a recomendação: grande parte da comunicação formal e informal deve ser proativamente armazenada on-line para que todos possam ver, de acordo com a regra geral “remoto primeiro”. Mesmo que às vezes pareça que as informações já são conhecidas, deve-se fazer o esforço de registrar digitalmente cada decisão em detalhes para que a derivação seja compreensível para terceiros.
Em equipes remotas, mais uma vez é verdade que não existe excesso de comunicação. E mesmo que exista: Vale a pena!
Dica 2: Rotinas adaptadas na vida cotidiana
Especialmente em equipes remotas, é importante que você, como membro da equipe, gerente ou Scrum Master, crie uma estrutura para trocas regulares. Isso não significa uma atualização mensal, mas uma troca muito mais próxima que torna possível o sentimento de equipe em primeiro lugar.
Uma prática recomendada que funciona bem em nossa experiência: Simplesmente mapeie os diários on-line em formato de texto. Todos os dias, cada membro da equipe começa escrevendo seus tópicos mais importantes e a disponibilidade de tempo para o dia em um chat ou canal do Slack. Isso torna transparente para todos quem está trabalhando em quê no momento. No entanto, isso dá a todos a liberdade de não precisar entrar em uma videoconferência às 9h em ponto para a reunião diária. Essa forma de diálogo é particularmente vantajosa em fusos horários diferentes.
O Daily em formato de chat deve, por exemplo, ser complementado por um Weekly em formato de videochamada. Assim, há uma rodada em que todos os membros da equipe também podem se ver (pelo menos digitalmente). Essa videochamada não deve se tornar uma atualização de status formal, pois, caso contrário, perderia seu efeito no teambuilding. Talvez use o horário até para um almoço conjunto para enfatizar o caráter informal - sim, um almoço conjunto em frente à tela é melhor do que nenhum almoço conjunto. Este almoço pode então ser realizado com formatos de intercâmbio abertos como “Bolsa marrom” / “Almoço e aprendizado” pode ser conectado.
Dica 3: Planeje um espaço para trocas informais com check-ins e outros.
As oportunidades de troca informal, como na cozinha, na máquina de café, na mesa de pebolim etc., são eliminadas em equipes remotas distribuídas. Para criar a confiança necessária entre os membros da equipe de diferentes locais, o espaço deve ser ativamente fornecido. Dessa forma, os membros da equipe também podem se conhecer em um nível humano e ficar mais próximos.
Em todos os esforços para tornar as reuniões eficientes, portanto, é importante reservar pelo menos os primeiros 5 minutos para uma troca descontraída como um “quebra-gelo” antes de começar com o tópico real da reunião.
Dependendo da rodada, além de uma troca aberta, o check-in também pode ser uma prática recomendada em que cada um, por sua vez, dá a sua opinião. A última pessoa a chegar à reunião inicia o check-in. As perguntas a seguir podem ser adequadas para a rodada de check-in:
- Em uma escala de 1 (=miserável) a 10 (=super), como você está se saindo agora? Por quê?
- O que precisaria acontecer para que você chegasse a uma nota 10 hoje?
A resposta a essas perguntas também pode se referir a coisas privadas - isso deve ser deixado a critério de cada um. Naturalmente, você pode variar as perguntas de check-in de reunião para reunião. Seria talvez importante observar que as perguntas não devem se tornar muito pessoais, caso isso possa ser desagradável para membros individuais da equipe.
Um bom exemplo que ressalta a importância: Há algumas semanas, estávamos na retroalimentação de um cliente e descobrimos que uma pessoa que respondeu à escala de check-in com 3 não havia dormido a noite toda e estava com dores de cabeça. Essa informação é, obviamente, crucial para que você possa classificar e levar em conta o comportamento da pessoa.
Dica 4: Formação de equipes por meio de retrospectivas como prática recomendada
Essa é, provavelmente, a dica mais importante para todos aqueles que Retrospectivas (ou “retros”, para abreviar) em suas equipes remotas. Especialmente quando grande parte da comunicação ocorre em forma de texto digital, há um risco maior de mal-entendidos que podem comprometer a confiança e o espírito de equipe.
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Esse risco, devido à falta de comunicação face a face, não pode ser evitado. Isso torna ainda mais importante a criação de uma estrutura na qual cada membro da equipe tenha a oportunidade de colocar suas observações e percepções sobre a cooperação, compará-las dentro da equipe e, assim, neutralizar possíveis conflitos. A retrospectiva se tornou uma prática recomendada estabelecida para isso.
Um exemplo para esclarecimento
Tom fez uma sugestão para resolver um problema técnico (método A) em um tíquete Jira. Erwin leu a sugestão, coordenou-a com outro colega e chegou à conclusão de que o método B seria mais sensato como solução alternativa e responde no tíquete Jira de forma breve e clara: “Afinal, já fizemos isso de acordo com o método B”. Tom leu a mensagem e se pergunta se sua sugestão foi discutida seriamente. Como a resposta curta o incomoda, ele quer manifestar seu descontentamento em relação a isso na próxima retroatividade.
Quando Erwin fica sabendo disso na Retro, ele fica surpreso e explica que a proposta foi de fato discutida seriamente, explica brevemente os motivos e pede desculpas por não ter coordenado o procedimento com Tom com antecedência. Tom fica satisfeito e compreende a decisão. O aprendizado: no futuro, deveríamos pegar o telefone ao tomar essas decisões ou, pelo menos, registrar digitalmente o andamento da discussão.
Na verdade, muitos conflitos ou insatisfações não são muito mais complexos do que esse exemplo simples, e tudo o que você precisa para evitá-los é uma cultura de feedback aberta e o espaço para levantar as questões.
O controle remoto é demais!
Como conclusão, pode-se dizer que as equipes remotas não seriam fundamentalmente menos bem-sucedidas do que as equipes locais. É a formação e a confiança da equipe que precisam ser enfatizadas e as rotinas e os hábitos existentes adaptados.
Portanto, mesmo no contexto remoto, você pode continuar desenvolvendo pessoas - mesmo que você a incrível verdade por trás da mentalidade ágil você deve observar.
Por último, mas não menos importante, é preciso levar em conta o maior risco de mal-entendidos. Em nossa opinião, a introdução de retrospectivas de equipe parece inevitável em equipes remotas distribuídas. Descubra se nossa ferramenta retro pode ajudar. aqui.
Se estiver interessado em saber mais sobre como liderar bem equipes remotas, assista a este vídeo: O primeiro vídeo de um curso de treinamento de liderança remota para gerentes de equipes virtuais.
