Procrastinação: como você mantém uma equipe remota na linha?

Um dos desafios que os trabalhadores remotos enfrentam repetidamente é manter a sua produtividade - nem todos os que trabalham a partir de casa cumprem as suas tarefas e atingem os seus objetivos. Dada a liberdade que uma organização de trabalho flexível oferece, alguns trabalhadores tendem a procrastinar, o que naturalmente afeta o seu desempenho. 

Como você pode incentivar as equipes remotas a permanecerem produtivas e engajadas?

Entendendo a procrastinação

Todos nós sabemos disso. O processo de procrastinação é mais ou menos assim: 

 

• • Você analisa sua lista de tarefas do dia. 

• • Você começa com a primeira tarefa.

• • Você se distrai e faz outras tarefas menos relevantes. 

• • Você descobre que precisa fazer os itens da sua lista de tarefas agora ou enfrentar as consequências, como atrasos em projetos ou repreensão de outras pessoas. 

• • No final, no último minuto, você conclui a tarefa. 

Talvez você tenha prometido a si mesmo (como todos nós) que da próxima vez não esperará até o último segundo. Mas então, infelizmente, você sempre cai no mesmo ciclo. 

Por que as pessoas procrastinam?

Considerando que 88 % da força de trabalho dos EUA procrastina, é importante entender por que as pessoas fazem isso (para a fonte). 

Vamos começar esclarecendo alguns conceitos errôneos sobre procrastinação. No entanto, as pesquisas atuais sugerem que a procrastinação está mais relacionada ao gerenciamento emocional e a questões como estresse e fadiga. A procrastinação é definida pelos pesquisadores como uma forma de autorregulação que inclui, em particular, a procrastinação irracional de tarefas, mesmo que isso possa ter consequências negativas (para a fonte). 

A procrastinação não é preguiça, mas está frequentemente associada a altos níveis de ansiedade e depressão (para a fonte). As pessoas tendem a adiar tarefas que lhes causam estresse. 

Eles procrastinam porque querem evitar os sentimentos negativos associados à tarefa adiada. Simplificando, se o trabalho estiver estressando seu colega, é mais provável que ele o adie até que não possa mais evitá-lo e, em seguida, corra para concluí-lo sob pressão de tempo. 

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A procrastinação no trabalho, seja no escritório ou em outro lugar, pode causar muitos problemas para funcionários e empresas. Ela afeta o desempenho dos funcionários no trabalho e sua capacidade de progredir profissionalmente.

Consequências da procrastinação para os funcionários

De acordo com estudos da publicação “Good Therapy”, a procrastinação causa problemas no local de trabalho, como mau desempenho, irresponsabilidade financeira e muito mais (para a publicação). 

Estudos também associam a procrastinação ao estresse, à exaustão no trabalho e ao baixo bem-estar emocional, o que afeta os sentimentos de envolvimento e conexão, desencadeando um ciclo de desânimo e baixo desempenho (para a fonte). Isso afeta o desempenho do funcionário no trabalho e sua capacidade de se desenvolver profissionalmente, além de afetar a motivação dos funcionários para aprender e se desenvolver (para a fonte).

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As consequências da procrastinação para os empregadores

A procrastinação reduz a produtividade e afeta a colaboração. Quando os funcionários entregam suas tarefas tarde demais, isso afeta o restante do fluxo de trabalho. 

Em um ambiente de trabalho remoto, a procrastinação é um problema duplo. A flexibilidade pode levar a distrações, procrastinação e até mesmo a evitar tarefas desagradáveis. Na próxima seção, discutirei algumas estratégias que você pode usar para manter seus funcionários remotos em dia com as tarefas. 

Como evitar a procrastinação entre os trabalhadores remotos

Os trabalhadores remotos geralmente se sentem desconectados da empresa e podem desenvolver sentimentos negativos em relação às tarefas que precisam realizar. Para promover o envolvimento dos funcionários e formar equipes bem-sucedidas, os empregadores precisam garantir que as expectativas e as metas sejam claras (Leia mais: Expectativas em Retros ) e, ao mesmo tempo, ajudar os funcionários a se conectarem e atingirem essas metas. Aqui estão cinco dicas para ajudar os funcionários a se sentirem mais engajados e vistos, o que leva a menos procrastinação:

1. realizar um check-in semanal ou retrospectivas regulares

Como mencionado anteriormente, os funcionários remotos às vezes se sentem desconectados da empresa e têm dificuldade de se sentirem vistos. Uma breve reunião semanal ou quinzenal pode ajudar muito a fazer com que eles se sintam envolvidos. Nela, eles podem compartilhar seus pensamentos e sentimentos com a gerência ou com os líderes. 

A realização de check-ins regulares ou retrospectivas ágeis com uma ferramenta simples como o Echometer traz vários benefícios para seus funcionários remotos: 

 

• • Isso abre um canal de comunicação e ajuda você a entender o trabalho do ponto de vista deles. 

• • Ele aumenta a confiança e o apoio mútuo, melhorando a comunicação e fortalecendo o relacionamento com os membros da sua equipe. 

• • Você dá voz à equipe e a coragem de abordá-lo com ideias, perguntas e preocupações. 

• • Você desperta o senso de responsabilidade e aumenta a produtividade.

2. dividir os objetivos

Dê a seus colegas metas gerenciáveis. É mais fácil para todos concluírem uma tarefa se ela for dividida em metas menores. 

Além disso, as metas devem ser alcançáveis e claras. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timed) é uma estrutura comum para definir metas. Ao atribuir tarefas, certifique-se de que elas sigam a estrutura SMART (Leia mais: Estabeleça boas metas ). 

Não sobrecarregue os funcionários com muitas tarefas. Uma lista enorme de coisas para fazer é desanimadora para todos. Atribua apenas o que os funcionários podem realizar em um período de tempo razoável. 

3. comemore os pequenos sucessos

Uma das causas da procrastinação é a sensação de não ser valorizado ou apreciado. O reconhecimento, mesmo que seja por um pequeno sucesso, pode ajudar muito a fazer com que os colegas se sintam valorizados. 

Um breve agradecimento ou um “Bem-feito” pode ser um bom motivador para concluir mais tarefas. Isto também pode ser feito com o apoio de ferramentas digitais (mais informações em:  Análise da força de trabalho e gerenciamento de desempenho).

4. medir o bem-estar emocional

Verificar o bem-estar emocional da sua equipe remota é importante para manter a produtividade e evitar a procrastinação. Embora seja fácil para as equipes internas verificar pessoalmente, as equipes remotas têm menos oportunidades de discutir e resolver problemas sem se sentirem expostas. 

A introdução de uma pesquisa de clima organizacional pode ajudar a sua empresa a aumentar o engagement. As pesquisas de clima organizacional são geralmente curtas e incluem perguntas sobre os sentimentos dos colaboradores em relação ao seu trabalho e como eles percebem a carga de trabalho. Elas também permitem que os colaboradores partilhem os seus pensamentos e sentimentos (opcionalmente de forma anónima) sem o stress de uma conversa pessoal com um gestor. A ferramenta Echometer ajuda a realizar pesquisas de clima organizacional - em combinação com pequenas reuniões para retirar ações diretamente dos resultados e aumentar a autoeficácia dos colaboradores (Mais informações sobre Echometer).

5. promover a resiliência ou a capacidade de resiliência 

Superar desafios diários e não tão diários é uma parte normal do trabalho de cada funcionário, o que torna a resiliência uma qualidade essencial de uma equipe bem-sucedida. Para garantir que seus colegas perseverem quando as coisas ficam difíceis, os líderes precisam incentivar a desenvoltura e construir relacionamentos entre os membros da equipe. Segurança psicológica ). A resiliência começa com a autoconsciência, ou seja, os funcionários devem primeiro reconhecer as circunstâncias que levam à procrastinação. Se houver uma área ou tarefa com a qual estejam tendo dificuldades, eles precisam de um ambiente em que possam ser honestos e receber apoio sem medo de represálias.

Como o software pode ajudar a superar a procrastinação

A prevenção da procrastinação em equipes remotas é facilitada por ferramentas tecnológicas que permitem a colaboração e o envolvimento com os membros da equipe. 

Há uma variedade de ferramentas e aplicativos que podem ajudar os funcionários a superar a procrastinação. Algumas extensões, como o Pomodoro Timer, podem apoiar o gerenciamento eficaz do tempo, mas têm suas limitações. As organizações com forças de trabalho móveis e híbridas devem ter um sistema robusto de gerenciamento de tempo em toda a empresa. Sistema de registro de horas use recursos integrados de mensagens e colaboração para envolver toda a equipe na discussão das tarefas diárias. 

Com o compromisso dos gerentes e outros líderes, o reconhecimento adequado, o uso da tecnologia e o desenvolvimento da resiliência, você pode ajudar seus funcionários móveis a evitar a procrastinação. 

Sobre o autor

Dean Mathews é o fundador e CEO do OnTheClock, um aplicativo para o Registro de tempo para funcionários, que fornece suporte de controle de tempo para mais de 15.000 empresas em todo o mundo. 

Dean Mathews tem mais de 20 anos de experiência em design e desenvolvimento de software empresarial. Ele vê o desenvolvimento de software como uma forma de arte. Quando o artista cria uma obra-prima, a vida de muitas pessoas muda para melhor. 

Quando não está aperfeiçoando a cronometragem, Dean Mathews gosta de mergulhar em sua fé, passar tempo com sua família e amigos e procurar maneiras de tornar o mundo um pouco melhor.