O melhor modelo para reuniões individuais (Word e Doc)

No mundo do trabalho atual, a comunicação eficaz entre os gerentes e seus subordinados diretos é fundamental. As reuniões individuais se tornaram uma ferramenta indispensável para promover essa comunicação e aumentar o envolvimento dos funcionários. Neste artigo, fornecemos um guia abrangente para orientar você sobre os princípios básicos da realização de reuniões individuais bem-sucedidas. Você terá acesso a tudo, desde a compreensão do tópico até a implementação de estratégias eficazes usando modelos de reunião personalizados no Word e no Doc.

Antes de analisarmos os modelos específicos para reuniões individuais com subordinados diretos, é importante que você entenda qual é o objetivo das reuniões individuais.
Porque somente com a intenção certa é que essas conversas podem produzir todos os seus efeitos.

O que é uma reunião individual?

Uma reunião individual geralmente é uma conversa regular entre um gerente ou líder de equipe e seu funcionário.

A reunião deve criar tempo para que você discuta os desafios, as metas e o desenvolvimento profissional do funcionário. Muitas empresas usam um modelo padronizado de reunião individual (disponível nos formatos Word e Doc) para garantir a consistência e a eficácia dessas reuniões.

Significado e finalidade das reuniões individuais

As reuniões individuais têm várias finalidades. São elas:

• Criar confiança e promover relacionamentos entre gerentes e funcionários
• Feedback regular
• Expressar preocupações e inquietações
• Alinhar as metas individuais com as metas da empresa
• Promoção do crescimento e desenvolvimento dos funcionários
• Retenção eficaz de funcionários

Um modelo realmente bem estruturado para avaliações de funcionários inclui todos esses pontos em um único modelo.

Relacionamento entre gerente e funcionário

Conforme mencionado no primeiro ponto, as reuniões individuais desempenham um papel fundamental no fortalecimento do relacionamento entre gerentes e funcionários. Elas criam um espaço seguro para o diálogo aberto e ajudam a quebrar as barreiras hierárquicas e a promover uma cultura de transparência.

Gostaria de enfatizar esse ponto novamente porque o relacionamento entre gerente e funcionário forma a base para reuniões individuais bem-sucedidas. Se o relacionamento entre o funcionário e seu gerente for instável, as reuniões individuais podem perder seu impacto.

É exatamente por isso que nós da Echometer conversamos com muitos gerentes e líderes de equipe e percebemos que há problemas recorrentes quando se trata de relações com os funcionários.

Um desses problemas é que os funcionários não se abrem com seus gerentes de linha em reuniões individuais. Cristalizamos um total de 6 desses problemas. Abordaremos esses problemas mais adiante neste artigo para que as reuniões individuais possam realmente surtir todo o seu efeito.

Neste vídeo, apresentamos um modelo simples e eficaz para um questionário para uma conversa com um funcionário:

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Uma reunião individual eficaz geralmente segue essa estrutura. Qualquer modelo de pergunta pode ser facilmente integrado a essa estrutura:

1. Faça o check-in (quebra-gelo) para estabelecer um fluxo de conversa (5 minutos)
2. Tópicos de discussão que o funcionário traz consigo (10 a 20 minutos)
3. Feedback e tópicos de discussão do supervisor (10 a 15 minutos)
4. Definir metas e derivar ações concretas (5 a 10 minutos)
5. Resumo da reunião (5 minutos)

Muitos líderes acham útil usar um modelo gratuito de reunião individual em formato Word ou Doc para garantir que eles cubram todos os pontos necessários para uma reunião individual eficaz.

Antes de chegarmos a esse ponto, gostaria de chamar sua atenção para nossos modelos de entrevista de avaliação gratuitos na ferramenta Echometer. Eles se concentram nas pré-condições psicológicas para o trabalho em equipe bem-sucedido, ajudam a obter maior mensurabilidade no processo de desenvolvimento e podem ser preenchidos de forma interativa. Fique à vontade para dar uma olhada:

A primeira reunião individual com um funcionário

Sempre há uma primeira vez, e esse também é o caso das reuniões individuais. É importante observar que a primeira reunião individual é estruturada de forma ligeiramente diferente das reuniões regulares que se seguem.

Definir as expectativas corretas

Aproveite a primeira reunião individual com seu funcionário:

• Esclarecer funções e responsabilidades
• Discutir as preferências de comunicação
• Definir o tom para futuras reuniões individuais
• Definir metas e indicadores-chave de desempenho

As melhores perguntas para uma primeira reunião individual

• Quais são suas metas profissionais de curto e longo prazo?
• Como você prefere receber feedback? (Um teste de personalidade pode ajudar aqui: O funcionário é abstrato ou concreto / estratégico ou tático?)
• O que motiva você no trabalho?
• Que desafios você está enfrentando atualmente?
• Qual é a melhor forma de apoiar você em sua função?

Inclua essas perguntas em seu modelo de entrevista de avaliação do Word/Doc para facilitar a consulta. Como alternativa, você pode fazer o download gratuito do nosso modelo mais adiante neste artigo.

Depois que você tiver realizado uma reunião individual inicial com um funcionário direto e estabelecido uma estrutura, agora é hora de planejar reuniões individuais regulares. 

Com que frequência você deve realizar reuniões individuais?

A frequência das reuniões individuais pode variar. O importante é que elas ocorram regularmente. Pesquisas com gerentes mostraram que 94% de todos os gerentes realizam reuniões individuais, das quais cerca de 49% o fazem semanalmente. As reuniões individuais quinzenais também são um ritmo clássico. Para saber se as reuniões individuais semanais ou quinzenais são ideais para o seu caso, você pode se fazer as seguintes perguntas:

• Qual é o tamanho da sua equipe?
• Qual é a complexidade do projeto atual?
• O que atende às necessidades pessoais de seus funcionários?

Em princípio, aplica-se o seguinte: 

Reuniões semanais individuais: Ideal para ambientes de ritmo acelerado ou para trabalhar em projetos centralizados.

Aulas particulares quinzenais: Adequado para equipes mais estabelecidas ou quando são necessárias discussões mais aprofundadas.

Quais tópicos devem ser abordados em uma reunião individual (exemplos)?

Progresso com metas e projetos

• “Como está indo o projeto do cliente XY? Onde você está atualmente em relação ao cronograma?”
• “Quais marcos você alcançou desde nossa última conversa?”

Desafios e obstáculos

• “Existem problemas técnicos que estão atualmente impedindo você de implementar o novo software?”
• “Quais recursos ou apoio você precisa para preparar de forma ideal a próxima apresentação?”

Feedback (em ambas as direções)

• “Como você se sentiu em relação ao feedback sobre seu último relatório de projeto? Foi útil e construtivo?”
• “Há algo no meu estilo de liderança que eu poderia melhorar para apoiá-lo melhor?”

Desenvolvimento de carreira

• “Quais habilidades você gostaria de desenvolver nos próximos seis meses para atingir seus objetivos de carreira?”
• “Você está interessado no próximo programa de treinamento? Como ele poderia promover seu desenvolvimento profissional?”

Equilíbrio entre vida pessoal e profissional

• “Quão satisfeito você está com seu atual equilíbrio entre vida pessoal e profissional? Existem áreas que poderiam ser melhoradas?”
• “Você se sente apoiado pelos horários de trabalho flexíveis? Como isso afeta sua vida privada?”

Dinâmica da equipe

• “Como você tem vivenciado a colaboração na equipe desde a reestruturação? Há mudanças positivas ou negativas?”
• “Quais ideias você tem para melhorar a comunicação entre os departamentos?”

Modelo individual gratuito para Word e Docs

Para ajudar você, criamos um modelo gratuito de reunião individual que é compatível com o Word e o Docs. 

Observação: O modelo para Docs e Word está em inglês e pode precisar ser traduzido para você. Você pode, por exemplo, usar Use DeepL.

Abaixo do modelo, você encontrará o link para fazer o download em vários formatos, incluindo Word, Google Sheets, PDF e Excel. Você pode usar o modelo do Word e do Doc da seguinte forma:

1. Abra o documento no Google Docs acessando a respectiva alternância abaixo e, em seguida, clicando na imagem (veja este símbolo abaixo: ⏩)
2. Dependendo do formato, clique em “Arquivo” no canto superior esquerdo -> “Download” -> “Microsoft Word (.docx)”
3. Agora você pode importar o documento baixado para o Word e editá-lo como desejar.

Como alternativa, como você pode ver aqui, é claro que também é possível abrir o formato diretamente em nossa ferramenta de reunião individual Echometer para obter ainda mais interatividade:

Para que você tenha uma ideia de quais outros modelos de reuniões individuais nossa ferramenta tem a oferecer, recomendo que dê uma olhada na pesquisa Health Check a seguir.

Formatos criativos para reuniões individuais: um modelo Health Check

A ideia básica é que você use pesquisas (responda de 1 a 7 em nossa ferramenta) para refletir sobre o trabalho atual e o crescimento. Naturalmente, você repetirá isso regularmente com nosso software para visualizar os desenvolvimentos. Dê uma olhada em nossa ferramenta ou, como alternativa, faça o download em Word, veja abaixo:

Conforme já mencionado, há seis problemas comuns na gestão de pessoas que podem ser observados especialmente em reuniões individuais. Normalmente, são necessárias algumas reuniões para determinar qual funcionário está enfrentando quais problemas.

Esses seis problemas incluem:

1. Empatia com o cliente: “Meus funcionários têm dificuldade de entender a perspectiva do cliente e da empresa.”
2. Construção de relacionamentos: “Meus funcionários não se abrem comigo em reuniões individuais.”
3. Desenvolvimento pessoal: “Meus funcionários não têm metas intrínsecas de desenvolvimento.”
4. Desempenho individual: “Meus funcionários não estão otimizando seus ciclos de feedback e processos de trabalho.”
5. Habilidades interpessoais: “Meus funcionários têm dificuldade de expressar suas dúvidas de forma respeitosa e produtiva” ou “Eles se sentem facilmente atacados quando são criticados”.
6. Responsabilidade e participação na equipe: “Meus funcionários não assumem a responsabilidade pela meta de nossa equipe.”

Estratégias para superar os desafios

Lidar com esses problemas pode ser um desafio para os líderes de equipe. As causas podem ser complexas, por exemplo, se um funcionário tiver tido experiências negativas com a abertura no passado (talvez até mesmo em sua vida privada ou na infância).

Para lidar com esses problemas de forma eficaz, talvez você precise mudar sua abordagem em relação à forma de conduzir reuniões individuais com o funcionário em questão. Como esse é um grande desafio e os modelos normais para essas reuniões individuais podem não ser suficientes, nós da Echometer desenvolvemos modelos especiais em conjunto com psicólogos e especialistas em reuniões ágeis.

Modelos Echometer e outros recursos

Como já criamos mais de 25 modelos que abordam os problemas mencionados acima, gostaria de apresentar dois exemplos aqui:

Problema Exemplo #1: Falta de Metas de Desenvolvimento

Meus funcionários não têm metas de desenvolvimento intrínsecas.

Mesmo que as pessoas não tenham metas de desenvolvimento específicas, certamente há aspectos de seu trabalho que as interessam mais do que outros. Se você analisar o problema dessa forma, poderá derivar metas de desenvolvimento dos interesses que também motivam o funcionário. Isso também é conhecido como “elaboração do trabalho”.

Modelo de reunião individual: Elaboração de trabalho

Todos nós temos certos aspectos de nosso trabalho que gostamos mais do que outros. Normalmente, há alguma margem de manobra para moldar nossas funções de acordo com nossas preferências. É bom que você esteja ciente dessas preferências e que as comunique para estar preparado quando surgirem oportunidades de trabalho. Perguntas para um modelo 1:1 de “job crafting”:

Problema Exemplo #2: Colaboradores que dizem sim a tudo

Meus funcionários têm dificuldades em expressar suas dúvidas.

ou

Meus funcionários se sentem facilmente atacados quando são criticados.

Muitos outros problemas geralmente decorrem desse problema fundamental. Um exemplo disso é que essas pessoas costumam ter mais dificuldade para estabelecer limites claros, o que, por sua vez, reflete negativamente sobre esses funcionários.

Para este exemplo específico, criamos um modelo chamado “Saying ‘No’” (Dizer ‘Não’) que você pode usar em uma conversa individual com seu funcionário:

Modelo de reunião individual: como dizer “não

Se alguém tiver dificuldade em dizer “não”, poderá receber mais e mais tarefas até que corra o risco de se esgotar. Esse formato ajuda as pessoas a pensar sobre como definir expectativas adequadas e dizer “não” quando necessário.

As reuniões individuais são uma ferramenta poderosa para melhorar a comunicação, aumentar o envolvimento dos funcionários e impulsionar o desempenho. Ao implementar as estratégias descritas neste guia e usar modelos de reuniões individuais bem elaborados, você pode transformar essas conversas em reuniões dinâmicas e produtivas que beneficiam tanto o funcionário quanto a organização.

Lembre-se de que a chave para o sucesso é a consistência, a preparação e um compromisso genuíno com o desenvolvimento dos funcionários. Comece a implementar essas práticas hoje mesmo usando nosso modelo gratuito de reunião individual com o funcionário e veja a produtividade e a satisfação da sua equipe dispararem.

Aqui você também pode experimentar nossa ferramenta para reuniões individuais gratuitamente e sem fazer login:

Neste vídeo, apresentamos provavelmente o modelo mais simples e eficaz para uma típica conversa quinzenal com funcionários:

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